Основы менеджмента: учебник для вузов

коллектив авторов 1

При анализе систем управления его объектом выступает состав и количество уровней аппарата управления. Здесь описываются функции линейного руководителя и находящиеся в подчинении функциональные и административные структуры, т. е. обследование охватывает не только разделение труда в области принятия решений, но и форму организации аппарата, который готовит и обосновывает сами решения.

Оценка иерархической структуры базируется на показателях нормативного и фактического количества уровней управления. Такое сопоставление позволяет дать оценку правильности

иерархического построения аппарата управления, т. е. эта оценка выявляет возможности рационализации количества уровней при одновременном повышении качества управления и, естественно, сокращении расходов.

Здесь также изучаются следующие характеристики:

• соответствие методов управления стадиям процесса производства и предметному разделению труда, с одной стороны, и составу линейных звеньев управления, с другой;

• соотношение методов управления и масштабов производства, возможностей управления производством;

• степень обеспечения руководителей среднего звена содержательными и достоверными информационными ресурсами;

• степень заинтересованности и ответственности каждого руководителя при принятии решений;

• правомочность руководителей принимать и реализовывать решения.

С целью проверки соответствия уровней управления реальной структуре, в процессе анализа выявляется реальная обоснованность и необходимость в действующем управлении отдельных структурных подразделений. Критериями такой обоснованности служат оценка производственно-технического уровня и набор функциональных задач, решаемых в данном подразделении. Причем если на входе и выходе решаемых в подразделении задач используются одни и те же параметры, то данная задача необоснованна для конкретного подразделения.

Одновременно с производственно-техническими факторами проводят анализ влияния на выполняемые функции таких параметров, как количество занятых сотрудников и стоимость технических средств управления в структурном подразделении. Если увеличение данных параметров не влияет на структуру и функции данного подразделения, то они считаются независимыми от непроизводственных факторов.

При анализе норм управляемости, которые обосновываются специальными отраслевыми или производственными методиками, определяется квалификация и оперативность руководства уже сложившимися подразделениями. В этой связи при обнаружении превышения норматива может быть выявлена необходимость деления крупных подразделений на более мелкие. При определении норм управляемости для каждой вновь созданной единицы учитываются сложность труда, ответственность за решение задачи, техническое вооружение и оснащение организационной техникой.

 

Результаты выполненного анализа формализуются в логическую конструкцию, представляемую в матричном виде. Содержание этой матрицы позволяет сопоставлять параметры:

• состав и количество структурных, производственных звеньев и линейных подразделений в аппарате управления;

• масштабы производства в указанных подразделениях (производственных) и нормы управляемости;

• номенклатуру принимаемых

решений в отдельных звеньях аппарата управления, их информационную обеспеченность с выделением той первичной информации, которая создается на данном уровне управления;

• номенклатуру принимаемых решений в соответствии с конкретными лицами, принимающими эти решения, определением круга обязанностей, прав, ответственности лица, принимающего решения, и системой стимулирования.

Базой для обоснования правильности иерархического распределения уровней управления является обоснованность принятия решений и их реализация. Каждое принятое решение должно быть документировано, и поэтому анализ обоснованности решения проводится по первичным документам, отражающим содержание, структуру и методы реализации принятого решения.

Анализ иерархической структуры управления может быть дополнен изучением функций управления (описывается характер, состав и соотношение между отдельными специальными подразделениями и структурными звеньями аппарата управления в момент подготовки и обоснования управленческих решений).

Под функцией управления понимают набор работ, носящих информационный характер, определяемый однородным профессиональным составом кадров и однотипным характером информации и выработанных решений. В структуре управления выделяют пять основных функциональных служб:

• научно-техническую;

• производственную;

• внешних связей;

• экономическую;

• труда и социального обслуживания.

Каждая из служб, в свою очередь, разделена на стадии управленческого цикла, из которых вытекает:

• целеполагание;

• анализ;

• координация регламентирования;

• контроль и оценка;

• стимулирование.

Кроме деления на функциональные службы для обоснования выбранного варианта организационной структуры дополнительно изучают содержание выполняемых работ по управлению и их квалификационная сложность.

Дальнейшая группировка функций позволяет выделить:

• разработочные функции;

• исполнительские;

• вспомогательные;

• обслуживающие и т. д.

При изучении функциональной структуры исследуют следующие параметры:

• службы подразделений и структурные единицы экономического объекта, их состав и соотношения между ними;

• концентрацию однородных работ в рамках отдельных структурных подразделений;

• разделение труда между функциональными подразделениями, а также между специалистами одного подразделения.

Применяемый для исследования структуры понятийный аппарат базируется на понятии системного подхода, который достаточно широко используется в самых различных сферах:

• системном анализе;

• системном управлении проектами;

• системном проектировании организаций и т. д.

Основными категориями, которые используются в системном анализе, являются:

• система;

• структура системы;

• элемент системы;

• процесс;

• вход;

• выход;

• обратная связь;