Корпоративная презентация: Как продать идею за 10 слайдов
Шрифт:
В бизнесе распространена просьба заранее, до встречи, выслать клиенту файл со слайдами. Те, кто просит прислать презентацию по электронной почте, предполагают, что слайды одинаково хороши и для визуальной поддержки живой речи продавца, и для предоставления полной информации по ее содержанию.
Слайды презентации скорее похожи на нотную запись, которую нужно озвучить. Отправлять их по электронной почте – все равно что присылать по почте ноты, чтобы получатель сделал выводы о том, насколько хорошо будет звучать музыкальное произведение.
PowerPoint нужен для того, чтобы визуализировать информацию: акцентировать внимание на самом важном, помочь рассказать историю, доказать точку зрения, вовлечь аудиторию. PowerPoint не предназначен для создания масштабных документов. Для работы с текстом существуют другие программы.
Слайдомент –
Примеры слайдоментов
К сожалению, в российской корпоративной культуре распространено использование слайдов как слайдоментов. Что делать?
Решение простое:
Готовя презентацию, создавайте по отдельности слайды и печатные документы для раздачи участникам встречи.
В слайдах лучше использовать только ту часть данных, которая непосредственно подкрепляет озвучиваемую идею.
Эффективная презентация состоит из трех элементов .
1. Проецируемые слайды – визуальные, в них, насколько это возможно, – минимум текста, максимум изображений, несущих смысловую нагрузку. Это наглядно и просто.
2. Текстовое содержание презентации. Аргументы, факты, доказательства, эмоции, примеры должны быть в устной речи презентатора. Но не на слайдах!
3. Раздаточные материалы должны обеспечивать ту же глубину и охват, что и живое выступление. Люди больше доверяют тому, что они могут потрогать и унести с собой, чем исчезающим изображениям проектора. Печатные документы внушают уважение. К тому же раздаточные материалы документируют ваше общение с аудиторией.
Да, подобное разделение потребует дополнительных усилий со стороны презентатора. Но именно благодаря разделению качество слайдов и раздаточных материалов значительно возрастет.
Раздаточные материалы
Слова и слайды забываются, а раздаточные материалы остаются постоянным, осязаемым напоминанием. Иногда выступающие раздают печатные материалы до начала презентации – и сталкиваются с ситуацией, когда люди начинает читать тексты, игнорируя то, что выступающий говорит в настоящий момент. Поэтому важно вести аудиторию за собой шаг за шагом, не теряя ее и не перегружая излишней информацией.
Не экономьте время, пытаясь объединить слайды и раздаточные материалы. Делая слайды по принципу «два в одном», вы лишь перегрузите аудиторию излишней информацией и создадите слайдомент.
Правда, в некоторых компаниях существуют строгие правила, определяющие, что может быть использовано в презентации и какими должны быть раздаточные материалы. В одном российском банке, например, на внутренних заседаниях нельзя делать презентацию, в которой больше 15 слайдов, а если слайд на экране отличается от раздаточных материалов – увольнение.
Это неправильно. Вместо этого отдельно подготовьте подробные раздаточные материалы, а слайды делайте максимально простыми.
Никогда не распространяйте печатную версию ваших слайдов как раздаточный материал. И никогда не раздавайте копии слайдов до начала презентации.Одно из свойств качественных слайдов хорошо подготовленной презентации – слайды без презентатора должны быть бесполезны, но понятны только тому, кто лично был на презентации.
Задумайтесь: если слайды самодостаточны и могут сами по себе донести вашу идею, зачем тогда нужны вы и зачем вообще нужно было делать презентацию?
В какой момент следует распространить раздаточные материалы: до, во время или после презентации? В каком виде? План презентации? Распечатанные слайды? Написанный текст?
Ответ кроется в сравнении того, что мы получим и что потеряем, раздав
Раздавая материалы, помните:
как только мы раздаем что-то аудитории, мы сразу же теряем 50 % внимания участников;
нужно приложить дополнительные усилия для удержания внимания, чтобы предотвратить пролистывание материалов вперед;
если участники все же забегают вперед, тактично и настойчиво верните их обратно на страницу, на которой нужно сфокусироваться.Допустим, вы делаете презентацию для руководителей компании-клиента. Ваша стратегия заключается в том, чтобы подвести слушателей к вашему решению, последовательно демонстрируя слайд за слайдом. Прежде чем начать, вы раздаете распечатанные копии слайдов с тем, чтобы они могли легко следить за ходом презентации. Но во время презентации все происходит по-другому: вы объясняете слайд № 2, а генеральный директор и президент уже пролистали до последней страницы, чтобы добраться до заключения. Стратегия презентации нарушена, и вам нужно приложить дополнительные усилия, чтобы вернуть внимание.
Перед небольшой аудиторией я использую один из двух вариантов:
выдаю не всю подшивку сразу, а по одному листу – это позволяет удерживать и направлять внимание клиентов;
раздаю материалы до того, как начать отвечать на вопросы, – это позволяет более информированной части присутствующих сформулировать полезные вопросы.Подготовьте содержание раздаточных материалов таким образом, чтобы их можно было использовать для вовлечения аудитории: подкрепить всю презентацию в целом, помочь участникам встречи следить за ходом презентации, визуально усилить ключевые идеи, организовать групповое обсуждение, разобрать практические примеры, резюмировать основные моменты презентации.
Подготовив исчерпывающие раздаточные материалы, можно не беспокоиться из-за исключения каких-то деталей из слайдов.
Часто задаваемые вопросы
– Нужно ли всегда использовать проектор?
Не обязательно. Из трех главных инструментов, полезных при проведении презентации, – ноутбука со слайдами, распечатанных слайдов и проектора, – вы можете выбрать нужный в зависимости от числа участников.
Презентация для 3–10 человек, как правило, требует слайдовой презентации и подготовленных печатных материалов.
Презентация группам, в которых больше 10 человек, конечно, всегда требует слайдов. Если презентация включает слишком много информации, возможно, потребуется распространить печатные материалы заранее. Важно понимать, что чем больше участников, тем труднее учесть все нюансы и потребности. В группе могут оказаться люди, которых вы никогда не видели, и именно они будут теми, кто принимает решение. Они могут ничего не знать ни о вашем продукте, ни о предварительных договоренностях с кем-то внутри организации. Чем меньше аудитория, тем неформальней проходит презентация. Придерживайтесь разговорного формата и постоянно поддерживайте зрительный контакт со всеми участниками. С ростом группы должен меняться только один параметр – степень доминирования презентатора.– Я пишу текст, а затем его заучиваю. Правильно ли это?
Из-за старой школьной привычки создавать тексты, рассчитанные на чтение, а не на произнесение, презентаторам не хватает навыка говорения. В результате они больше вещают, чем говорят. Их речь похожа на ответы студента на экзамене, который отвечает, вспоминая заученный текст. В чем отличие живой речи от письменной? Прежде всего – в интонации, которая выражает отношение говорящего к тому, о чем идет речь. В устной речи иначе строятся фразы. Вы импровизируете. Но это не значит, что готовиться не обязательно. Наоборот! Что делать?
Можно написать текст, но не для того, чтобы заучить дословно, а для того, чтобы говорить, не опасаясь, что фраза получится не столь гладкой, как письменная. У презентации будет разговорный стиль!– Когда лучше раздавать печатные материалы? Раздайте их в самом конце, так, чтобы людям было в буквальном смысле «что вынести», иначе они будут шуршать страницами, пока вы будете говорить. Если вам нужно показать что-то распечатанное к конкретному слайду в презентации, пусть это будет один (!) лист формата А4.
– Каким по счету лучше выступать? Если есть возможность, постарайтесь выступить последним. У последнего презентатора есть значительное преимущество. Клиент уже выслушал трех (а то и пятерых) ваших конкурентов, и только у вас есть возможность развеять сомнения и опасения, которые успели у него появиться. У ваших предшественников такого шанса нет.