Компьютер для бухгалтера
Шрифт:
• Общие приемы работы с документами
• Работа с журналами
• Особенности ввода остатков по счетам
• Учет кассовых операций
• Учет операций по расчетному счету
• Начисление и выплата заработной платы
Общие приемы работы с документами
Документы в программе оформляются как обычно, как будто вы выписываете их вручную. В меню Документы перечислены все документы, которые можно оформить в программе. Названия некоторых из них полностью совпадают с названиями первичных бухгалтерских документов (приходный и расходный кассовые ордера, счет, авансовый отчет), другие не имеют аналогичных первичных бухгалтерских форм, являются «придумкой» фирмы «1С», но с помощью этих документов легко оформить бухгалтерскую операцию. Для создания нового документа выберите его название в раскрывающемся подменю и заполните необходимые поля открывшейся формы.
После оформления документ надо сохранить. При сохранении документа появляется диалоговое окно с вопросом, следует ли провести документ. В зависимости от ответа производится или не производится проводка документа.
Документ сохраняется в журнале операций и в одном из журналов документов (табл. 14.1).
Таблица 14.1. Распределение документов по журналам
По документу будут сформированы проводки, если при сохранении документа вы подтвердите это в диалоговом окне. Проводки по документу фиксируются в журнале проводок.
Каким образом проверить наличие проводок? Можно открыть журнал проводок и просмотреть проводки там или открыть журнал операций (команда Журналы -> Журнал операций) и выбрать команду Действия -> Показывать проводки. В нижней части окна будут показаны проводки выбранной вами операции.
Провести документ можно позже, открыв его в журнале операций. Для проводки можно также воспользоваться режимом обработки документов (Сервис -> Обработка документов) и провести однотипные документы или документы за определенный промежуток времени.
Чтобы распечатать документ, щелкните на кнопке Печать в окне документа, а затем выберите команду Файл -> Печать.
Таким образом, при оформлении документа придерживайтесь следующей последовательности действий:
1. Откройте документ.
2. Внесите данные в поля формы документа.
3. Сохраните документ.
4. Ответьте на вопрос о его проведении.
5. При необходимости убедитесь, что документ действительно сохранен в журнале операций и в соответствующем журнале документов.
Перепроведение документа
Проведенный документ помечается в журнале галочкой. Для изменения содержания документа откройте его в журнале двойным щелчком. В проведенном документе нельзя изменить дату. Для изменения даты надо сделать документ непроведенным.
Проделайте следующее:
1. Выберите документ в журнале.
2. Щелкните на нем правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню команду Сделать не проведенным.
3. Галочка, сообщающая о проведении документа, снимается. Откройте документ и измените дату.
Задание 1
Оформите приходный кассовый ордер. Содержание операции – «Получено с расчетного счета»:
1. Откройте форму нового документа командой Документы -> Приходный кассовый ордер.
2. В поле Корр. счет (корреспондирующий счет) укажите 51 (получено с расчетного счета) – это счет, который корреспондируется в операции «Получено с расчетного счета» со счетом 50 (касса).
3. Введите сумму, заполните остальные поля документа. В поле Основание по данной проводке внесите чеки укажите номер чека из банка (рис. 14.1).
Рис. 14.1. Приходный кассовый ордер
4. Сохраните документ, щелкнув на кнопке ОК.
5. Проведите документ.
В журнале операций появится запись Приходный кассовый ордер (рис. 14.2). Проводка по документу, сформированная в журнале проводок: дебет 50.1, кредит 51 – также отражается в журнале операций. Документ будет также зафиксирован в журнале Касса (рис. 14.3). Этот журнал открывается автоматически после сохранения документа.
Рис. 14.3. Журнал Касса
Работа с журналами
Все журналы, которые можно открыть и использовать в программе, находятся в строке меню Журналы. Журналы – это аналог бухгалтерских журналов операций и документов. В программе есть несколько журналов:
• журнал операций;
• журнал проводок;
• общий журнал;
• касса;
• банк;
• товары, реализация;
• учет материалов;
• учет товаров и т. д.Все журналы имеют вид таблицы. Записи о документе или операции выглядят как строки в журнале. Записи с более ранней датой находятся в начале таблицы, с более поздней – в конце. По графам таблицы можно перемещаться, используя мышь и клавиши управления курсором. Клавиша Home быстро перемещает курсор в начало таблицы, End – в конец.
...
Примечание
Установка значения интервала по умолчанию производится командой Сервис -> Параметры, вкладка Журналы.
В журналах фиксируются все документы, но не всегда они все выводятся на экран. Это зависит от выбранного промежутка времени, который указан в заголовке окна журнала. Чтобы изменить этот промежуток, щелкните на кнопке Интервал на панели инструментов открытого журнала.
Для просмотра проводок операции или документа в полном объеме нажмите клавишу Enter или дважды щелкните на строке с записью. Можно добавлять записи в журнал, копировать, помечать на удаление: