Управление работоспособностью
Шрифт:
– сумма затраченного времени (общее количество): всего «4 минуты».
Даже в таком виде дневник уже принесёт свои плоды. (Это я про 5–15 % экономии.) Но мы подойдём к дневнику системно, и постепенно количество столбиков – критериев анализа будет увеличиваться, чтобы посмотреть на потраченное время под разными углами.
Продержаться нужно минимум одну полную неделю. Но лучше три. По опыту знаю, что многие втягиваются и ведут хронометраж несколько месяцев. Идеальный вариант – проработать весь свой год. В том числе и во время отпуска. (Рекорд постоянного хронометража – 56 лет советского учёного-биолога Александра Любищева.) Рабочий вариант – три недели каждый год.
Для дневника предпочтительнее электронная форма. Таблица Excel – самое оно, так как позволяет добавлять и новые столбцы-критерии, и неограниченно насыщать каждый столбец подробностями, комментариями, примечаниями.
Пример начала дневника участницы тренинга:
Портрет дня (табл. 2).
Таблица 2
(Тайм-портрет дня/недели/месяца)
1. Начните фиксировать всё, что Вы делаете. Начало и конец любого процесса/дела. Со скольки до скольки, а также сколько времени суммарно Вы этим занимались.
Все правые столбики (примечания, характеристики, критерии и т. д.) оставляем пока свободными.
Задача – не пропустить ни одного события, если оно занимает более трёх минут.
Рекомендую дальше не читать, а на недельку сделать перерыв – записывать за собой всё, что вы делаете. Побыть отстранённой субличностью – самонаблюдателем, эдаким «самошпионом». Главное – наработать массив данных, который мы потом вместе проанализируем. Хронометраж создаёт нам глыбу мрамора, которую мы избавим от всего лишнего. Глядишь, и получится прекрасная статуя.
Проще фиксировать сразу в электронном виде. (Есть и специальные программы помощники), но действеннее – вручную. Если носимого электронного друга в доступе нет, можно записывать в 2 этапа: сначала в маленький блокнотик, а потом уже переносить данные в электронный вид. Желательно раз в час, максимум раз в день. Раз в день труднее, и детали начнут теряться, а для нас важны именно детали. Если перенос из блокнотика в таблицу Вы отложили на потом, типа «в конце недели сразу всё запишу», это значит, что задание Вы уже провалили. При откладывании фиксации сначала в каждом дне будет всё меньше и меньше пунктов-подробностей, а потом оно «забудется» совсем. (Кстати, перенос данных из рукописи в электронный вид – это тоже дело, и его нужно записать.)
Отследите, когда началось сопротивление хронометражу и по какому варианту отмазок:
1. Я и так знаю. «На фиг записывать, и так всё ясно».
2. Неправильный метод. «Это ж сколько времени нужно, чтобы всё записать. У меня и так времени мало, а тут ещё новая забота появилась».
3. Ой, забыл. «Блин, забыл записать целых полдня».
4. Ничего не получилось, в следующий раз – обязательно. «Я уже несколько раз забывал, и исследование поэтому уже получается неточное. А раз неточное, зачем оно тогда вообще нужно».
5. Ваш вариант отговорки _____________________________
Как только поймали себя на саботаже:
– тут же возобновить процесс. Восстановить пропущенные записи, пусть и неточно;
– вспомнить, после какого или, что ещё более ценно, перед каким процессом Вас «отключило». Возможно, именно там «собака порылась». Что-то мы о себе знать категорически не желаем.
Итак, до новых встреч через неделю. Поставьте себе в телефон напоминалку: «Открыть книгу», и дальше дата и время, когда Вы рассчитываете продолжить читать, а сейчас стоит перестать читать и начать считать.
Всё, конец первой серии. Создайте свою табличку прямо сейчас. Вас ждёт увлекательная игра с самим собой.
И не надо переворачивать страницу! Не торопитесь жить! А то успеете.
Приветствую тех, кто начал работу над своим временем и создал первый Портрет своей недели. (Тех, кто поторопился и просто начал читать дальше, тоже приветствую. Я вежливый.)
Начинаем анализ наработанных данных.
Первые критерий оценки: (столбик номер 4) можно изменить это дело/пункт в дневнике или нельзя изменить.
Под «изменить» имеется в виду возможность отменить дело совсем, тратить больше или меньше времени на дело или сместить начало данного дела. Это как со временем на дорогу по пробкам: одно и то же количество километров можно проехать за 40 минут, стартовав в 06:40 утра, а стартовав в 08:00, уже понадобится два часа минимум. Может, стоит вообще отменить транспортные «расходы», например, перейдя на работу с удалённым доступом.
Второй критерий: имеет смысл изменять или не имеет (столбец номер 5). «Может, для кого-то со стороны зафиксированный расход времени покажется не оптимальным. Но «я знаю, за что плачу, поэтому пусть останется, как есть». И тут никто Вам не судья и не советчик.
Тот же удалённый доступ кого-то непомерно расхолаживает, и человек, уменьшая временные траты, одновременно уменьшает и результативность.
Наша задача – сторонним, непредвзятым взглядом посмотреть на оптимальность своих действий. И найти пересечение множеств «Можно изменить» и «Стоит изменить» (табл. 3).
Если комментировать этот пример, то единственное, что и «стоит изменить», и «возможно изменить», – это увеличить время на завтрак. Всё же 5 минут на полноценный завтрак – это маловато. Может, можно перенести его на другое время и в другое место?
При анализе целесообразности изменений главный индикатор – желательность. Вы скорее хотите изменений или скорее не хотите?
Внимание. Важно в пункте «отход ко сну» указать не только время, когда Вы выключили свет, а время, когда закончили все «мероприятия». Ещё важная цифра – время, когда Вы уснули. Кто-то засыпает быстро и легко, кто-то медленно и трудно. Понятно, что это время Вы можете зафиксировать только приблизительно, да и то только на следующее утро. Но лучше приблизительно, чем никак. Эта информация понадобится нам к теме улучшения сна.