Делопроизводство. Подготовка служебных документов
Шрифт:
Глава 23 Справка о состоянии дел
Справка о состоянии дел – документ, содержащий обобщенные сведения, определенным образом характеризующие тот или иной вопрос деятельности компании.
Содержание справки излагается в виде трафаретного текста, таблицы или их комбинации. Справка подписывается исполнителем документа и его непосредственным начальником.
Оформление справки производится на бланке установленного образца. Документ имеет следующие реквизиты:
♦ дата документа;
♦ регистрационный номер документа;
♦ наименование вида документа;
♦ заголовок к тексту;
♦
♦ подпись;
♦ отметка об исполнителе.
Пример документа представлен ниже.
Открытое акционерное общество «Аверс»
СПРАВКА
«08» февраля 2008 года
№ 10/окО наказании техника Г. Д. Елкиной
Дана в том, что на основании записи № 33 в Журнале учета дисциплинарных взысканий работников компании за 2007 год (инв. 220/ок) установлено следующее.
1. Технику по инвентаризации группы инвентаризации отдела материально-технического обеспечения Елкиной Галине Дмитриевне за ненадлежащее исполнение без уважительной причины своих трудовых обязанностей приказом по персоналу генерального директора от 30.11.2007 № 440-п объявлено дисциплинарное взыскание «выговор» .
2. До настоящего времени дисциплинарное взыскание с Елкиной Г. Д. не снято, в связи с чем она считается имеющей дисциплинарное взыскание .
3. Других неснятых дисциплинарных взысканий Елкина Г. Д. не имеет .Справка дана в связи с рассмотрением вопроса о целесообразности снятия с Елкиной Г. Д. дисциплинарного взыскания.
Начальник отдела кадров Подпись Николаева О. П.
Инспектор по кадрам Подпись Туляков С. Р.
Глава 24 Выписка
Выписка из документа – оформленное в соответствии с определенными требованиями точное воспроизведение фрагмента (какой-либо части) содержания данного документа на твердой (как правило, бумажной) основе [120] . Подготовка выписки из документа оправданна в тех случаях, когда не требуется копийное воспроизведение содержания документа в полном объеме. Порядок оформления выписки из документа определяется руководством компании. Основанием для подготовки и выдачи заинтересованному лицу выписки может служить оформленная в письменном виде заявка (см. в этой связи пример «Журнала учета выписок»), заявление или запрос.
ЖУРНАЛ учета выписок за 2008 год [121]
Рекомендуемыми реквизитами документа являются:
♦ дата документа;
♦ номер документа;
♦ отметка о наименовании вида документа («Выписка»);
♦ текст документа [122] ;
♦ заверительная надпись установленной формы;
♦ оттиск печати, посредством которой заверяется соответствующая надпись.
Пример документа представлен ниже [123] .Приложение № 3
к Административному регламенту
Федерального агентства по управлению
особыми экономическими зонами
от 26 апреля 2007 г.ВЫПИСКА
из реестра резидентов особой экономической зоны
Дата № ___
Настоящая выписка содержит сведения о юридическом лице или индивидуальном предпринимателе согласно данным реестра резидентов особой экономической зоны
____________________________________________________________(полное наименование юридического
_____________________________________________________________
____________________________________________________________(сокращенное наименование юридического лица) ____________________________________________________________
(фирменное наименование)
_____________________________________________________________
____________________________________________________________(адрес (место нахождения) юридического лица/место жительства индивидуального предпринимателя)
ИНН организации ______________ / КПП _________ / ________
ОГРН: __________________________
ИНН индивидуального предпринимателя ______________________
ОГРНИП: _______________________
«___» «_____________» «____» за регистрационным номером ________
____________________________________________________________(наименование органа, осуществившего регистрацию)
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
Должность уполномоченного лица
органа, осуществившего регистрацию Фамилия И.О.
М.П.Глава 25 Копия
Копия документа – оформленное в соответствии с определенными требованиями точное воспроизведение содержания данного документа на твердой (как правило, бумажной) основе [124] . Порядок оформления копии документа определяется федеральными, территориальными, ведомственными (отраслевыми) нормативными правовыми актами [125] либо руководством компании.
Вместе с тем необходимо обратить внимание на сохраняющий свое действие [126] Указ Президиума Верховного Совета СССР «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» [127] , в соответствии с которым предприятия, учреждения и организации вправе выдавать по заявлениям граждан копии документов, исходящих от этих предприятий, учреждений и организаций и необходимых заявителям для решения вопросов, касающихся их прав и законных интересов. Такие копии должны выдаваться на бланках предприятий, учреждений и организаций [128] .
Указанный порядок распространяется и на выдачу предприятиями, учреждениями и организациями копий имеющихся у них документов, исходящих от других предприятий, учреждений и организаций, если получить непосредственно у последних копии этих документов затруднительно (невозможно). Кроме того, предприятия, учреждения и организации высылают копии имеющихся у них документов по запросам других предприятий, учреждений и организаций, если копии таких документов необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан.
Верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью, кроме того, на копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится на данном предприятии, в учреждении, организации [129] .
Основанием для подготовки и выдачи заинтересованному лицу копии, как и в случае с выпиской из документа, может служить оформленная в письменном виде заявка, заявление или запрос. Рекомендуемыми реквизитами документа являются: