Первый среди равных: Как руководить группой профессионалов
Шрифт:
Высший приоритет для этого типа совещаний — это разработка такой повестки дня, которая будет способствовать обучению и развитию навыков. Лучшее использование времени группы — это разбор уроков и ситуаций, гипотетически возможных или возникших при обслуживании клиентов и решении их проблем, которые могут оказать влияние на практику группы.
Дэниел Фенсин использует очень простой способ:
«Мы придумали «консалтинговые капсулы». Что это такое? Мы просим каждого консультанта составить конспект того, что он сделал за прошлый месяц, и раздаем эти конспекты всем сотрудникам. Так что все наши люди, во всех департаментах, очень хорошо знают, что делают консультанты».
А Джек Ньюмэн из Morgan, Lewis & Bockius описывает это так:
«Мы хотим быть уверены в том, что все результаты работы группы известны всем ее членам. Это не так просто сделать, как может показаться на первый взгляд. Представьте, что юрист сделал набросок презентации для клиента. Для него будет совершенно естественным положить этот набросок в папку на своем столе. Но нам-то нужно, чтобы все остальные тоже извлекли пользу из его работы! Пусть это всего лишь набросок, но, увидев его, другой член группы сможет сделать что-то похожее. Информация в наброске может оказаться ценной и сама по себе: многие наши клиенты, как правило, находятся в схожих ситуациях. Другими словами, если все смогут ознакомиться с этим наброском, они почувствуют, что деятельность и результаты каждого важны для всех нас».
Одно дело — услышать, что люди говорят (в общих терминах) о задаче, над которой они сейчас работают. И совсем другое — узнать, чему они научились у других.
И все же слишком часто, когда совещание начинается, лидер группы начинает круговой опрос со слов: «Итак, Айван, расскажи нам, над чем ты работаешь в последнее время». Это не задает никакого конкретного направления для групповой дискуссии, позволяя некоторым сотрудникам читать длительные проповеди о вещах, которые мало интересны группе в целом, и часто приводит к тому, что остальные начинают потихоньку испаряться из комнаты или принимаются громким шепотом обсуждать между собой более занимательные вопросы.
На наш взгляд, лучшая форма для начального вопроса такова: «Чему ты научился за последний месяц, что могло бы быть ценным для всех нас?» Время будет потрачено более плодотворно, когда все по очереди расскажут о своих новых знаниях.
Группа может посвятить часть времени тому, чтобы послушать клиента напрямую, пригласив его для того, чтобы он рассказал о проблемах, волнующих его отрасль. Во многих группах также заведено по очереди готовить короткую презентацию, направленную на развитие навыков всех присутствующих. Вот примеры таких презентаций.
1. Демонстрация эффективного использования новой технологии, которая может дать группе преимущество.
2. Сообщение о разработках, которые могут оказать влияние на решение проблем клиентов группы.
3. Ролевая игра с участием самых успешных сотрудников, которые могут показать, например, как им удалось решить особенно трудную проблему общения с клиентом.
В лучших группах записывают эти встречи на видео, чтобы сохранять свое коллективное знание.
Если ваша группа готова встречаться ежемесячно, вы можете запланировать распространение знаний и построение навыков на каждое второе совещание. Тогда остальные можно посвятить обсуждению конкретной совместной деятельности.
Совещания для планирования деятельности
Это, наверное, самый сложный для эффективного планирования тип совещаний. Лидер группы должен придерживаться восьми взаимосвязанных принципов, которые помогут ему проводить совещания энергично и с пользой.
1. Установите единственный фокус.
2. Проводите мозговые штурмы.
3. Убедитесь в том, что идеи осуществимы.
4. Добивайтесь добровольных обязательств.
5. Делайте обязательства небольшими.
6. Создавайте свои «контракты».
7. Отслеживайте выполнение обязательств между встречами.
8. Отмечайте успехи.
1. Установите единственный фокус
Каждое совещание должно быть посвящено только одному важному для вашей группы вопросу. Конечно, в повестке дня могут присутствовать хозяйственные, административные или остаточные вопросы, но главный вопрос должен быть один.
Рассмотрите следующие темы, и вы сможете хорошо представить себе, какие идеи может сгенерировать ваша команда:
1. Какую стратегию наша команда должна применить, чтобы стать более прибыльной в следующем году?
2. Какими способами мы можем улучшить нашу общую эффективность и выполнять задания клиентов с меньшими затратами?
3. Какие тренинги нужно пройти каждому из нас, чтобы подняться на высший уровень эффективности?
4. Какие действия мы можем предпринять, чтобы увеличить ценность и стоимость наших услуг для клиента?
5. Какой из последних заказов наших клиентов оказался наиболее прибыльным и что нам надо сделать для того, чтобы получать больше таких заказов?
6. Что мы могли бы сделать для достижения высокого уровня боевого духа, мотивации и энтузиазма, чтобы лучше удерживать самых талантливых людей?
7. Что нам надо сделать для того, чтобы лучше понимать наших существующих клиентов и быть более ценными для них?
8. В каких услугах могут нуждаться существующие или потенциальные клиенты, какие им еще никто не предложил?
9. Что нам надо сделать для того, чтобы существующие клиенты рекомендовали другим наши услуги?
Этих вопросов должно хватить для того, чтобы стимулировать мышление вашей группы по меньшей мере на следующий год!
2. Проводите мозговые штурмы
Тот, кто отвечает за поддержание дискуссий на ваших совещаниях (чаще всего это лидер группы), должен вовлекать группу в мозговые штурмы. Их смысл состоит в генерации
рабочих идей, реализация которых может помочь группе добиться своих целей.
Если все согласны сконцентрироваться на поиске рабочих идей, избегая длительных дискуссий, вы сможете посвятить этому процессу порядка сорока минут. Конечно, у профессионалов присутствует естественная склонность наслаждаться продолжительными спорами, так что лучше договориться о некоторых базовых правилах до начала игры.