Показываем бизнес-процессы
Шрифт:
Таблица 8.3.4
«Штатное расписание» – правовой акт, устанавливающий штатную численность компании, состав должностей и размер оплаты труда. Разрабатывается отдельно на исполнительный аппарат и на филиалы (табл. 8.3.5).
Таблица 8.3.5
«Должностная инструкция работника» определяет его основные функции, обязанности, права и ответственность при осуществлении им деятельности в определенной должности. Она составляется по каждой штатной должности руководителей (включая генерального директора, его заместителей, начальников структурных подразделений), специалистов, служащих, носит обезличенный характер и объявляется сотруднику под расписку при заключении трудового договора, в том числе при перемещении на другую должность и при временном исполнении обязанностей по должности (табл. 8.3.6).
Таблица 8.3.6
«Положение о рабочем органе компании» определяет задачи, функции, права, взаимоотношения и ответственность членов рабочего органа (табл. 8.3.7).
Таблица 8.3.7
«Модели организационной структуры, функций и распределения ответственности» представляются на основе принятой нотации (с использованием текстовых, табличных и графических информационных объектов). Создание перечисленных моделей возможно в том числе и на основе использования специализированных программных средств (раздел 9 настоящего Навигатора). 8.4. Распорядительные документы
Распорядительные документы (рис. 8.4.1) предназначены для регулирования и координации деятельности компании, позволяя органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач и получать максимальный эффект от своей деятельности. Распорядительные документы содержат управленческие решения, обязательные для выполнения.
Решения, фиксируемые в распорядительных документах, направлены на совершенствование организационной структуры компании, выбор средств и способов осуществления деятельности, обеспечение организации финансовыми, трудовыми, материальными, информационными и другими ресурсами.
Распорядительные документы содержат решения, поступающие сверху вниз по системе управления: от управляющего органа (субъекта) к управляемому (объекту), от генерального директора к структурным подразделениям, филиалам компании и работникам. Распорядительные документы реализуют управляемость компании по вертикали.
В юридическом плане распорядительные документы относятся к правовым актам: в них получают выражение конкретные юридически властные предписания субъектов управления. Конкретность этих предписаний проявляется в том, что:
• с помощью распорядительных документов разрешаются возникшие в сфере управления проблемы и вопросы;
• их адресатом являются конкретные структурные подразделения, должностные лица или работники;
• они являются юридическими фактами, вызывающими конкретные административно-правовые отношения.
К распорядительным документам относятся:
• в условиях единоличного принятия решения:
– приказ.
– распоряжение;
• в условиях коллегиального принятия решений:
– решение.
Состав распорядительных документов определяется уставом компании.
Приказ – правовой акт, издаваемый единолично генеральным директором в целях разрешения организационных, финансовых, кадровых и иных вопросов деятельности. Приказы издаются по вопросам основной деятельности и по личному составу.
Проекты приказов разрабатываются руководителями структурных подразделений по поручению генерального директора или в инициативном порядке, с привлечением ведущих специалистов. Ответственность за качество подготовки проектов приказов несут руководители подразделений, которые эти проекты разрабатывают.
Приказы оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты: эмблему, название компании, название вида документа (приказ), дату и номер документа, заголовок к тексту, текст, подпись, визы.
Распоряжение – правовой акт, издаваемый единолично генеральным директором, его заместителями по вопросам их компетенции, руководителями филиалов компании. Право издания распоряжений генеральным директором закрепляется в уставе компании, право издания распоряжений другими должностными лицами устанавливается генеральным директором.
Решение – правовой акт, издаваемый коллегиально в целях разрешения организационных, финансовых, кадровых и иных вопросов деятельности компании. Решение оформляется на специальном бланке и содержит следующие реквизиты: эмблему, название компании, название вида документа (решение), дату и номер документа, заголовок к тексту, текст, подпись, визы.9. Применение информационных технологий при разработке моделей и регламентов
Ключевые понятия
• Регламентирующая документация занимает ведущее место при построении и функционировании системы управления организации.
• Затраты на создание регламентов составляют лишь часть затрат на управление этой документацией.
• Система взаимосвязанных информационных моделей компании вместо системы взаимосвязанных документов.
• Стандарт ГОСТ Р ИСО 9001:2001 не указывает на обязательность применения программного обеспечения, но выполнить все его требования без применения специализированных программ трудно.9.1. Анализ системы управления предприятиями
Таблица 9.1.1Анализ систем управления российскими предприятиями показывает, что уровень этих систем нередко все еще не соответствует современным требованиям и масштабу предприятия. Высокая конкурентоспособность присуща только компаниям небольшой численности или на стадии реализации бизнес-идеи либо динамично развивающимся. Первые имеют систему управления вручную, то есть менеджеры всю информацию держат в своей памяти, обязанности и полномочия закреплены «на словах». И хотя для таких компаний эта система управления достаточно эффективна, но отсутствует возможность роста (масштабируемость) и существует высокая зависимость от персонала. Что отличает динамично развивающиеся компании от других? Прежде всего отстроенная система управления. Формализована стратегия развития, описаны БП, разработаны организационная структура и пакет регламентных документов. Практика успешных компаний показывает, что вопрос разработки актуальной регламентирующей документации занимает ведущее место при построении и функционировании системы управления.
Анализ современного состояния ряда предприятий в России позволяет специалистам сделать следующие выводы:
• нередко применяется традиционный подход – от имеющихся ресурсов и технологий к разработке продуктов и определению стоимости продукта на рынке;
• ряд успешных предприятий базируется на монопольном владении ресурсами или производственными мощностями;
• часть предприятий испытывает усиление конкурентной борьбы и терпит неудачу при запуске новых продуктов;
• немало предприятий имеет избыточные производственные мощности (до 40 %) и излишние человеческие ресурсы (до 80 % персонала);
• потеря управления часто происходит на этапе развития бизнеса и масштабирования;
• СМК иногда не реализована даже на крупнейших предприятиях;
• часто уровень системы управления не соответствует масштабу предприятия.
9.2. Проблема создания комплексной регламентирующей документацииСистема менеджмента качества, разработанная в соответствии со стандартом ISO серии 9000, основана на структурированном наборе документов, которые регламентируют основные аспекты производственной и управленческой деятельности предприятия. При построении и поддержании СМК необходимо управлять информацией. Это одно из основных требований стандарта ГОСТ Р ИСО 9001–2001. И в этом основная проблема. С одной стороны, необходимо иметь комплексные регламенты работы структурных подразделений, исполнителей, документированное описание процессов и процедур компании (это может быть до нескольких сотен взаимосвязанных документов), с другой стороны, организация должна проводить улучшения, то есть регламенты должны постоянно актуализироваться.
Чем крупнее организация, тем больший объем информации необходимо обрабатывать, отслеживать изменения и вносить их в соответствующие документы. Таким образом, при документировании деятельности организации возникают две задачи:
1. Создать документацию , соответствующую требованиям стандарта.
2. Управлять этой документацией , сделать ее доступной для всех сотрудников организации и постоянно поддерживать в актуальном состоянии.
Эти задачи необходимо ставить на этапе формирования документации, так как затраты на ее создание составляют 10–15 % от затрат на управление этой документацией.
Как правило, внедрение СМК выполняется в форме проекта: создается рабочая группа, устанавливаются сроки и цели, выделяются ресурсы и т. д. Завершение проекта – получение сертификата. А где взять ресурсы по управлению документацией в дальнейшем? Если использовать стандартные средства, то для актуализации документов необходимо содержать специальный штат сотрудников, и с развитием организации это число увеличивается, значительно повышается число субъективных ошибок и ресурсов на содержание документации в актуальном состоянии. В таких случаях говорят о необходимости применения информационных технологий (рис. 9.2.1).
9.3. Система взаимосвязанных информационных моделей предприятияПри документировании деятельности современным решением является поддержка не системы взаимосвязанных документов (рис. 9.3.1), а системы взаимосвязанных информационных моделей предприятия, которые и будут порождать требуемые документы. Кроме того, благодаря технологии создания документов из единой системы моделей исключается взаимная противоречивость. Из модели может быть получен необходимый набор организационных управленческих регламентов. К их числу относятся:
Положение о компании , которое дает представление о составе бизнесов, основных и управленческих функций, поддерживаемых на предприятии, а также о стратегических решениях по распределению ответственности за их реализацию внутри предприятия.
Положения о функциональных областях деятельности – детализированные описания функций, относящихся к каждому из контуров управления, и сведения об их распределении по организационным звеньям.
Положение о подразделении , содержащее перечни функций, выполняемых подразделением, и их закрепление за элементами его внутренней структуры (отделами, группами и пр.).
Должностные инструкции работников , включающие перечисление функциональных обязанностей каждого из них.
Регламент процесса (подпроцесса) – документ, в котором в общем виде описан порядок функционирования
Регламентпроцедуры – документ, в котором описано конкретное действие, выполняемое в рамках одного процесса.
И наконец, сравнительно новый вид управленческих регламентов – Руководство по качеству, – включающий политику в области качества; схему, описывающую верхние уровни организации; процессную модель; описание оборудования, продукции и услуг, производственных мощностей; ссылки на документы нижнего уровня: процедуры, инструкции, положения, регламенты, карты БП.
Конечно, не обязательно все документы порождать как следствие модели. В зависимости от ситуации часть документов может создаваться и традиционным «ручным» способом. В этом случае они «прикрепляются» к модели как внешние файлы.
9.4. Требования к программному продуктуСтандарт ГОСТ Р ISO 9001–2001 не предъявляет каких-либо требований в отношении создания и поддержания регламентов с применением программного обеспечения. Однако требования стандарта не отвечают на вопрос: как сделать так, чтобы обмен информации внутри организации был быстрым и простым для всех сотрудников?
Эту задачу можно решить с применением специализированного программного продукта, который должен отвечать следующим требованиям (рис. 9.4.1).
1. Решает задачи по созданию (например, описание процессов) моделей и регламентов, обработке (получение различных информационных срезов, занесение плановых и фактических показателей по процессам) и передаче информации (например, автоматическое поддержание в актуальном состоянии всей необходимой регламентирующей документации, создание внутреннего портала со всей информацией по процессам и обязанностям сотрудников).
2. Является доступным в освоении и удобным в использовании продуктом (позволяет сосредоточиться на содержательных вопросах, а не на том, как это сделать).
3. Допускает работу одновременно различного числа пользователей и позволяет пользователю «забирать» часть единой информационной модели на редактирование, то есть возможен командный подход в работе при построении СМК.
4. Применяется значительно шире, чем помощь при построении и поддержании регламентации и СМК, и обеспечивает связь на уровне передачи словарей, справочников, моделей с другими подсистемами управления организацией (например, с бюджетным управлением) посредством рассмотрения единой модели работы всей организации.
5. Создает необходимые регламентирующие документы для деятельности организации, внедрения и совершенствования СМК, обеспечивает простое поддержание этой документации в актуальном состоянии.
В настоящее время на рынке, видимо, нет программного продукта, отвечающего всем этим требованиям, поэтому используются программы, которые лишь в определенной степени отвечают запросам потребителя. Поскольку наибольшую сложность представляет собой документирование процессов, в качестве таких продуктов используются программы моделирования БП организации.
9.5. Программные продукты зарубежных производителей
Из программ зарубежных производителей распространение в России получили ARIS (11) и BPwin (7).
ARIS – это методология и базирующееся на ней семейство программных продуктов, разработанных компанией IDS Scheer AG (Германия) для структурированного описания, анализа, последующего совершенствования бизнес-процессов предприятия и управления ими, а также подготовки к внедрению сложных информационных систем.
Организация в ARIS рассматривается с четырех точек зрения (рис. 9.5.1):
• организационной структуры;
• функциональной структуры;
• структуры данных;
• структуры процессов.
При этом каждая из этих точек зрения разделяется еще на три подуровня: описание требований, описание спецификации, описание внедрения. Среди большого количества возможных методов описания можно выделить следующие:
• EPS (event-driven process chain) – метод описания процессов, нашедший применение в системе SAP R/3 (рис. 9.5.1);
• ERM (Entity Relationship Model) – модель «сущность-связь» для описания структуры данных;
• UMl (Unified Modeling language) – объектно-ориентированный язык моделирования.
Программные продукты ARIS используются на этапах цикла работ по созданию и развитию бизнеса – от разработки стратегии предприятия до реорганизации основополагающих БП, от управления стоимостью процессов до внедрения информационных систем и последующей оптимизации деятельности предприятия.
ARIS в высокой степени функционален и в то же время довольно сложен для использования, требует значительных усилий по программированию, чтобы получить удобную отчетность на выходе.
BPwin совмещает в одном инструменте средства моделирования процессов (нотация IDEF0 – рис. 7.7.2), потоков данных (нотация DFD – рис. 2.8.4) и потоков работ (нотация IDEF3 – рис. 9.5.2), координируя эти три основных аспекта бизнеса. BPwin – средство, позволяющее адекватно отслеживать соответствие структуры бизнеса, документооборота, финансовых потоков жестким и динамичным требованиям экономики. BPwin дает возможность наглядно представить деятельность и структуру в виде модели, что позволит оптимизировать работу организации (рис. 9.5.3).
С помощью функционального моделирования (нотация IDEF0) можно провести систематический анализ бизнеса, сосредоточившись на регулярно выполняемых функциях, необходимых для этого ресурсах, результатах и исходных материалах (сырье).
В программе отсутствует отчетность, позволяющая сформировать необходимые документы автоматически, и необходимо применять программный продукт Crystal Reports.9.6. Программные продукты отечественных производителей
В настоящее время на рынке продуктов программного обеспечения моделирования бизнес-процессов представлена продукция и отечественного производителя, которую можно использовать для создания системы регламентации и документации СМК, а также управления ею. Такие продукты дешевле зарубежных аналогов, что не умаляет их функциональности, и в силу разработки в последние годы имеют современный дружественный и, что немаловажно, русифицированный интерфейс. Рассмотрим некоторые из них.
ОргМастер предназначен для составления, хранения и загрузки иерархических классификаторов и установки взаимосвязей между ними (матричных проекций), создания единой бизнес-модели, а также формирования удобного пользовательского представления результатов работы по одной из методик, разработанной консалтинговой группой «БИГ» (рис. 9.6.1). Для каждого процесса определяются целевое назначение, сопряженные процессы (предшественник и потребитель), информационное взаимодействие и обрабатываемые информационные ресурсы, средства реализации
и регламенты исполнения. Существенной «изюминкой» программы является формирование диаграммы модели БП из набора матричных проекций, которая имеет свои плюсы, минусы и область эффективного применения, а не традиционным методом графического проектирования.
Business Studio – система визуального бизнес-моделирования, основное назначение которой – описание моделей бизнес-процессов предприятия (рис. 9.6.2), организационных структур, документооборота, с автоматической генерацией регламентов процессов, процедур, положений о подразделениях и должностных инструкций, доступных на каждом рабочем месте в форме HTMl-навигатора или документов Microsoft Word.
В Business Studio не предусмотрено формирование по умолчанию обязательных документов СМК, например, Руководства по качеству – его создание требует от пользователя навыков программирования.9.7. Результат работы – представление информации пользователю
Итак, для успешного внедрения системы регламентации деятельности компании и СМК может быть полезен специализированный программный продукт. Какой выбрать? Ключевых критериев три (рис. 9.7.1). Во-первых, цена. Во-вторых, дружественность интерфейса (как быстро сотрудники компании смогут освоить и эффективно эксплуатировать продукт). А в-третьих, генерируемая отчетность. Именно выходная отчетность в виде регламентных документов является тем краеугольным камнем, который определяет выбор среды моделирования. Генерация регламентов, в том числе в форме HTMl-навигатора (пакет регламентов с гиперссылками между всеми объектами), является наиболее важной функцией программы.
Что такое HTMl-навигатор? После того как создана модель БП, сформированы регламентные документы и оргструктура компании, перед специалистами по организационному развитию возникает задача распространения этой информации среди заинтересованных лиц и сотрудников предприятия (п. 4.1 и 5.6.5 ГОСТ Р ISO 9001:2001). При решении этой задачи специалистам приходится сталкиваться со следующими трудностями.
• У заинтересованных лиц отсутствует программное обеспечение для моделирования и им нельзя передать информацию непосредственно в файлах.
• Большое число документов и необходимость их обновления затрудняют распространение бумажных копий . Даже у небольшой компании число регламентных документов может достигать нескольких сотен.
• Более или менее приемлемым является распространение документации в формате одного из распространенных текстовых редакторов, например Microsoft Word. Но при большом числе документов сложно анализировать информацию и быстро находить нужные.
HTM-навигатор позволяет сделать результаты работы специалистов по моделированию и описанию бизнес-процессов доступными всем заинтересованным лицам и сотрудникам компании. Модели и регламентные документы можно быстро обновлять и затем просматривать на любом рабочем месте, где установлен стандартный web-браузер.
9.8. HTMl-навигатор – удобная и быстрая работа с информацией