Делопроизводство. Подготовка служебных документов
Шрифт:
Глава 19 Протокол
Протокол – документ, фиксирующий ход проведения мероприятий совещательной и переговорной деятельности, а также некоторых других мероприятий (например, испытаний), включая принятые по их итогам решения. Содержание протокола составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), а также представленных [107] тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений, других документов и материалов, использовавшихся при подготовке и проведении протоколируемого мероприятия. Ведение записей во время протокольного мероприятия, сбор материалов и подготовка текста поручаются сотруднику секретариата (отдела делопроизводства). По окончании
Текст протокола должен быть подготовлен не позднее чем через три рабочих дня после проведения протокольного мероприятия [108] . Как правило, он состоит из двух частей – вводной и основной. Во вводной части протокола указываются сведения:
♦ о председателе (председательствующем) и секретаре;
♦ присутствовавших – в виде списка (фамилии, инициалы, должности) или указания их количества со ссылкой на прилагаемый к протоколу список;
♦ повестке дня;
♦ докладчиках (информаторах) по каждому пункту повестки дня.
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня.
Текст каждого раздела документа строится по схеме: СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ). Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой, формулируется в предложном падеже и располагается с выравниванием по центру. Ниже указываются фамилии
должностных лиц, выступавших на заседании (совещании), и приводится краткое содержание их выступлений при рассмотрении соответствующего вопроса. Уточним, что содержание докладов и выступлений излагается непосредственно в тексте протокола или прилагается к нему, в последнем случае в тексте делается сноска «Текст выступления прилагается». Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью, при необходимости приводятся итоги голосования. Содержание особого мнения, высказанного участниками протокольного мероприятия во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения) [109] .
Датой протокола является дата протокольного мероприятия. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года. Нумерация ведется отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы технических, научных и экспертных советов и др. Номера постановлений (решений), принятых на протокольных мероприятиях, состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера постановления (решения) в пределах соответствующего вопроса. Копии протоколов, предварительно заверенные печатью компании, при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки. Указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение соответствующего вопроса [110] . Протокол подписывается председательствующим и секретарем. Оформление протокола производится на общем бланке компании. Документ имеет следующие реквизиты [111] :
♦ дата документа;
♦ регистрационный номер документа;
♦ наименование вида документа;
♦ заголовок к тексту;
♦ текст;
♦ подпись (подписи);
♦ отметка о наличии приложения.
Пример документа представлен ниже.
НАИМЕНОВАНИЕ ПРЕДПРИЯТИЯ (ОРГАНИЗАЦИИ, УЧРЕЖДЕНИЯ) В СООТВЕТСТВИИ С УЧРЕДИТЕЛЬНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ
________________________________________
ПРОТОКОЛ ЗАСЕДАНИЯ АТТЕСТАЦИОННОЙ КОМИССИИГлава 20
Акт – документ, фиксирующий фактическое состояние дел на определенный момент (период) времени. Содержание акта составляется на основании показаний очевидцев фиксируемого в нем события, данных регистрирующей аппаратуры и т. п.
В общем случае текст документа состоит из двух частей – вводной и констатирующей. Во вводной части указываются сведения о дате, времени и месте фиксируемого события или (и) сведения о документе, на основании которого документируется факт (событие, действие и т. п.), а также сведения о лицах, участвующих в подготовке акта. Наименования их должностей, фамилии и инициалы указываются в именительном падеже. Если акт подготовлен комиссией, то первым указывается председатель комиссии, затем, при наличии, – заместитель (заместители) председателя, а после этого (в алфавитном порядке) – члены комиссии (включая секретаря) [112] .
В констатирующей части акта излагаются цели и задачи, характер проделанной работы, установленные факты, выводы и заключения. В конце акта указываются сведения о количестве экземпляров акта и месте их хранения.
Акт подписывается не менее чем тремя лицами, а акт комиссии – всеми членами комиссии. Оформление акта производится на соответствующем бланке или листе писчей бумаги формата А4. Документ имеет следующие реквизиты [113] :
♦ дата документа;
♦ регистрационный номер документа;
♦ наименование вида документа;
♦ заголовок к тексту;
♦ текст;
♦ подписи;
♦ отметка о наличии приложения;
♦ оттиск печати [114] .
Пример документа представлен ниже.
НАИМЕНОВАНИЕ ПРЕДПРИЯТИЯ (ОРГАНИЗАЦИИ, УЧРЕЖДЕНИЯ) В СООТВЕТСТВИИ С УЧРЕДИТЕЛЬНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ
__________________________________________________________________
АКТ№ 00000000 00.00.0000
Настоящий акт составлен в том, что
техник-технолог Жуков Денис Евгеньевич
___________________________________________________________________________
( наименование должности, фамилия, имя, отчество сотрудника )
отказался (нужное подчеркнуть) :
а) от росписи в Перечне должностей (рабочих мест), на которые он мог быть переведен в порядке, предусмотренном частью третьей статьи 81 Трудового кодекса РФ;
б) от письменного выражения согласия с переводом на другую должность (рабочее место) в порядке, предусмотренном частью третьей статьи 81 Трудового кодекса РФ.Подписи лиц, удостоверяющих факт отказа:
Наименование должности подпись И. О. Фамилия
Наименование должности подпись И. О. Фамилия
Наименование должности подпись И. О. ФамилияГлава 21 Справка [115]
Справка – документ, описывающий или подтверждающий содержание тех или иных фактов (событий и т. п.). Подобные справки выдаются в порядке исполнения запросов других предприятий (организаций, учреждении), а также отдельных граждан (в том числе сотрудников компании).
В содержании справки указываются [116] :
♦ фамилия, имя, отчество лица, о котором сообщаются сведения (в именительном падеже);
♦ должность указанного лица;
♦ описание (подтверждение) соответствующих сведений;
♦ указание о том, для каких целей выдана справка.
В общем случае срок подготовки справки не должен превышать 15 дней, если при этом не требуется сбор дополнительной информации или (и) проверка соответствующих сведений с привлечением иных материалов и документов. Указанный выше срок может быть увеличен – но не более чем на месяц – в случае, если для подготовки соответствующей справки необходимо: