Делопроизводство. Подготовка служебных документов

Демин Юрий

♦ заголовок к тексту;

♦ текст;

♦ подпись;

♦ визы согласования.

Пример документа представлен ниже [62] .

НАИМЕНОВАНИЕ ПРЕДПРИЯТИЯ (ОРГАНИЗАЦИИ, УЧРЕЖДЕНИЯ) В СООТВЕТСТВИИ С УЧРЕДИТЕЛЬНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ

________________________________________________________________________

УТВЕРЖДЕНО

приказом генерального директора

от 00 месяца 0000 года № 000

ПОЛОЖЕНИЕ О ПЛАНОВОМ ОТДЕЛЕ [63]

I. Общие положения

1.1. Настоящее Положение определяет статус, структуру, полномочия, ответственность, а также порядок взаимодействия планового отдела.

1.2. Плановый отдел – самостоятельное структурное подразделение компании [64] , организующее планирование деятельности компании.

1.3. Плановый отдел создан в соответствии с приказом генерального директора от 00.00.0000 № 000. Мотивированное решение о ликвидации (реорганизации) отдела принимается генеральным директором.

1.4. Руководство плановым отделом возлагается на начальника отдела, который является прямым начальником для всех сотрудников отдела. Начальник планового отдела подчиняется генеральному директору компании, назначается на должность и освобождается от должности приказом генерального директора по представлению аттестационной комиссии компании [65] .

1.5. В целях надлежащего осуществления своей деятельности плановый отдел руководствуется:

1.5.1. Законодательством, нормативными правовыми актами по вопросам организации планирования.

1.5.2. Учредительными документами, локальными нормативными актами компании.

1.5.3. Приказами генерального директора, распоряжениями заместителей генерального директора по вопросам организации планирования [66] , указаниями и решениями начальника отдела.

1.5.4. Настоящим положением.

1.5.5. (И т. д. – указать конкретно.)

1.6. Деятельность подразделений в составе планового отдела (отделений (групп, секторов и т. п.)) регламентируется соответствующими положениями.

1.7. Работа сотрудников планового отдела регламентируется соответствующими должностными инструкциями.

1.8. Плановый отдел имеет печать, штампы и бланки с указанием своего наименования и принадлежности к компании.

II. Структура отдела [67]

2.1. Структура планового отдела утверждается генеральным директором компании по представлению начальника отдела. Действующий вариант структуры планового отдела представлен на схеме 1 :

2.2. Мотивированное

решение об изменении структуры планового отдела принимается генеральным директором компании по представлению начальника отдела.

III. Задачи отдела

3.1. В интересах надлежащей организации планирования деятельности компании плановый отдел решает следующие задачи:

3.1.1. Участвует в формировании и периодическом уточнении политики компании в области планирования [68] .

3.1.2. Организует разработку и реализацию комплекса мероприятий, направленных на своевременное и качественное планирование деятельности компании по следующим направлениям:

3.1.2.1. Планирование среднесрочной производственной программы и годовых планов производства продукции, в том числе:

а) планирование производства и реализации продукции;

б) планирование потребностей в материальных ресурсах;

в) планирование потребностей в производственных мощностях;

г) планирование фонда заработной платы;

д) … (И т. д. – указать конкретно.)

3.1.2.2. Финансово-экономическое планирование (план финансово-экономического обеспечения), в том числе:

а) … (Указать конкретно.)

3.1.2.3. Хозяйственное планирование (план хозяйственного обеспечения), в том числе:

а). (Указать конкретно.)

3.1.2.4. Планирование обеспечения деятельности компании иными ресурсами (планы обеспечения соответствующими видами ресурсов) и (или) по отдельным направлениям деятельности компании, в том числе:

а). (Указать конкретно.)

3.1.2.5. … (Иное – указать конкретно.)

3.1.3. Осуществляет подготовку проектов документов планирования (программ, планов, графиков и т. п.) и соответствующих обоснований к ним (расчетов, заключений, экспертных оценок и т. п.) в полном соответствии с установленными на этот счет требованиями.

3.1.4. Своевременно и в требуемом объеме доводит утвержденные плановые показатели до сведения руководителей соответствующих подразделений (самостоятельных участков работы).

3.1.5. Осуществляет ежеквартальный комплексный анализ деятельности компании, организует на основе результатов анализа формирование прогнозов развития компании, разработку мероприятий, направленных на повышение эффективности ее деятельности, их внесение на рассмотрение руководства компании, а в исключительных случаях, кроме того, – внесение на рассмотрение руководства компании мотивированных предложений по коррекции отдельных плановых показателей.

3.1.6. Организует комплексный контроль за выполнением подразделениями компании плановых показателей, ведение статистического учета, подготовку отчетности и изучение соответствующих документов.

3.1.7. Обеспечивает разработку отчетных документов, а также методических документов по унификации системы планирования деятельности подразделений компании, унифицированных форм плановой документации, внутренних стандартов по вопросам планирования.

3.1.8. Осуществляет надлежащее хранение документов планирования и их использование по назначению в процессе хранения.

3.1.9. … (И т. д. – указать конкретно.)

3.2. Задачи планового отдела могут уточняться (изменяться) в соответствии с потребностями компании. Мотивированное решение об уточнении (изменении) задач планового отдела принимается генеральным директором компании по представлению начальника отдела.

IV. Права отдела

4.1. В интересах надлежащей организации планирования деятельности компании плановый отдел вправе:

4.1.1. Давать подразделениям компании указания по выбору и применению методик планирования.

4.1.2. Требовать от подразделений компании своевременного и полного предоставления сведений (в том числе документированных), необходимых для надлежащего выполнения отделом своих задач.

4.1.3. Вести переписку по вопросам, отнесенным к компетенции отдела.

4.1.4. Представлять компанию по вопросам, отнесенным к компетенции отдела, в органах власти (управления), других предприятиях, организациях и учреждениях.

4.1.5. Давать разъяснения, рекомендации, предложения и заключения по вопросам, отнесенным к компетенции отдела.

4.1.6. Вносить на рассмотрение руководства компании предложения, направленные на совершенствование организации планирования.

4.1.7. Организовывать протокольные мероприятия по вопросам организации планирования, а также участвовать (через своих полномочных представителей) в соответствующих мероприятиях, организуемых руководством компании.

4.1.8. Привлекать независимых экспертов для вынесения соответствующих заключений по проектам решений (документов), затрагивающих вопросы, отнесенные к компетенции отдела, в случаях, когда собственных организационно-технических возможностей для этого оказывается недостаточно.

4.1.9. … (Ит. д. – указать конкретно.)

4.2. Права планового отдела могут уточняться (изменяться) в соответствии с потребностями компании. Мотивированное решение об уточнении (изменении) прав планового отдела принимается генеральным директором компании по представлению начальника отдела.

V. Взаимодействие отдела

5.1. В интересах надлежащей организации планирования деятельности компании плановый отдел взаимодействует с подразделениями компании, а также органами власти (управления), предприятиями, организациями и учреждениями. Порядок взаимодействия отдела представлен на схеме 2:

5.2. Мотивированное решение об изменении порядка взаимодействия планового отдела принимается генеральным директором компании по представлению начальника отдела.

VI. Ответственность отдела

6.1. Плановый отдел несет ответственность за ненадлежащую организацию планирования деятельности компании.

6.2. При выявлении фактов (обстоятельств), указывающих на ненадлежащую организацию планирования деятельности компании, как-то: несвоевременное, неполное или (и) некачественное выполнение отделом своих задач, предусмотренных разделом II настоящего положения; нарушение требований, предусмотренных п. 1.5 настоящего положения, и т. п. – начальником отдела организуется внутреннее расследование с целью выявления причин, повлекших ненадлежащую организацию планирования деятельности компании, и установления виновных. Результаты внутреннего расследования представляются руководителю компании для принятия решения о привлечении виновных к ответственности в порядке, предусмотренном Положением о дисциплине.

6.3. Ответственность подразделений в составе планового отдела за ненадлежащее исполнение своих задач определяется соответствующими положениями о подразделениях отдела.

6.4. Персональная ответственность сотрудников отдела за ненадлежащее исполнение своих полномочий определяется соответствующими должностными инструкциями.

...

[69]

Начальник планового отдела Подпись И. О. Фамилия

00 месяца 0000 года

...

[70]

Глава 11 Документы, определяющие порядок осуществления определенного вида деятельности: инструкция, положение, регламент

Инструкция по виду деятельности – локальный нормативный акт, устанавливающий единый порядок осуществления компанией какого-либо вида деятельности и применения в процессе его осуществления положений законодательных, нормативных правовых актов, других локальных нормативных актов компании.

Содержание инструкции по виду деятельности разрабатывается на основе типовых (примерных) текстов инструкций (по соответствующим направлениям деятельности), а в отсутствие таковых – на основе законодательных, нормативных правовых актов и нормативно-методических документов, регламентирующих осуществление соответствующего вида деятельности, и с учетом особенностей организационно-правовых условий его осуществления компанией. Текст документа излагается от третьего лица единственного (множественного) числа и делится на разделы, пункты и подпункты.

Разделы должны иметь названия и нумероваться римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами. Заголовок к тексту документа формулируется в дательном падеже, например, «Инструкция по обеспечению информационной безопасности», или в предложном падеже, например, «Инструкция о порядке проведения внутреннего [71] расследования случаев нарушения дисциплины».

Структуру документа образуют следующие разделы:

♦ общие положения;

♦ общая (типовая) технология осуществления деятельности;

♦ особенности осуществления деятельности (по этапам или (и) в зависимости от реальных условий ее осуществления);

♦ ответственность сотрудников за нарушение инструкции.

Проект инструкции по виду деятельности подписывают его ответственный исполнитель и руководитель (начальник) соответствующего структурного подразделения либо заместитель директора компании по соответствующему направлению деятельности, а утверждает директор компании. Оформление документа производится на соответствующем бланке.

Реквизитами документа являются:

♦ наименование вида документа;

♦ дата документа;

♦ регистрационный номер документа;

♦ место составления или издания документа;

♦ гриф утверждения документа;

♦ заголовок к тексту;

♦ текст документа;

♦ отметка о наличии приложения;

♦ подпись;

♦ отметка об исполнителе;

♦ идентификатор электронной копии документа.

Положение о порядке осуществления определенного вида (направления) деятельности – локальный нормативный акт, устанавливающий единый порядок осуществления компанией какого-либо вида деятельности во взаимосвязи с другими видами деятельности.

Регламент [72] осуществления определенного вида деятельности – локальный нормативный акт, устанавливающий единый порядок осуществления основной деятельности органа управления либо деятельности по исполнению соответствующим органом конкретной управленческой функции.

Требования к разработке положения и регламента в основном соответствуют вышеописанным.

Пример положения представлен ниже.

НАИМЕНОВАНИЕ ПРЕДПРИЯТИЯ (ОРГАНИЗАЦИИ, УЧРЕЖДЕНИЯ) В СООТВЕТСТВИИ С УЧРЕДИТЕЛЬНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ

____________________________________________________________________

УТВЕРЖДАЮ

Директор ОАО «Аверс»

подпись

Б. В. Горин

«00» месяца 2008 г.

ПОЛОЖЕНИЕ ОБ АТТЕСТАЦИИ СОТРУДНИКОВ

I. Общие положения

1.1. Настоящим положением определяется порядок проведения аттестации сотрудников … (наименование компании в соответствии с учредительными документами) (далее – Компания).

1.2. Целью аттестации является определение соответствия сотрудника своей должности (своему месту работы) на основе объективной оценки его профессиональной деятельности. Проведение аттестации призвано способствовать решению следующих задач:

1.2.1. Формирование персонала Компании определенной численности и квалификации.

1.2.2. Совершенствование уровня профессиональной подготовки сотрудников Компании.

1.2.3. Эффективное планирование деловой карьеры сотрудников Компании.

1.2.4. … (И т. д.)

1.3. Аттестация может быть плановой и внеплановой.

1.3.1. Плановая аттестация сотрудников проводится один раз в два года.

1.3.2. Не подлежат плановой аттестации сотрудники:

1.3.2.1. Проработавшие в Компании на фактически занимаемой должности менее шести месяцев.

1.3.2.2. Достигшие установленного в соответствии с законодательством пенсионного возраста.

1.3.2.3. Беременные, находящиеся в отпуске по беременности и родам либо в отпуске по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет.

1.3.2.4. Находящиеся в командировках продолжительностью один год и более.

1.3.2.5. Направленные на повышение квалификации сроком на один год и более.

1.3.2.6. … (Ит. д.)

1.3.3.

Сотрудники, относящиеся к категориям, указанным в пп. 1.3.2.3–1.3.2.4, подлежат аттестации по истечении шести месяцев после возвращения к исполнению полномочий в соответствии с трудовым договором.

1.3.4. В период между плановыми аттестациями в отношении отдельных сотрудников может проводиться внеплановая аттестация.

1.3.5. Проведение в отношении того или иного сотрудника внеплановой аттестации производится на основании мотивированного решения руководителя Компании в следующих целях:

1.3.5.1. Определение соответствия сотрудника занимаемой должности (выполняемой работе), если имеются документальные свидетельства, указывающие на его недостаточную квалификацию.

1.3.5.2. Продление либо отказ в продлении срочного трудового договора.

1.3.5.3. Представление либо отказ в представлении сотрудника к назначению (переводу) на другую должность (другую работу).

1.3.5.4. Определение целесообразности применения в отношении сотрудника мер дисциплинарного воздействия (поощрений и наказаний).

1.3.5.5. Признание работника выдержавшим (не выдержавшим) испытание при приеме на работу.

1.3.5.6. … (И т. д.)

II. Подготовка и обеспечение аттестации

2.1. О порядке проведения аттестации в предстоящем календарном году руководитель Компании не позднее 1 ноября текущего календарного года издает приказ. Данным приказом:

2.1.1. Устанавливается персональный состав аттестационной комиссии.

2.1.2. Утверждается график аттестации.

2.1.3. Определяется список сотрудников, подлежащих аттестации.

2.1.4. Указывается перечень документов, необходимых для работы аттестационной комиссии, сроки их представления.

2.2. В состав аттестационной комиссии включаются уполномоченные руководителем Компании сотрудники, при этом:

♦ председателем аттестационной комиссии, как правило, назначается один из заместителей руководителя Компании;

♦ заместителем председателя аттестационной комиссии, как правило, назначается начальник одного из структурных подразделений Компании либо один из главных специалистов компании;

♦ секретарем аттестационной комиссии, как правило, назначается сотрудник отдела кадров Компании, имеющий надлежащую подготовку в организационно-техническом обеспечении протокольных мероприятий;

♦ членами комиссии (в количестве от трех до семи человек) назначаются сотрудники, имеющие положительные аттестации и проработавшие в Компании не менее пяти лет.

2.3. Состав аттестационной комиссии формируется таким образом, чтобы была исключена возможность принятия необъективных решений.

2.4. Все члены аттестационной комиссии наделяются равными правами по принятию или отклонению решений.

2.5. Руководство работой комиссии осуществляет председатель комиссии, а в периоды его отсутствия по уважительным причинам – заместитель председателя.

2.6. Ведение заседаний аттестационной комиссии поручается одному из ее членов по графику либо в соответствии с решением председателя комиссии.

2.7. Общий порядок проведения заседаний аттестационной комиссии определяется регламентом (приложение № 1 к настоящему положению) [73] .

2.8. График аттестации (приложение № 2 к настоящему положению) доводится до сведения каждого аттестуемого не менее чем за месяц до запланированной в соответствии с графиком даты аттестации.

2.9. Не позднее чем за две недели до запланированной в соответствии с графиком датой аттестации в аттестационную комиссию представляется отзыв об исполнении подлежащим аттестации сотрудником должностных полномочий (порученной работы) за аттестационный период.

2.10. Составлению отзыва предшествует индивидуальная беседа руководства соответствующего структурного подразделения с сотрудником.

2.11. Отзыв составляет непосредственный руководитель сотрудника, подлежащего аттестации, а подписывает начальник соответствующего структурного подразделения Компании. В отзыве (форма документа представлена в приложении № 3 к настоящему положению) указываются:

♦ основные персональные данные сотрудника: фамилия, имя, отчество, наименование должности (профессии, специальности), продолжительность работы в компании (в том числе в фактически занимаемой должности);

♦ краткое описание выполнявшихся сотрудником в аттестационном периоде должностных полномочий (порученной работы), основные результаты профессиональной деятельности сотрудника;

♦ мотивированная оценка деловых качеств и результатов профессиональной деятельности сотрудника.

2.12. В необходимых случаях к отзыву могут прилагаться материалы, содержащие более детальную информацию о выполнявшихся сотрудником в аттестационном периоде должностных полномочиях (порученной работе) и основных результатах его профессиональной деятельности.

2.13. При каждой последующей аттестации в аттестационную комиссию, помимо документов, перечисленных в пп. 2.11, 2.12, представляется также аттестационный лист с данными предыдущей аттестации данного сотрудника.

2.14. Отдел кадров Компании не менее чем за неделю до запланированной в соответствии с графиком даты аттестации должен ознакомить под роспись каждого подлежащего аттестации сотрудника с содержанием представленного о нем отзыва.

2.15. Сотрудник не позднее чем за пять календарных дней до запланированной в соответствии с графиком даты аттестации вправе представить в аттестационную комиссию дополнительные сведения о своей профессиональной деятельности за аттестационный период, а также заявление о своем несогласии с представленным отзывом или пояснительную записку на отзыв непосредственного начальника.

III. Проведение аттестации

3.1. Присутствие на заседании аттестационной комиссии подлежащего аттестации сотрудника и его непосредственного начальника является обязательным. В случае неявки вышеупомянутых лиц на заседание аттестация по решению председателя комиссии переносится на более поздний срок, не превышающий в общем случае одного месяца. За неявку без уважительной причины виновный привлекается к дисциплинарной ответственности.

3.2. О назначении новой даты аттестации сотрудника, подлежащего аттестации, и его непосредственного начальника в рабочем порядке под роспись информирует секретарь комиссии.

3.3. В ходе заседания аттестационная комиссия:

3.3.1. Рассматривает представленные документы, делает предварительные выводы о деловых качествах сотрудника и результатах его профессиональной деятельности.

3.3.2. Заслушивает сообщения аттестуемого сотрудника, а в случае необходимости – его непосредственного начальника о профессиональной деятельности в течение аттестационного периода.

3.3.3. Проводит объективное и доброжелательное обсуждение профессиональной деятельности аттестуемого сотрудника.

3.3.4. Задает аттестуемому сотруднику и, если требуется, его непосредственному начальнику вопросы, касающиеся профессиональной деятельности в течение аттестационного периода.

3.3.5. Дает оценку деловым качествам аттестуемого сотрудника и результатам его профессиональной деятельности в течение аттестационного периода.

3.3.6. Вырабатывает рекомендации, направленные на обеспечение более полного и качественного выполнения аттестуемым сотрудником своих должностных обязанностей (порученной работы).

3.3.7. Формулирует и обсуждает предложения по дальнейшему деловому предназначению аттестуемого сотрудника.

3.3.8. Принимает решение об аттестации или неаттестации сотрудника, утверждает или не утверждает представленный на него отзыв.

3.4. При принятии решения об аттестации или неаттестации сотрудника учитываются:

3.4.1. Степень соответствия сотрудника квалификационным требованиям по фактически занимаемой должности (выполняемой работе).

3.4.2. Результаты участия сотрудника в решении поставленных перед соответствующим структурным подразделением компании задач.

3.4.3. Общая эффективность работы сотрудника за аттестационный период, его отношение к порученному делу.

3.4.4. Полнота и качество выполнения сотрудником рекомендаций предыдущей аттестации.

3.4.5. Полнота и качество выполнения сотрудником должностной инструкции (инструкции по виду деятельности), приказов и распоряжений руководства компании, указаний и поручений своего непосредственного начальника.

3.4.6. Наличие у сотрудника неснятых дисциплинарных взысканий, случаев привлечения к материальной ответственности.

3.4.7. Наличие у сотрудника специальных знаний, умений и навыков для надлежащего исполнения своих должностных полномочий (порученной работы).

3.4.8. Состояние здоровья сотрудника.

3.4.9. Отсутствие в отношении сотрудника ограничений, препятствующих надлежащему выполнению должностных полномочий (порученной работы).

3.4.10. … (И т. д.)

3.5. Заседание аттестационной комиссии считается правомочным, если на нем присутствует не менее трех четвертей ее членов.

3.6. Решение аттестационной комиссии принимается в отсутствие аттестуемого сотрудника и его непосредственного начальника открытым голосованием простым большинством голосов присутствующих на заседании членов аттестационной комиссии. При равенстве голосов право решающего голоса принадлежит председателю комиссии. Секретарь комиссии обладает совещательным голосом и в голосовании об аттестации (неаттестации) сотрудников не участвует.

3.7. В отношении аттестуемого сотрудника комиссией принимается одно из следующих решений:

3.7.1. Соответствует занимаемой должности (выполняемой работе).

3.7.2. Соответствует занимаемой должности (выполняемой работе) и рекомендуется к включению в кадровый резерв Компании для замещения вакантной должности по результатам испытания, тестирования, квалификационного экзамена или конкурса.

3.7.3. Нуждается в прохождении профессиональной переподготовки или повышении квалификации с повторной аттестацией по окончании этих мероприятий.

3.7.4. Не соответствует занимаемой должности (выполняемой работе) вследствие недостаточной квалификации.

3.7.5. (И т. д.)

3.8. Результаты аттестации сообщаются аттестованному сотруднику непосредственно после подведения итогов голосования.

3.9. Результаты аттестации заносятся в аттестационный лист (приложение № 4 к настоящему положению).

3.10. Аттестационный лист подписывается председателем, заместителем председателя, секретарем и членами аттестационной комиссии, присутствовавшими на заседании. Сотрудник знакомится с аттестационным листом под роспись. В случае отказа от ознакомления членами аттестационной комиссии составляется акт (форма документа представлена в приложении № 5 к настоящему положению).

3.11. Документы по аттестации хранятся до минования в них надобности с соблюдением мер по предотвращению несанкционированного доступа к ним.

3.12. Ход заседания аттестационной комиссии фиксируется в протоколе. Ведение протокола возлагается на секретаря либо – по решению председателя комиссии – на одного из ее членов. Протокол заседания аттестационной комиссии (форма документа представлена в приложении № 6 к настоящему положению) подписывается председателем, заместителем председателя, секретарем и членами аттестационной комиссии, присутствовавшими на заседании.

3.13. Документы по аттестации, требующие рассмотрения руководителем Компании, представляются ему не позднее чем через пять календарных дней после ее проведения.

3.14. В течение десяти календарных дней после рассмотрения документов по аттестации руководитель Компании дает начальнику отдела кадров поручение о подготовке в отношении аттестованных сотрудников тех или иных представлений, а также проектов соответствующих приказов (распоряжений).

Глава 12 Нормативно-методические и нормативно-технические акты

В рамках очередной главы рассмотрим основные нормативно-методические и нормативно-технические акты, применяемые компанией в процессе осуществления своей деятельности. Прежде всего обратимся к определениям.

Нормативно-методический акт – акт, содержащий наряду с правовыми нормами [74] методику осуществления определенной деятельности. Наиболее распространенные виды нормативно-методических актов, применяемых компаниями в процессе осуществления своей деятельности, – рекомендации [75] , разъяснения [76] , методики [77] .

Нормативно-технический акт – акт, содержащий наряду с правовыми нормами технические показатели осуществления определенной деятельности. Наиболее распространенные виды нормативно-технических актов, применяемых компаниями в процессе осуществления своей деятельности, – стандарты [78] , а также нормы времени [79] и нормативы численности [80] .

Разработка компанией перечисленных видов нормативно-методических и нормативно-технических актов организуется на основе соответствующих актов, изданных (утвержденных) высшими органами управления [81] , при этом порядок утверждения и введения в действие корпоративных нормативно-методических и нормативно-технических актов определяется руководством компаний.