Компьютер для бухгалтера
Шрифт:
...
Примечание
Если затребованное количество превышает имеющееся на складе, то документ не будет проведен и об этом будет выведено сообщение в окне сообщений.
Оплата полученных материалов
Наиболее грамотный способ проведения операции по оплате полученных материалов – создание платежного поручения и ввод проводок в журнал операций после получения банковской выписки. Откройте документ Платежное поручение. Обязательно укажите плательщика, договор, сумму платежного поручения (в нашем примере это фабрика «Заря», договор поставки № 2 от 01.09.2003 г., сумма – 1000 р.).
...
Совет
Введите заранее данные о контрагенте в справочник Контрагенты. Не забудьте указать расчетный счет контрагента и банк для расчетов.
После получения банковской выписки проделайте следующее: откройте документ Выписка и щелкните на кнопке Подбор по платежным документам. Откроется окно Платежные документы. Выберите двойным щелчком платежное поручение, по которому получена выписка, и щелкните на кнопке ОК. Если все сделано правильно, появляется сообщение о проведении документа Выписка. Проводки по документу формируются автоматически.
Создание записи в книге покупок
Запись книги покупок можно оформить после проведения оплаты за поставленные материалы:
1. В журнале операций выберите документ Счет-фактура полученный.
2. Щелкните на кнопке Ввести на основании на панели инструментов открытого журнала. Откроется документ Запись книги покупок.
3. В документе Запись книги покупок укажите дату оплаты счета-фактуры в поле Дата оплаты счета-фактуры.
4. Щелкните на кнопке ОК, чтобы сохранить документ.
В отчете Книга покупок появилась соответствующая запись. Проводки по документу Запись книги покупок формируются автоматически.
Глава 17 Приемы эффективной работы
Изо дня в день по много раз бухгалтеру приходится оформлять одни и те же документы и операции. Существуют ли способы ускорить работу?
Такие приемы быстрой работы в программе будут описаны в данной главе. Если применять их, вы значительно ускорите процесс ввода документов и проводок в журнал операций.
При первом знакомстве с программой эту главу можно пропустить, так как она представляет определенную сложность для новичков. Если это издание станет вашей настольной книгой, то при появлении навыков в работе можно вернуться к данной главе.
• Типовые операции
• Как использовать корректные проводки
• Последний совет
Типовые операции
Одним из способов ускорения работы является использование типовых операций.
Как известно, бухгалтерские операции повторяются из месяца в месяц, поэтому очень удобно оформить эти операции как типовые, а затем использовать в работе.
Описание
В программе уже имеется довольно большой набор типовых операций. Все они приводятся в окне Типовые операции, открыть которое можно с помощью меню Операции -> Типовые операции.
Операции объединены в группы. Группы изображаются значками в виде папок желтого цвета. Чтобы открыть группу, дважды щелкните на изображении папки. В группе содержатся записи об операциях одного вида, например о начислении зарплаты работникам различных отделов.
Использование
1. Откройте журнал операций.
2. Щелкните на кнопке Ввести операцию, используя типовую на панели инструментов журнала. Откроется список типовых операций.
3. Выберите типовую операцию, нажмите клавишу Enter или дважды щелкните на операции.
4. В открывшемся окне уже введены дебеты и кредиты проводок данной операции. Выберите нужные субконто, проставьте суммы проводок.
5. Для того чтобы сохранить операцию, щелкните на кнопке ОК.
Создание
В добавление к уже имеющемуся в программе перечню типовых операций бухгалтер может создать свою типовую операцию. Приведем пример создания типовой операции.
Допустим, необходимо ввести новую типовую операцию, содержание которой иллюстрирует табл. 17.1.
Таблица 17.1. Содержание создаваемой типовой операции
Для создания операции выполните следующие действия:
1. Откройте окно Типовые операции командой Операции -> Типовые операции.
2. Щелкните на кнопке Ввод новой строки.
3. В графе Наименование появится курсор. Укажите название типовой операции, в данном случае – Поступление на расчетный счет, затем нажмите клавишу Enter.
4. Определив название операции, запишите ее проводки. Выберите название типовой операции и нажмите клавишу Enter.
5. В открывшемся окне Операция укажите дебет и кредит проводки, а также, при необходимости, субконто. Если вы знакомы с макроязыком, в поле Формула можно ввести формулу.
6. Сохраните типовую операцию.
Как использовать корректные проводки
В программе предусмотрен контроль корректности введения проводок в журнал операций. Включить режим контроля можно, например, из пункта меню Сервис -> Параметры, на вкладке Операция установить флажок Проверять проводки при записи операции.
При включенном режиме будут автоматически проверяться проводки при сохранении в журнале операций. Использование этого режима позволяет исключить ошибки при вводе. Проводки сравниваются со списком корректных проводок из справочника Корректные проводки. Его можно открыть командой Операции -> Корректные проводки.
Проверка производится следующим образом. При сохранении введенной операции, если проводки нет в списке корректных проводок, на экране появится диалоговое окно Проверка корректности проводок.