1С:Предприятие. Зарплата и кадры. Секреты работы
Шрифт:
Существует также поиск по произвольному критерию. Для этого необходимо выбрать в меню Действия главного меню программы пункт Искать в группе Поиск . На экран будет выдано диалоговое окно Поиск (рис. 4.19).
Наиболее востребованным является критерий поиска по контрагенту. Из раскрывающегося списка выбирается тип "Справочник Сотрудники", а в верхнем поле из справочника "Сотрудники" — нужный сотрудник. После нажатия кнопки Поиск в журнале останется выборка документов по заданному сотруднику. На рис. 4.20 приведен список, из которого видно, что можно задавать и строку, и дату, и число, надо только поставить курсор мыши в нужную колонку и указать признак По одной колонке . Шаблон для поиска задается в зависимости от выбранного типа в верхнем поле. Если вы установите флажок Различать регистры , одинаковые буквы, набранные в разных регистрах,
На панель инструментов не вынесена кнопка Подчиненные документы , но в меню Действия соответствующий пункт есть. Если на основании документа были сформированы документы "Начисление заработной платы", "Бухгалтерский учет начислений и удержаний" и т. п., то при выборе пункта Подчиненные документы откроется журнал подчиненных документов с этими документами. Есть и другая возможность доступа к подчиненным документам в журнале. В нижней части окна журнала нажатием кнопки Действия выбрать пункт из предложенного меню Структура подчиненности (рис. 4.21). Для открытия документа в режиме структуры подчиненности необходимо дважды щелкнуть мышью на названии документа или нажать клавишу <Enter>. Документ можно отредактировать и провести.
После нажатия кнопки Действия предлагается сделать выбор из списка:
✓ "Структура подчиненности" — перечень документов, подчиненных текущему документу;
✓ "Движения документа" — движения расчетов по текущему документу.
Кнопка Действия присутствует и во всех документах конфигурации.Общие приемы работы с документами
Как видно на рис. 4.22, все журналы делятся на несколько групп.
В последней группе находится обобщенный специальный журнал "Общий
журнал документов". Этот журнал будет рассмотрен в конце главы, т. к. проиллюстрировать методы работы с ним можно будет на определенном количестве уже введенных документов.
К первой группе относится интегрированный журнал "Начисление зарплаты", в котором формируются следующие документы:
✓ "Начисление заработной платы";
✓ "Табель отработанного времени";
✓ "Накопленная задолженность";
✓ "Ввод начального сальдо по расчетам с сотрудниками";
✓ "Бухгалтерский учет начислений".
Ко второй группе относятся журналы, связанные с начислениями и удержаниями:
✓ "Журнал начислений";
✓ "Журнал удержаний";
✓ "Журнал ввод расчетов сотрудников".
К третьей группе относится журнал документов отклонений, в котором формируются и хранятся следующие документы:
✓ "Больничный лист";
✓ "Отпуск";
✓ "Оплата по среднему заработку";
✓ "Невыходы";
✓ "Работа в праздничные дни".
К четвертой группе относится журнал налоговых документов, в котором формируются и хранятся следующие документы:
✓ "Начисление налогов";
✓ "Возврат НДФЛ";
✓ "Пересчет НДФЛ";
✓ "Сведения для расчета ЕСН".
К пятой группе относится журнал выплат, в котором формируются и хранятся следующие документы:
✓ "Выплата заработной платы";
✓ "Депонирование";
✓ "Выплата депонента";
✓ "Возврат задолженности".
К шестой группе относится журнал кадровых приказов, в котором формируются и хранятся следующие документы:
✓ "Кадровое перемещение";
✓ "Приказ по отпуску";
✓ "Увольнение";
✓ "Перерасчет окладов по предприятию";
✓ "Приказ по предприятию";
✓ "Изменения в штатном расписании".
К седьмой группе относится журнал исправлений, в котором формируются и хранятся следующие документы:
✓ "Документ сторно";
✓ "Исправление". При выборе пользователем необходимого документа на экране появляется диалоговое окно, объединяющее форму документа и инструментальную панель, позволяющую выполнять различные действия при работе с документом. Рассмотрим панель инструментов окна документа (рис. 4.23, табл. 4.4 и 4.5).
Таблица 4.4. Кнопки панели инструментов окна документа
Все действия, назначенные кнопкам, можно выбрать из меню Действия или в контекстном меню, вызываемом нажатием правой клавиши мыши. В нижней части окна документа есть специальные кнопки.
Таблица 4.5. Специальные кнопки окна документа
В диалоговых окнах тех документов, где предусматривается расчет списка сотрудников, предусмотрены специальные режимы заполнения списка сотрудников.
В диалоговом окне документа кнопка Заполнить предназначена для первоначального заполнения документа из справочника "Сотрудники". При нажатии кнопки Заполнить пользователю предлагается диалоговое окно Заполнить список сотрудников для задания параметров подбора сотрудников (рис. 4.24). Реквизит Подразделение заполняется выбором из справочника "Подразделения". В случае, если подразделение не выбрано, список заполняется по всем подразделениям. Реквизит Группа заполняется выбором из списка групп справочника "Сотрудники". Пользователю также предлагается задать категории сотрудников для заполнения включением соответствующего признака. Нажатием кнопки OK документ заполняется заданным списком сотрудников.
С помощью кнопки Подбор в документах открывается справочник "Сотрудники", в котором пользователь задает двойным щелчком список сотрудников.
В разд. "Общая схема работы программы" главы 1 (см. рис. 1.5) показаны блоки документов, чтобы систематизировать обилие документов в программе. В следующих разделах будут детализированы эти блоки.Ввод начальных остатков
Очень часто возникают случаи, когда пользователь начинает работу с программой, уже имея рассчитанную заработную плату с начала года, например, вручную. При этом может возникнуть желание иметь всю информацию по заработной плате в программе. Это значительно облегчит и ввод начальных данных (не придется вводить данные о доходах сотрудника с начала года), и получение отчетности для ИМНС и ПФР. Вы можете произвести полный расчет заработной платы с начала года и сверить ваши результаты с результатами, сформированными программой. Причем, если обнаружится расхождение в результатах, то пользователь может вручную внести исправления прямо в журнале расчетов. Если вы по каким-то причинам можете исправить свои результаты (например, если еще не сдана отчетность), то лучше это сделать сразу.
В случае начала расчета с середины года необходимо ввести данные о доходах сотрудников с начала года на предприятии. В противном случае результаты расчета налога на доходы будут неверными.
Журнал расчетов не содержит ни одной записи. Для нормальной работы программы необходимо установить текущий период журнала расчетов. Если вы хотите занести информацию о заработной плате сотрудников с начала года, то текущим периодом необходимо выбрать январь месяц. Иначе, текущим периодом надо установить тот месяц, за который будет производиться расчет.
Ввод начальных остатков осуществляется в журнале расчета зарплаты. Документ вызывается из пункта Ввод начального сальдо меню Регламенты (рис. 4.25).
Документ предназначен для ввода сальдо по сотрудникам на начало первого расчетного периода перед тем, как начинать расчет заработной платы. Если на начало расчетного периода у сотрудников имелось сальдо по заработной плате за прошлый и текущий периоды и/или по налогу на доходы, то этот факт нужно отразить в программе. Положительная сумма в колонках Задолж . и Тек. сальдо означает долг предприятия перед работником, отрицательная — наоборот. Положительная сумма в колонке Перепл. НДФЛ означает переплату налога на доходы, отрицательная — долг работника перед бюджетом. В документе вводится список сотрудников (рис. 4.26). В колонке Задолж . указываются суммы накопленной за прошлые месяцы задолженности предприятия по зарплате. В колонке Тек. сальдо проставляется текущее сальдо по заработной плате на начало текущего расчетного периода (положительная сумма для кредитового сальдо, сложившаяся за счет округления при выплате зарплаты, и отрицательная — для дебетового).
После нажатия кнопки OK документ будет проведен и в журнале расчета зарплаты появится три записи в соответствии с заполненными ячейками Задолж., Тек. Сальдо и Перепл. НДФЛ (рис. 4.27).
Начисления
Начало каждого расчета зарплаты начинается с установки нового расчетного периода и первоначального заполнения данных в журнале "Зарплата", если начинается календарный год — смена периода в журнале "Налоги с ФОТ". Период расчета начинается с первого числа месяца и заканчивается последним числом этого же месяца.
После проведения процедуры инициализации расчетного периода обычно следует ввод таких документов, как: кадровые перемещения сотрудников, приказ по премии, ввод премии списком, приказ на доплату, наряды и пр. Ввод и расчет документов типа больничных, приказов на отпуск, приказов на оплату по среднему заработку (т. е. отклонений от нормального режима работы); если необходимо — ввод документа "Начисление дивидендов". Документы по начислениям отражаются в журнале "Начисления".
К начислениям относятся основные виды расчетов:
✓ оплата по окладу, тарифу;
✓ различные доплаты — за совмещение, замещение, совместительство и т. д.;
✓ виды расчетов по среднему заработку — больничные, отпуска;
✓ различные виды премий;
✓ начисления, назначенные суммой — материальная помощь, проездные.