Даешь инжиниринг! Методология организации проектного бизнеса
Шрифт:
Рис. 11.1.3. Позиционирование и согласование систем управления в проектно-ориентированной компании
11.2. Организационная структура системы мультипроектного управления
Организационную структуру системы мультипроектного управления образуют:
– кураторы проектов;
– куратор системы управления проектами;
– администратор системы управления проектами;
– организационное совещание по проектам – центр проектов;
– звенья систем управления отдельными проектами;
– руководитель проекта;
– администратор проекта;
– менеджеры проекта.Стандарты управления проектом фокусируются напринципах иметодах организации отдельным проектом.
Универсальные стандарты
В практике бизнеса применяется целый ряд целевых организационных образований, создаваемых для управления и реализации проектов.
– Временный целевой коллектив (проектная группа) – команда из сотрудников по совместительству, создаваемая для реализации проекта.
– Проектный офис – организационная единица в составе компании, создаваемая с целью исполнения заданного проекта.
– Мультипроектный офис – организационная единица в составе компании, создаваемая для исполнения мультипроектного управления.
– Центр управления проектами – целевая организационная структура (подразделение, филиал), создаваемая для управления реализацией проектов заданной направленности.
– SPV (Single Purpose Venture) – компания, создаваемая для реализации заданного проекта.
– Проектно-ориентированная компания – компания, создаваемая для реализации проектов заданной направленности.
В практике бизнеса сформировались типовые функции проектно-ориентированных организационных звеньев.
Функции куратора проекта:
– сопровождение проекта;
– поддержка проекта;
– представительство проекта в компании.Рис. 11.2.1. Структура системы мультипроектного управления
Примерные функции организационных звеньев системы мультипроектного управления показаны на рис. 11.2.1.
Функции куратора системы управления проектами:
– обеспечение соответствия выполняемых проектов стратегии;
– контроль эффективности системы управления проектами;
– развитие системы управления проектами.
Функции организационного совещания по проектам:
– рассмотрение и согласование решений, подготовленных куратором системы управления проекта;
– рейтингование проектов;
– принятие решений о запуске/остановке и изменении целей проекта.
Функции администратора системы управления проектами – центр проектов (мультипроектный офис):
– учет информации о реализации проектов;
– контроль сроков реализации проектов;
– архивирование проектной информации и документации;
– подготовка информации (отчетности) для руководства о функционировании системы мультипроектного управления.
11.3. Документация системы мультипроектного управления
Приведем типовые примеры документов системы мультипроектного управления:
– реестр проектов – централизованное хранилище информации обо всех зарегистрированных в компании проектах (табл. 11.3.1);
– список проектных ресурсов – перечень и общее количество ресурсов каждого типа, которое можно использовать в проектах. Описание этих ресурсов и их текущего состояния (табл. 11.3.2);
– программа работ – перечень описаний, принятых к исполнению в текущем периоде проектов (табл. 11.3.3);
– уставы проектов;
– положения о системах управления отдельными проектами;
– порядки взаимодействия систем управления;
– положение о документообороте;
– руководства и описания применяемых информационных систем управления;
– положение о системе мультипроектного управления.
Хранилище информации по проектам предназначено для организованного хранения необходимой информации в различной форме.Таблица 11.3.1. Пример упрощенного реестра проектов
Таблица 11.3.2. Пример реестра человеческих ресурсов проекта
Таблица 11.3.3. Пример упрощенного представления программы работ
Рис. 11.4.1. Представление процесса организации проекта
Системы мультипроектного управления обеспечивают, в числе прочего, исполнение процессов инициирования и организации проектов.
Пример организации проекта представлен на рис. 11.4.1 в виде сетевой диаграммы.
В процессе организации проекта могут разрабатываться, например, следующие документы:
– служебная записка – инициатива на открытие проекта;
– распоряжение об открытии проекта;
– служебная записка на согласование участия специалистов с функциональными руководителями;
– план проекта;
– служебная записка на закрытие проекта;
– отчет по проекту.
Служебные записки и распоряжения разрабатываются согласно принятым стандартам делопроизводства и корпоративной культуры компании.
В рамках регулярного менеджмента и стандартизации схемы управления проектом формы применяемых в управлении проектом документов тоже стандартизируются.
Существенной характеристикой систем документации являются используемые в них принципы классификации и кодировки документов. Выбирать приходится между стремлением к упрощению классификаторов и достаточностью числа классификационных признаков для организации системной работы с документами. Для систем мультипроектного управления в качестве классификационных признаков могут использоваться такие характеристики:
– принадлежность к проекту,
– принадлежность к примеру проекта,
– сроки создания документа.
Отчет по проекту может содержать, например, следующие документы.
– план проекта;
– протоколы совещаний по проекту;
– отчет о ходе выполнения работ;
– служебные записки об изменении сроков выполнения работ, их состава и бюджета;
– справка о выполнении бюджета проекта;
– нормативная документация, разработанная в ходе выполнения проекта;
– справка о разработанном методическом и программном обеспечении;
– акты приемки-сдачи работ;
– приказы и распоряжения;
– перечень рекомендаций для будущих проектов;
– проблемы выполнения проекта, перечень рекомендаций для будущих проектов;
– иные документы, имеющие существенное отношение к проекту.
Пример состава архивируемой информации по проекту:
– план проекта;
– отчет о ходе выполнения работ;
– нормативная документация, разработанная в ходе выполнения проекта;
– справка о разработанном методическом и программном обеспечении;
– электронные модели организации исполнения проекта (в случае применения специализированных программных средств;
– проблемы выполнения проекта, перечень рекомендаций для будущих проектов.11.5. Информационные системы управления проектами
Управление исполнением проекта – это определение и применение необходимых управляющих воздействий с целью успешной реализации проекта.
Если проект исполняется в соответствии с намеченным планом, то управление фактически сводится к исполнению – доведению до участников проекта плановых заданий и контролю их реализации. Эти процессы включены в процессы исполнения.
Если в процессе реализации возникли отклонения, анализ которых показал, что необходимы определение и применение корректирующих воздействий, в этом случае требуется найти оптимальные корректирующие воздействия, скорректировать план оставшихся работ и согласовать намеченные изменения со всеми участниками проекта.
В значительной мере процессы управления предназначаются для определения, согласования и внесения необходимых изменений в план проекта. Такие процессы управления понимаются как управление изменениями и инициируются процессами анализа.
Процессы анализа включают как анализ плана проекта, так и анализ исполнения проекта.
Анализ плана означает определение того, удовлетворяет ли составленный план исполнения проекта предъявляемым к проекту требованиям и ожиданиям участников проекта. Он выражается в оценке показателей плана командой проекта и другими участниками проекта. На стадии планирования результатом анализа плана может быть принятие решения о необходимости изменения начальных условий и составления новой версии плана, либо принятие разработанной версии в качестве базового плана проекта, который в дальнейшем служит основой для измерения исполнения. В дальнейшем изложении анализ плана не выделяется в качестве отдельной группы процессов, а включается в группу процессов планирования, делая эту группу процессов по своей природе итеративной.
Процессы анализа исполнения предназначены для оценки состояния и прогноза успешности исполнения проекта согласно критериям и ограничениям, определенным на стадии планирования. В силу уникальности проектов эти критерии не являются универсальными, но для большинства проектов в число основных ограничений и критериев успеха входят цели, сроки, качество и стоимость работ проекта. При отрицательном прогнозе принимается решение о необходимости корректирующих воздействий, выбор которых осуществляется в процессах управления изменениями.
Процессы анализа также можно подразделить на основные и вспомогательные.
Основные процессы анализа – непосредственно связаны с целями проекта и показателями, характеризующими успешность исполнения проекта.
Вспомогательные процессы анализа – связаны с анализом факторов, влияющих на цели и критерии успеха проекта.
В результате анализа либо принимается решение о продолжении исполнения проекта по намеченному ранее плану, либо определяется необходимость применения корректирующих воздействий (изменений).