HR-инжиниринг

Кондратьев Вячеслав Владимирович

6.2. Программный комплекс поддержки управления человеческими ресурсами

Рис. 6.2.1. Архитектура программного комплекса управления человеческими ресурсами

Программный комплекс – это интегрированное, готовое к работе программно-методологическое решение, позволяющее автоматизировать процессы управления человеческими ресурсами компании в следующих областях (и посредством соответствующих подсистем комплекса) (рис. 6.2.1).

Операционное управление:

– штатное расписание и организационная структура предприятия;

– кадровый учет;

– табельный учет;

– ведение нарядов и путевых листов;

– расчет оплаты труда;

– кадровое делопроизводство и документооборот.

Администрирование (управление кадровыми процессами):

– управление подбором, развитием, оценкой, стимулированием (контроль, планирование, анализ);

– управление компетенциями.

Стратегическое управление:

– бизнес-анализ;

– оптимизация;

– прогнозирование.

Подсистема организационного моделирования занимает особое место в корпоративной информационной системе, поскольку она не автоматизирует процессы, а

задает исходные шаблоны для построения количественных моделей во всех предметных областях менеджмента. В части управления человеческими ресурсами эта подсистема поддерживает организационные контуры кадровой деятельности (передает информацию о структурном и процессном устройстве компании, задает целевые показатели деятельности и др.).

Процесс управления поддерживается программным комплексом в части полной или частичной автоматизации следующих видов деятельности:

– целеполагания – задаются значения, достижение которых к определенному моменту времени будет означать успешную деятельность компании;

– регистрации – фиксируются текущие значения критериев управления;

– контроля – сравниваются текущие и целевые значения критериев управления для определения промежуточных результатов управления объектом;

– прогнозирования и моделирования – осуществляется поиск вариантов/сценариев развития;

– принятия управленческих решений – определяется воздействие для достижения цели управления или принимается решение о необходимости и возможности его изменения;

– планирования ресурсов – определяется потребность в ресурсах, необходимых для выполнения принятых управленческих решений;

– администрирования – выполняются функции формализации и преобразования принятых управленческих решений в упорядоченные управляющие воздействия.

Специалисты полагают, что во многих российских компаниях достаточно хорошо решены вопросы автоматизации кадрового учета и делопроизводства, а остальные – особенно административные и управленческие – функции поддерживаются крайне слабо. Стратегическое управление практически не поддерживается.

Рис. 6.2.2. Архитектура работ по разработке и внедрению комплексного программного решения

Возможности современных информационных технологий по повышению эффективности деловых процессов предприятия весьма разнообразны, а проекты по их внедрению – сложны в силу воздействия на различные стороны жизни предприятия (люди, порядок работы, технологическое обеспечение). Это существенно повышает риски на таких проектах. Поэтому проектные работы должны быть основаны на мощной, проверенной и хорошо зарекомендовавшей себя методологии внедрения (рис. 6.2.2; 6.2.3).

Для управления работами с учетом целей проекта и изложенных выше посылок следуют действия, выполняемые на проекте, организовать в виде процессов. Каждый процесс объединяет смежные цели, требования к исполнителям, входные данные и выходные результаты (рис. 6.2.4). Для каждого процесса на начальной стадии должны быть согласованы и определены:

– лица, ответственные за работу по процессу;

– ресурсы исполнителя;

– ресурсы заказчика, привлекаемые к обследованию, координации и оценке качества работ;

– формы, периодичность и полнота отчетности.

Рис. 6.2.3. Состав проекта автоматизации в виде рабочих процессов

Такая группировка удобна для управления рабочей группой и обеспечивает «экспертные зоны». На рисунке 6.2.4 процессы показаны в виде прямоугольников. Расположение прямоугольников отражает временное распределение работ от начала до конца проекта.

Для максимального ускорения выполнения проекта рабочие процессы начинают исполняться с самых первых его фаз. Так, например, некоторые работы по обучению начинаются уже на первой фазе проекта, а не после фазы разработки, как это было бы при более традиционном подходе. Аналогично и по другим процессам.

Для обеспечения контроля над проектом и выделения контрольных точек, позволяющих наблюдать прогресс проекта, работы сведены в фазы. Каждая фаза позволяет достичь конкретной цели на проекте и определяет дальнейшие работы. В рамках одной фазы проектная команда выполняет работы нескольких проектных процессов. На рисунке 6.2.4 представлено соотношение проектных процессов и проектных фаз, графически показано временное распределение и объем работ по каждому процессу.

Указанный подход создает надежную основу для структуризации, контроля и управления ресурсами проекта.

Главной целью создания программного комплекса является повышение эффективности системы управления человеческими ресурсами. Для достижения главной цели необходимо решить задачи, лежащие в технической, технологической, методологической, организационной и других сферах.

В технической:

– обеспечение защиты конфиденциальной информации от несанкционированного доступа;

– создание электронных архивов с необходимой глубиной хранения;

– унификация взаимодействия с другими корпоративными информационными системами и внешним информационным окружением;

– унификация технологии на основе единых технических решений и стандартных программных средств;

– автоматизация процесса ввода и обработки информации;

– обеспечение полноты и достоверности оперативной информации о состоянии управления человеческими ресурсами.

Рис. 6.2.4. Распределение рабочих процессов по фазам проекта

В технологической:

– сокращение бумажного документооборота;

– сокращение ручного труда;

– упрощение технологии прохождения документов;

– формирование отчетов;

– поддержка принятия решений;

– управление системой подготовки квалификации.

В производственно-экономической:

– сокращение трудозатрат на производственные операции, связанные с учетом персонала и подготовкой документов;

– повышение производительности и эффективности труда, сокращение затрат на подготовку и доставку документов;

– улучшение условий труда работников, участвующих в документообороте;

– исключение дублирования информации в различных подразделениях и связанных с этим ошибок;

– сокращение бумажного документооборота и затрат времени на формирование отчетной информации;

– повышение уровня квалификации работников;

– создание единого банка персональных данных сотрудников.

В конечном итоге программный комплекс позволяет достичь следующих результатов:

– значительно снизить затраты на управление за счет создания единой кадровой базы данных, полученных на различных участках учета и анализа;

– уменьшить

трудозатраты на выполнение рутинных работ и обеспечить мгновенный поиск информации;

– повысить производительность труда;

– увеличить рентабельность кадровой деятельности;

– повысить стоимость интеллектуальных активов компании.

Обязательные свойства программного комплекса поддержки управления человеческими ресурсами (рис. 6.2.5)

Гибкость – быстрая настройка программного обеспечения в соответствии с особенностями учета, принятыми на конкретном предприятии.

Масштабируемость – изменение вычислительной мощи системы по мере совершенствования структуры предприятия без серьезных изменений в базовом ПО.

Интеграция – программный комплекс функционирует как автономно, так и совместно с различными финансовыми системами.

Рис. 6.2.5. Требования к программному комплексу поддержки управления человеческими ресурсами

Корпоративность – оптимальное использование исходной информации, позволяющее объединить все данные, обрабатываемые в подразделениях, в единое информационное пространство.

Соответствие российскому законодательству – все программные продукты компании полностью адаптированы к российскому законодательству.

Распределенность – организация работы в единой информационной среде для пользователей, территориально удаленных друг от друга.

Надежность – оперативное восстановление данных при возникновении нештатных ситуаций.

Клиент-серверная технология – существенно уменьшает нагрузку сети, увеличивает скорость обработки данных, снижает требования к аппаратному обеспечению, что позволяет гибко подойти к вопросам его обновления.

Быстрота внедрения – переход на учет и расчет зарплаты должен происходить в срок не более чем 1,5 месяца (при условии нормальной исходной структуры данных).

Ниже приведены типовые функционалы модулей программного комплекса (рис. 6.2.6–6.2.13).

Широта применения в экономике. Сбор, учет и анализ данных о персонале предприятий любого профиля и любой отрасли.

Рис. 6.2.6. Типовой функционал модуля программного комплекса «Кадры»

Объем кадровых данных. Сбор и хранение широкого спектра данных о сотрудниках предприятия, включая фотографии.

Широта кадровых задач. Решение следующих задач:

– описание структуры предприятия;

– формирование штатного расписания;

– ведение системы приказов;

– планирование графика отпусков;

– поддержка развернутого досье сотрудника;

– создание любых отчетов, справок и форм, в том числе статистических: Т-1, Т-2, Т-4, Т-5, Т-6, Т-8.

Автономность настроек. Используя сервисные возможности программы, пользователь, даже не обладающий навыками программирования, может добавить любое количество таблиц и справочников, необходимых для накопления данных о сотрудниках.

Рис. 6.2.7. Типовой функционал модуля программного комплекса «Зарплата»

Объем видов начисления. Расчет любых видов оплат и удержаний: оклад, тарифная ставка, премии, региональные надбавки, отпуска, больничные листы, материальная помощь, алименты, оплата в валюте, расчет от обратного, подоходный и пенсионный налоги и пр. Расчет коллективного заработка.

Объем сгенерированных отчетов. Формирование любых выходных документов, в том числе таких, как ведомости Т-49, Т-51, Т-53; списки; своды; лицевые счета Т-54 и Т-54а; кассовые ордера. Автоматизированная генерация отчетов в ИМНС, в том числе в «электронном» формате.

Автономность настроек. Простая для корпоративного пользователя и гибкая система настройки, позволяющая легко адаптироваться к изменениям законодательства. Полная адаптация к Налоговому кодексу РФ.

Интеграция с финансовыми системами. Возможности экспорта итоговых данных по оплате труда в форме бухгалтерских проводок в различные финансовые системы.

Коррекция начисления. Учет начисленных, но своевременно не выплаченных сумм. Корректное исчисление налогов с этих сумм и соответствующее отражение во всех налоговых справках.

Рис. 6.2.8. Типовой функционал модуля программного комплекса «Табельный учет»

Автоматизированный ввод и обработка данных. Обеспечение ввода и обработки табельных данных для программного комплекса.

Максимальная приближенность работы с модулем к работе табельщиков.

Автоматизированный анализ. Анализ отработанного времени по типам времени и различным аналитическим признакам. Автоматический расчет циклов графиков.

Генерирование статистической отчетности. Расчет среднесписочной численности сотрудников на предприятии в соответствии с требованиями Росстата. Возможность автоматической передачи данных в модуль «Зарплата».

Рис. 6.2.9. Типовой функционал модуля программного комплекса «Учет выполненных работ»

Расчет комплексных работ. Расчет комплексных работ на основе системы расценок элементарных операций, нормативов времени и количества продукции.

Формирование исторических данных. Накопление многолетних данных о выполненных работах с учетом затраченного времени (без необходимости каждый год создавать новую базу).

Итерационное распределение коллективного заработка. Возможность итерационного распределения коллективного заработка между сотрудниками с помощью гибкой системы формул, учитывающих индивидуальные коэффициенты (КТУ), объем выполненной работы и величину отработанного времени.

Рис. 6.2.10. Типовой функционал модуля программного комплекса «Персонифицированный пенсионный учет»

Автоматизация сбора, хранения учета и анализ персональной информации. Автоматизированный сбор, учет и анализ персональной информации со дня начала трудовой деятельности человека и в течение всей его жизни, в том числе: доходов, стажа, отчислений в Пенсионный фонд России (ПФР). Автоматизация работы с документами и генерирование отчетности. Хранение, поиск, просмотр и редактирование всех документов персонифицированного пенсионного учета и формирование их в соответствии с требованиями ПФР в виде бумажных документов и в электронном виде.