Самоменеджмент. Практическое руководство
Шрифт:
Папка I — 5
КОМУ: клиенту.
ОТ КОГО: от генерального менеджера.
ТЕМА: извинения.«Дорогой доктор У.!
В отношении вашего письма, полного недовольства по поводу конференции, проведенной в нашем конференц-центре, могу сообщить следующее.
Я всесторонне рассмотрел данную ситуацию и смею Вас заверить, что мной предпринято все возможное для того, чтобы подобная ситуация больше не повторилась. Приношу свои извинения за причиненные неудобства.
Для того чтобы убедить вас в своем уважении и выразить сожаление по поводу случившегося, я приглашаю Вас и Вашу семью провести в нашем профилактории выходные дни в качестве гостей. Пожалуйста, дайте мне знать, когда вы приедете, я лично прослежу за подготовкой апартаментов».
Искренне
Папка I — 6
КОМУ: всем служащим отеля.
ОТ КОГО: от генерального менеджера.
ТЕМА: общение со средствами массовой информации.«Пожалуйста, отметьте, что все контакты внутри группы, между ее объединениями и средствами массовой информации должны осуществляться через офис связей с общественностью».
Папка I — 7
КОМУ: административным служащим, персоналу главного офиса.
ОТ КОГО: от генерального менеджера.
ТЕМА: о рабочем времени.«Я заметил, что служащие часто забывают отмечать в регистрационном журнале время своего прихода и ухода с работы. Это совершенно недопустимо, отметки в регистрационном журнале должны быть обязательными для всего персонала. Это политика компании».
Папка II — 1
КОМУ: генеральному менеджеру.
ОТ КОГО: от директора рекламного отдела.
ТЕМА: рекламный буклет.«Мы хотели бы напомнить, что вам необходимо прислать одну рекламную строчку для заголовка рекламного буклета. В строке должно быть не более восьми слов, первое из которых: «Профилакторий…». Пожалуйста, пришлите свои предложения в течение ближайших трех дней».
Папка II — 2
КОМУ: заместителю генерального менеджера.
ОТ КОГО: от генерального менеджера.
ТЕМА: заметка для составления ответа на письмо местной школы относительно поста заместителя директора (для старшего преподавателя, товарища Б.).«Поблагодарите его за любезное приглашение. Дайте ему понять, что я заинтересован в вовлечении местного бизнеса в школьные дела. Также сообщите, что в мои должностные обязанности входит вечерняя работа, и я не смогу присутствовать на совещании вечером. Поэтому извинитесь за мое отсутствие, сообщите, что на встречу приедет один из моих заместителей».
Папка II — 3
КОМУ: административным служащим.
ОТ КОГО: от генерального менеджера.
ТЕМА: инструкции, касающиеся вводимого дополнения в обязанности персонала.«Составьте докладные записки для всех служащих профилактория о необходимости улыбаться всегда, когда они имеют дело с клиентами, включая разговоры по телефону».
Папка II — 4
КОМУ: заместителю генерального менеджера.
ОТ КОГО: от генерального менеджера.
ТЕМА: обучение менеджеров.«Необходимо решить, кого из менеджеров послать на курсы во Францию. Предоставьте список фамилий и доводы в пользу своего выбора главе отдела кадров.
Варианты:
Заместителя генерального менеджера. Он приобретет новый опыт и сможет по-новому оценить работу персонала. Однако на это время я лишусь ценного сотрудника, который замещает меня во время моего отсутствия.
Главу отдела кадров. Бесспорно, его квалификация существенно повысилась бы после этих курсов.
Менеджера конференц-центра. Несомненно, он хочет учиться, однако неизвестно, каков будет конечный результат его обучения. Кроме того, в последнее время встал вопрос о соответствии этого менеджера занимаемой должности.
Менеджера профилактория. Преуспевающий молодой человек, приятный в общении. В клубе пользуется авторитетом. Единственный недостаток — слишком молод по сравнению с обычной аудиторией подобных курсов.
Главного бухгалтера. Человек высоко образованный; ранее посещал курсы, организованные другой компанией. В настоящий момент он не является официальным менеджером компании, хотя зачастую выполняет именно менеджерские обязанности.
Выскажите свое мнение и определите приоритеты. Вы можете выбрать только одного человека или вообще никого. Решение должно быть принято к моему возвращению».Папка III — 1
КОМУ: генеральному менеджеру.
ОТ КОГО: от заместителя
«До сих пор не было получено вашей версии заголовка буклета. Это срочно, крайний срок — сегодня вечером».
Папка III — 2
КОМУ: генеральному менеджеру.
ОТ КОГО: от клиента.
ТЕМА: извинения.«Уважаемый генеральный менеджер!
В отношении вашего письма, полного извинений по поводу недавнего фиаско с конференцией в Вашем отеле могу сообщить следующее. Хочу высказать свои соображения по поводу этичности Вашего предложения провести «свободные» выходные вместе с семьей в Вашем профилактории в качестве гостей.
Так как я являюсь лицом, ответственным за организацию и проведение конференций, то должен отметить, что фиаско с конференцией — не моя личная обида, неудобства были доставлены, по меньшей мере, половине моих служащих. Ваше письмо совершенно случайно попало на стол нашего финансового директора, который тесно общается с вашим директором отдела менеджмента, что спровоцировало дополнительные проблемы.
Вы поставили меня в очень неудобное положение и поэтому Вам необходимо предпринять более серьезные действия для восстановления своей репутации. Жду Вашего ответа.
Доктор У.»Папка III — 3
КОМУ: генеральному менеджеру.
ОТ КОГО: от менеджера, ответственного за хозяйственную часть.
ТЕМА: о еженедельном собрании менеджеров.«Я считаю, вы должны знать, что во время вашего отсутствия ваш заместитель крайне некорректно повел себя при обсуждении моих планов по поводу расширения автостоянки, прилегающей к профилакторию. Он даже не дал мне возможности как следует ознакомить его со своим планом. У меня сложилось впечатление, что ваш заместитель откровенно пытается выдать мою идею за свою собственную, хотя я и раньше поднимал проблему увеличения площади автостоянки. Я хотел посоветоваться с вами по поводу того, как мне вести себя дальше».
Папка III — 4
КОМУ: генеральному менеджеру.
ОТ КОГО: от главного бухгалтера.
ТЕМА: записка об автомобильной стоянке.«Я хотел бы прояснить свою позицию по поводу предложения о расширении автостоянки вокруг профилактория. Вопреки тому, что думают другие, я не вижу особых трудностей во включении строительства автостоянки в бюджет этого года. Это не так дорого, как считают многие. Наше еженедельное собрание прошло достаточно бурно».
Папка III — 5
КОМУ: генеральному менеджеру.
ОТ КОГО: от заместителя генерального менеджера.
ТЕМА: еженедельное собрание менеджеров.«В соответствии с вашими указаниями было проведено еженедельное собрание менеджеров.
Никаких экстраординарных докладов не было.
Выслушали предложения менеджера, ответственного за хозяйственную часть отеля, касающиеся автостоянки. Признано непригодным по причине слишком больших финансовых затрат.
Значительная часть времени, отведенного на собрание, была посвящена обсуждению трудностей в работе со служащими профилактория».Папка III — 6
КОМУ: генеральному менеджеру.
ОТ КОГО: от директора менеджеров концерна.
ТЕМА: разрешение конфликтной ситуации.«До меня дошли разговоры, что вы предложили бесплатно провести выходные в профилактории недовольным обслуживанием клиентам. Это правда?»
Папка III — 7
КОМУ: генеральному менеджеру.
ОТ КОГО: от главы администрации профилактория.«Как глава администрации, пользующийся авторитетом в компании, я хочу сообщить, что ваша идея выяснить число служащих, одновременно работающих в нескольких отделах, потерпела фиаско. У многих из служащих ненормированный рабочий день. Кроме того, многие не имеют своего рабочего места. Я уже просил составить менеджера конференц-центра докладную записку на эту тему, так как считаю, что именно на его территории присутствуют служащие, официально оформленные в других отделах, но до сих пор не получил ответа. Я хотел бы быть уверенным, что политика компании одинакова по отношению ко всем отделам центра. Служащие моего отдела крайне недовольны сложившейся ситуацией».