Большая энциклопедия прямых продаж

Белановский Александр

• осуществление контроля;

• оказание помощи;

• разработка и внедрение новых способов работы;

• управление;

• мотивирование;

• обучение;

• финансы;

• организация рабочего процесса;

• награждение;

• наказание;

• внеофисная работа.

Офисный персонал

Наполните свой офис разноплановыми сотрудниками.

1. Постоянные сотрудники:

• секретарь;

• кладовщик;

• уборщица;

• бухгалтер;

• охранник.

Все

расчеты производите только через кассу. Принимайте наличные деньги у дистрибьюторов не лично, а с помощью другого ответственного лица. Сделайте так, чтобы все сотрудники видели вашего бухгалтера. Этим вы покажете, что у вас все работает официально и законно.

За один день вряд ли вы сможете найти полностью преданного вам человека. Сделать это достаточно нелегко. Поэтому периодически проверяйте и контролируйте материально-ответственных сотрудников, специально создавайте сложные ситуации, в которых они будут самостоятельно искать выход и правильные решения.

Например, добавьте в кассу лишние деньги и посмотрите, как поступит человек (расскажет вам о несоответствии денег или заберет их себе).

Чем более полную анкету при устройстве на работу заполнит ваш кладовщик или секретарь, тем меньше у него будет возникать соблазнов обманывать вас.

Имея дело с материальными ценностями, не экономьте на охране. Это может стоить вам жизни. Поэтому обязательно примите в свой штат охранника либо установите в офисе тревожную кнопку.

2. Временные сотрудники:

• технический специалист (сантехник, электрик, автослесарь и т. д.);

• программист;

• юрист;

• участковый.

Техническим специалистом может быть какой-нибудь молодой парень, который приедет к вам по первому же зову и устранит технические неполадки. То же самое касается и программиста. А вот к юристу вы можете самостоятельно ездить при необходимости.

Обязательно познакомьтесь со своим участковым, чтобы в случае противозаконных действий, совершенных каким-нибудь вашим сотрудником, вы могли своевременно получить квалифицированную помощь.

Хотя бы раз в месяц приглашайте участкового к себе в офис, чтобы подчиненные видели, кто является вашим приятелем, и думали, прежде чем обмануть вас.

Будучи руководителем, вы должны не бороться с проблемами, а предотвращать их на уровне зарождения.

Секретарь

Хороший секретарь – это половина гарантии того, что к вам будут приходить люди на обзорный день. Даже при сезонных спадах работы рекламы хороший секретарь добивается хорошего прихода новых сотрудников.

Выбор секретаря делайте, не опираясь

на внешние данные человека, а исходя из его профессиональных качеств. Пригласите 2–3 соискателей на эту должность, дайте претендентам скрипт разговора по телефону и посмотрите, у кого будет самый лучший приход людей. Параллельно оцените, кто из кандидатов лучше работает с документами и приемом заказов, а также правильно общается с остальными сотрудниками.

Таким образом через несколько дней вы сможете определить, какой кандидат вам подходит больше.

Главные обязанности секретаря – это приглашение людей на собеседование и работа с документацией.

Также секретарь обязан вести контроль просроченных договоров и собирать заявки для дистрибьюторов.

Приход людей на собеседование должен быть не ниже 70 % от всех записавшихся. При этом задача секретаря – регистрировать в специальной тетради каждого звонящего соискателя. Секретарь должен записать: ФИО претендента, возраст, телефон, время собеседования, источник, по которому человек позвонил по объявлению.

Когда люди начнут приходить на собеседование, секретарь должен раздать им краткие анкеты для заполнения, а затем проверить правильность заполнения и сверить паспортные данные.

После собеседования секретарь должен позвонить по всем одобренным анкетам соискателей и пригласить людей на обзорный день.

Обяжите секретаря предоставлять вам ежедневную информацию по входящим звонкам.

Секретарь должен записывать:

• сколько человек позвонили по вашему объявлению;

• сколько человек записались на собеседование;

• сколько человек из звонивших реально пришли на собеседование.

Нормальное процентное соотношение записавшихся соискателей к пришедшим должно варьироваться в пределах 65–85 %.

Качество работы секретаря оценивается в большей степени по проценту прихода. Не забывайте, что низкий процент прихода – это зря потраченные деньги на рекламу. Также смотрите, насколько щепетильно секретарь проверяет достоверность информации о сотрудниках и действующие сроки договоров.

Кладовщик

При выборе кладовщика в первую очередь оценивайте умение человека быстро и правильно считать, а также пользоваться компьютером.

Зарплату кладовщика сделайте чуть выше средней зарплаты по городу, так как этому человеку постоянно придется работать с материальными ценностями и считать склад по субботам.

У кладовщика должно быть удобное место работы. На эту должность можете подыскать человека, уже отходившего у вас в «поле». Он будет хорошо знать специфику вашего бизнеса, и вам не придется обучать его дополнительно.