Первый среди равных: Как руководить группой профессионалов
Шрифт:
— Обсужденные проекты не выполняются вовремя.
— Для тех, кто ничего не делает или ведет себя вызывающе, никаких последствий не наступает.
Цели совещания
Вы не можете позволить себе тратить время на собирание большого количества людей, если это никак не влияет на достижение поставленных перед ними целей. Чтобы справиться с ситуацией, бывает полезно обсудить с группой правила проведения совещаний. Мы предлагаем начать с обсуждения такого вопроса: «Какую пользу мы можем получить от проведения совещаний нашей группы?»
При этом ваш интерес не должен состоять в том, чтобы выяснить, когда или как часто должны происходить совещания, кто их должен посещать. Вы должны заставить своих людей задуматься, в чем вообще смысл их проведения. Обычно можно найти несколько причин.
1. Мы можем лучше узнать о работе, которую выполняют другие сотрудники нашей группы, с какими проблемами они сталкиваются и как их решают.
2. Члены группы могут по очереди рассказывать о своих разработках в профессиональной области, особенно если они недавно посещали внешние семинары или курсы.
3. Совещания могут служить для ориентирования младших сотрудников: обсуждения клиентских заданий, получения обратной связи, внушения гордости за свою работу — то есть для того, чтобы дать им почувствовать, что они являются частью важной и мощной профессиональной команды.
4. Мы можем пригласить на наши совещания клиентов, лидеров других групп или даже внешних экспертов, чтобы они рассказали нам о своих проблемах или о проектах, над которыми работают.
5. Мы можем осуществлять совместные проекты, особенно если это позволяет более эффективно развивать наш бизнес и помогает группе стать более профессиональной и привлекательной для клиентов.
Конечно, этот список не претендует на то, чтобы быть исчерпывающим (как и все списки в этой книге). Если вы проведете подобное обсуждение в своей группе, вы обнаружите, что существует два разных типа совещаний: одни посвящены распространению информации и знаний, а другие — совместной работе над важными проектами.
Правила совещаний
Далее группа должна договориться по поводу базовых параметров проведения своих совещаний.
1. Будем ли мы встречаться регулярно?
2. Какую пользу должен получить каждый из нас, чтобы инвестиции времени в эти совещания окупались?
3. Как мы сможем лучше обслуживать наших клиентов, делясь знаниями, концентрируя наши коллективные усилия и действуя совместно?
Группа должна выяснить и зафиксировать на бумаге, какую конкретную пользу собирается получить каждый из ее членов от проведения совещаний. После этого надо периодически проверять, получает ли каждый то, на что рассчитывал. Если нет — нужно предпринять корректирующие действия, изменяя формат или содержание совещаний, чтобы сделать их более ценными.
Группа должна определить, сколько времени она готова посвятить каждому совещанию. Большим группам может не хватить одного часа, но если люди раньше вообще не проводили совещаний, то для начала разумнее ограничиться одним часом.
Кроме того, вы должны установить наиболее предпочтительный график проведения совещаний: «Какой день недели нам удобней всего? И какое время — рано утром, во время обеда, вечером?»
Лучшие группы планируют свои совещания заранее и проводят их в удобные для всех день и время (например, в полдень второго вторника месяца), чтобы все члены группы могли зарезервировать для них время. (Как говорит Джули Макдональд О’Лири, бизнес-менеджер Дэвида: если этому учат на любых курсах секретарей, то почему же подавляющее большинство групп этого не делает?!)
Клифф Фаррах прокомментировал это так:
«Даже лучшие бизнес-школы не могут научить проведению эффективных совещаний. Единственная возможность научиться этому есть только у тех счастливчиков, которые работают в фирмах, где это принято в качестве стандарта, и у которых есть хороший руководитель. Я всегда планирую и провожу совещания вместе с моим ассистентом, который очень внимателен к деталям и может гарантировать, что будут рассмотрены все важные вопросы. Я рассылаю повестку дня только после того, как он поработает над ней. На общефирменных совещаниях именно лучший административный персонал задает самые трудные и интересные вопросы».
Частью вашего обсуждения должно стать достижение договоренности о том, что каждый должен взять на себя обязательства:
— присутствовать на совещаниях;
— приходить вовремя, чтобы совещание начиналось точно в назначенный час;
— рассылать всем свои материалы за несколько дней до совещания;
— выполнять к этому моменту все задачи, порученные ранее. (Да, это может показаться очевидным. Но это обязательство должно быть взято в явном виде!)
После того как группа определила приемлемые для всех правила, лидер должен раздать или разослать их всем участникам. Более того, он должен периодически напоминать всем о взятых ими на себя обязательствах и в конце каждого совещания находить момент для того, чтобы оценить, правильно ли оно было проведено и все ли довольны им.
Если у вас не хватает времени или группа очень большая, вам стоит привлечь к работе ассистента, секретаря или просто одного из сотрудников, который сможет вам помогать. Ваш заместитель может вести протокол совещания, а между совещаниями отслеживать деятельность членов группы и сообщать, какие из проектов идут по плану, а какие требуют вашего личного внимания.
Совещания для распространения знаний и выработки навыков
Один из лучших способов удовлетворения разнообразных интересов вашей группы — чередование совещаний, посвященных распространению знаний и выработке навыков, с совещаниями, посвященными планированию деятельности и решению важных проблем, определяющих направление движения группы и (или) ее постепенное развитие.
Хотя члены группы должны делиться с остальными информацией, относящейся к ее деятельности, это надо делать с долей осторожности. Некоторые люди считают, что истинная
цель любого совещания группы состоит в предоставлении им трибуны для неограниченной демонстрации их впечатляющих достижений.
Помните, что информация может быть распространена бесчисленным количеством способов: записки, электронные доски объявлений, интранет, электронная почта, бумажные отчеты и даже неформальные устные обсуждения, вплоть до разговоров в курилке. Время совещаний будет потрачено с пользой, только если в ход будет пущен коллективный разум всех присутствующих, и только при том условии, что это поможет продвижению группы вперед.