Показываем бизнес-процессы
Шрифт:
7. Политики компании в области регламентации бизнес-процессов
Ключевые понятия
• Бизнес-процесс – устойчивая, целенаправленная совокупность взаимосвязанных видов деятельности, которая по определенной технологии преобразует входы в выходы, представляющие ценность для потребителя.
• Владелец бизнес-процесса – должностное лицо, которое имеет в своем распоряжении персонал, инфраструктуру, информацию о БП, управляет его ходом и несет ответственность за результаты и эффективность БП.
• Модель бизнес-процесса функциональная – модель БП, отражающая его функциональный состав, закрепление функций процесса за исполнителями.
• Регламентация бизнес-процессов – применяемые компанией способы описания (формализация последовательности, ответственности, системы взаимодействия исполнителей и др.), а также порядок улучшения БП, отражаемые в нормативно-методических документах.
• Функции – обособленные повторяющиеся виды деятельности компании, выполняемые на постоянной основе.Специалисты обращают внимание на то, что сегодня на смену наборам слабо увязанных между собой отдельных регламентирующих документов приходит система взаимосвязанных и взаимосогласованных (в рамках корпоративной архитектуры) регламентов.
Корпоративная архитектура определяет основные применяемые компанией способы организации деятельности и отражает их взаимосвязи. Многие утверждают, что регламентация компании (а не только ее БП) начинается с корпоративной архитектуры.
Пирамида регламентов в области представления БП представлена на рис. 7.1.1. Уровень «Политика компании в области представления корпоративной архитектуры» определяет политику регламентации в различных областях деятельности компании, в том числе и в области регламентации БП. Уровень «Политики компании в области регламентации бизнес-процессов» содержит общие правила регламентации БП и служит руководством для разработки «Политики регламентации бизнес-процессов по направлениям деятельности компании». «Порядки исполнения бизнес-процессов» – следующий по подчиненности комплект документов, регламентирующий исполнение БП и детализируемый «Порядками исполнения процедур». На практике типология применяемых компанией документов может быть сокращена за счет возможности объединения нескольких документов.
Еще одна новинка последних лет: сегодня компании часто стремятся дополнить состав нормативно-методических документов регламентации БП, задаваемых стандартами ISO, за счет применения моделей БП, т. е. модель становится одной из форм представления регламентов и организации деятельности и используется наряду с традиционными документами.
Модель бизнес-процесса – прикладное представление (в заданной нотации) исполняемых компанией работ.
В практике деятельности компаний стали применяться модели разной направленности:
• модель бизнес-процессов верхнего уровня – агрегированная, наиболее общая модель БП компании;
• модель бизнес-процесса алгоритмическая – модель БП компании, отражающая состав и логику исполнения компанией работ при его реализации;
• модель бизнес-процесса потоковая – модель БП компании, отражающая материальные, финансовые и информационные потоки объектов;
• модель бизнес-процесса функциональная – модель БП компании, отражающая функциональный состав БП, закрепление функций процесса за исполнителями.
Постепенно модели стали рассматриваться как новый вид регламентационных документов. В тех случаях, когда модель разрабатывается с помощью специальной программы, ее применяют как электронный регламент . А в части применения подобных моделей стала развиваться специальная методология – бизнес-инжиниринг.
7.2. Нормативно-методические документы для регламентациибизнес-процессов в стандартах ISO 9000:2000
Таблица 7.2.1
7.3. Политики в области регламентации бизнес-процессов
Политики представления и регламентации бизнес-процессов компании – нормативно-методический документ (раздел нормативно-методического документа), представляющий стратегические цели компании, задачи в сфере представления и регламентации БП, корневая модель БП, классификатор БП, показатели результативности компании, риски компании (табл. 7.3.1 и рис. 7.3.1). При необходимости глубина описания политик регламентации может увеличиваться за счет включения дополнительных характеристик БП.
В крупных компаниях политики могут разрабатываться по отношению не только ко всей компании, но и к ее направлениям деятельности. Обычно это делается для ключевых бизнес-процессов.
Политики представления и регламентации бизнес-процессов по направлению деятельности компании – нормативно-методический документ, представляющий (для конкретного направления деятельности) стратегические цели компании, детализированный классификатор бизнес-процессов, ключевые показатели эффективности, риски исполнения бизнес-процессов, меры по минимизации рисков (см. рис. 7.3.2).
Стандарты ISO 9000:2000 предполагают разработку и применение отдельного документа в области политики и целей качества (табл. 7.3.2).7.4. Порядок регламентации бизнес-процесса
Таблица 7.4.1
Описание процесса может производиться в текстовой форме. Для детализации процесса текстовое описание дополняется описанием в виде таблицы или алгоритмической схемы.
Применение табличной формы (рис. 7.4.2) делает описание процесса четким и упрощает его восприятие. Каждый параметр процесса отражается в отведенном столбце таблицы, а не «размывается» в тексте.
Использование алгоритмических схем (см. рис. 7.4.4, 7.4.5) целесообразно в случаях, когда последовательность выполнения процесса (подпроцессов, процедур) допускает вариантность исполнения (последовательное выполнение сочетается с параллельным, ветвление процесса и т. д.). Алгоритмические схемы призваны отобразить логическую связь процессов, к тому же они более наглядные и «читаемые».Использовать исключительно одну форму – текстовую, табличную или
Если применять только алгоритмическую схему, на ней необходимо будет указать все существенные параметры процесса – исполнителей, входы, выходы, поставщиков, клиентов и т. д. В результате схема получится громоздкой и «трудночитаемой», что снизит ее практическую ценность.
Для составления алгоритмических схем используют специальные графические элементы (см. рис. 7.4.4), совокупность которых определяет нотацию моделирования. Наиболее популярны для описания бизнес-процессов – алгоритмическая блок-схема, Basic Flowchart, Cross-Functional Flowchart, Event-driven Process Chain, IDEF0, IDEF3, Data Flow Diagrams, Work Flow Diagram. Выбор нотации моделирования зависит от его целей и от программного продукта, применяемого для этого. Обычно используют 3–4 и более нотаций (для различных уровней декомпозиции процессов) (рис. 7.4.3).7.5. Документы «Инструкция», «Модель бизнес-процесса» и другие
Инструкция – нормативно-методический документ, фиксирующий процедуру взаимодействия участников в рамках одного из бизнес-процессов; содержит детализацию описания бизнес-процессов, где в качестве исполнителей указываются должностные лица, выполняющие конкретные роли в бизнес-процессе, их права и ответственность, а в качестве входящей и исходящей информации – документы (или поля документов).
Документы нормативно-справочной информации – методические указания, положения, нормативы, процедуры.
Документ «Модель бизнес-процесса» – нормативно-методический документ, содержащий (на основе принятой нотации) описание деятельности компании, взаимосвязь бизнес-процессов, подпроцессов и процедур с помощью принятых в нотации моделирования текстовых, табличных и графических информационных объектов.
Обычно документ «Модель бизнес-процесса» разрабатывается в контексте той или иной методологии моделирования и предполагает использование принимаемых в ней решений в качестве дополнительных методических материалов.
Если используешь модель, то, значит, используешь и методологию построения и применения модели.
На практике наиболее часто применяют две «стартовые» идеи сценария развития моделей бизнес-процессов (см. рис. 7.5.1). Моделирование сверху начинается от построения модели процессов верхнего уровня, с последующей детализацией ее компонент.
Моделирование снизу начинается с выбора приоритетной ограниченной зоны моделирования, исполнения проекта в границах выбранной зоны, накопления опыта моделирования, оценки достигнутых результатов и решения вопроса о способах продолжения.
При любом начале проекта моделирования признается необходимым привязаться к стратегии компании, выделить основные сферы деятельности, построить корневую модель БП.
Современным подходом бизнес-инжиниринга является использование информационных технологий в интересах разработки модели деятельности компании. В ходе создания электронной модели компании применяют специализированные программные продукты, которые позволяют:
• создавать электронные модели деятельности компании «as is» и «to be» («как есть» и «как надо»);Таблица 7.5.1
• автоматизировать процесс разработки регламентирующих документов (эти создаваемые на выходе документы не требуют дополнительной доработки);
• уточнять требования к регламентирующим документам;
• корректировать документы в соответствии с изменившимися требованиями;
• создавать информационные системы (для доведения регламентов до исполнителей) с заданными параметрами.
Типовые области применения, решаемые задачи и результаты работы с электронной моделью представлены в табл. 7.5.1.
Применяемый программный продукт должен обеспечивать решение следующих функциональных задач:
1. Создание графических моделей, описывающих различные аспекты деятельности в принятых в компании нотациях.
2. Генерация регламентирующих документов формы, принятой в компании, не требующих дополнительной доработки.
3. Поддержание управленческой документации в актуальном состоянии.
4. Обеспечение возможности коллективной работы с электронной моделью компании.
5. Автоматическое создание корпоративного портала с отображением деятельности компании, охватывающим основные генерируемые электронной моделью и прикрепленные (внешние) документы.7.6. Корневая модель бизнес-процессов
Деятельность по предоставлению продуктов (услуг) осуществляется компанией в целом, группой подразделений, отдельным подразделением, исполнителем. Поэтому определять и рассматривать процессы можно на различных уровнях детализации, но для целей управления компанией целесообразно определять процессы, начиная с верхнего уровня.
На верхнем уровне описание процессов дается корневой моделью БП. Бизнес-процесс – комбинация операционных шагов и средств управления, посредством которых производится продукт и/или предоставляется услуга.
Деятельность компании удобно сгруппировать по основным областям. Пример подобной группировки приведен в табл. 7.6.1.
А. Область управления компанией в целом (объектом управления являются бизнес-процессы сфер Б, В и Г).
Б. Область развития (объекты развития находятся в областях А, Б и Г).
В. Область основной деятельности (образующая эту область цепочка БП верхнего уровня начинается и заканчивается на внешних субъектах – «от закупок до поставок»).
Г. Область поддерживающей деятельности (входящие в эту область БП верхнего уровня заканчиваются в областях А, Б и В).
Применяется представление модели в виде классификатора (рис. 7.6.1) и в виде диаграммы (рис. 7.6.2). Классификатор БП показывает их состав и типологию, диаграмма БП визуально отображает их состав, логику исполнения и типологию.
Могут применяться те или иные договоренности о кодифицировании БП. Например, первый разряд – буквенный код типа процесса (область управления компанией в целом – А, область развития – Б, область основной деятельности – В, область поддерживающей деятельности – Г), второй разряд – цифровой код функциональной области (например, В3 – топливо), последние четыре разряда – цифровой код процесса:
M.N.XXXX,
где M – буквенный код типа процесса;
N – цифровой код функциональной области согласно списку (см. рис. 7.6.2);
XXXX – цифровой код процесса в порядке иерархии функций.7.7. Способы детализации описания бизнес-процессов верхнего уровня
Описания бизнес-процессов верхнего уровня могут детализироваться, а сама корневая модель БП интегрирует эти более детальные описания.