Большая энциклопедия прямых продаж

Белановский Александр

При устройстве на работу анкету должны заполнять абсолютно все сотрудники в офисе, а не только дистрибьюторы. К каждой анкете обязательно приложите копии паспорта сотрудника, ИНН, СНИЛС, водительского удостоверения (при необходимости).

Все краткие анкеты храните в офисе, а полные унесите домой или в какое-то другое место, известное только вам.

Тест – это документ, показывающий вам результат качества проведенного обзорного дня, а также профпригодность сотрудника. Данный документ не несет в себе какой-либо юридической силы.

Договоры

с сотрудниками бывают двух видов:

• срочный трудовой договор;

• договор о материальной ответственности.

Срочный трудовой договор должен регламентировать в полном объеме отношения с вами как с работодателем со стороны частного лица как работника. Все пункты договора должны быть максимально законными и правильными. Срочные трудовые договоры храните в офисе вместе с краткими анкетами. Доступ к личным делам сотрудников должен быть только у вас и вашего секретаря.

Регистрационные документы должны храниться в отдельной папке в надежном месте. Лучше всего для этой цели подходит сейф.

Накладные на выдачу товара должны храниться на складе. При получении товара со склада дистрибьютор ставит в накладной свою подпись.

Если вы решили взять со своего сотрудника расписку в получении денег, то оформляйте ее не на организацию, а на частное лицо. Таким образом сотрудник берет в долг не у компании, а у вас лично. Расписка оформляется при двух свидетелях с внесением паспортных данных обеих сторон. Сотрудник пишет расписку собственноручно.

Коммуникации

Как руководитель вы должны правильно хранить, обрабатывать и передавать информацию. Это есть неотъемлемая часть бизнеса прямых продаж.

1. Компьютер.

Не имея компьютера, вы практически не сможете в срок посчитать склад, составить правильный отчет, обеспечить операторов cаll-центра необходимым объемом работ. Отсутствие безлимитного интернета приведет вас к существенным временным и финансовым затратам на междугороднюю связь.

Умение правильно и в полном объеме пользоваться различными программными продуктами позволит вам быстрее получать и эффективнее анализировать различную информацию.

Офисный компьютер предназначен для работы в офисе, он помогает в решении офисных задач. Поэтому доступ к нему должны иметь как можно меньше сотрудников.

Если вы не способны самостоятельно решать вопросы, связанные с налаженной работой компьютера, то в кратчайшие сроки найдите специалиста, который регулярно будет его обследовать и приходить к вам по первому зову.

Информация, хранимая в офисном компьютере, очень важна. Если компьютер выйдет из строя, то вы потеряете много времени, сил и денег на восстановление данных. Поэтому каждый вечер сохраняйте все документы и прикладные программы на внешний носитель. Это поможет вам не прерывать надолго работу в случае форс-мажора.

Также вы можете вести всю работу в системе «Облако Mail.Ru». И если с вашим компьютером случится что-то непредвиденное, то вы с легкостью сможете продолжить свою работу с другого компьютера.

Возьмите

себе за правило не устанавливать на рабочий компьютер игры или не нужные для работы программы. Пользуясь интернетом, ничего не сохраняйте на компьютере, если не знаете, что это и от кого это пришло вам. Никогда не открывайте письма от неизвестных вам людей.

На офисный компьютер установите несколько программ, которые обеспечат вам возможность полноценной работы. Например, Microsoft Office, 2ГИС, интернет-браузер, Skype или «Telegram», графический редактор, Adobe Acrobat. Все остальное – просто мусор.

2. Клиентская база.

Клиентская база является важнейшим программным продуктом, утеря или порча которого влечет за собой большие финансовые и людские ресурсы. Создать ее можно в приложении Excel, указав информацию о фирмах города: названия, адреса, телефоны.

Клиентская база позволяет обеспечивать работу операторов call-центра и дистрибьюторов. Создать ее можно самостоятельно или с помощью специалиста. Если вы никогда не создавали клиентскую базу, то доверьтесь эксперту, а затем по мере необходимости вносите в базу свои коррективы.

3. База-склад и база-офис.

База склад-офис работает с помощью программы Access и содержит всю информацию о движениях товара и денег в компании. Так же, как и клиентская база, она имеет первостепенное значение для слаженной и правильной работы офиса.

4. Интернет.

Офисный интернет должен выполнять функцию обмена рабочей информацией и рабочего общения. Не забывайте, что вся остальная деятельность, производимая с помощью интернета, приводит к рискам.

5. Принтер.

С помощью принтера вы сможете распечатывать различные документы, накладные, прайс-листы. Выбирая принтер в магазине, не гонитесь за дешевизной, иначе уже через месяц вам придется покупать новый. Остановите свой выбор на лазерной модели не дешевле 10 000 рублей.

Некоторые офисные документы значительно выгоднее печатать в типографии тиражом от 500 шт. Для этого обзвоните несколько типографий или копировальных центров и найдите организацию, которая устроит вас и финансово, и территориально.

В кратчайшие сроки найдите центры обслуживания и ремонта для каждой единицы офисной техники, чтобы в случае возникновения поломок вы могли быстро устранить неполадки.

Кадровая структура бизнеса

Вы как руководитель должны четко и ясно понимать кадровую структуру своего бизнеса, четко ранжировать сотрудников по служебным обязанностям, ответственности и степени власти. Без этого ваш бизнес не сможет нормально существовать и развиваться.

Постройте вертикаль власти, исходя из опыта работы и образования сотрудников.

Создавая кадровую структуру, вы должны понимать, кто и чем должен заниматься и за что отвечать.

Обязанности директора (руководителя):

• выдача ресурсов;