1С:Предприятие. Зарплата и кадры. Секреты работы
Шрифт:
Глава 4 Особенности ведения журналов
В предыдущих главах была рассмотрена система настройки программы и методы работы со справочниками и константами. В следующих главах мы рассмотрим методы работы с документами, схемы их движения, регламент формирования и т. д. Прежде чем мы начнем разговор о конкретных документах, познакомимся с общими принципами их формирования, хранения и систематизации. Любой расчет формируется с помощью соответствующего документа. Набор документов, представленный в программе, покрывает практически все необходимые расчеты. Все сформированные документы группируются по смыслу и операциям в журналах. Например, в "Журнале начислений" хранятся все документы, связанные с начислениями сотрудникам, т. е. операции по счетам в кредит счета 70 "Расчеты по оплате труда". Ряд документов формируются на основании документов, введенных ранее. Этот механизм "ввода на основании" наиболее удачное изобретение программистов, реализованное в программе. Умелое пользование этим механизмом позволяет пользователю отслеживать все хитросплетения расчетов и экономить время.
Следующим этапом после настройки и описания объектов учета будет ввод начального сальдо сотрудников. Но прежде мы рассмотрим методы работы с журналами.
Регистрация изменений данных
Документы вводятся на основании приказов по группам сотрудников, по подразделениям, например, премия к юбилею. Ряд документов вводится для одного сотрудника, например, отпуск или больничный лист. Расчетчику необходимо сгруппировать все документы за период по конкретному сотруднику, быстро найти необходимый документ и, при необходимости, отредактировать его. Для этого предназначены специализированные журналы расчетов:
✓ "Журнал начислений заработной платы";
✓ "Журнал расчета налогов".
Все расчеты по сотрудникам группируются именно в этих журналах, в них же пользователь может ввести или отредактировать любой документ.Общие приемы работы с журналами расчетов
Для получения результата расчета зарплаты используются различные начисления или удержания, которые в программе называются видами расчетов. Журналы расчетов являются средством для хранения и расчета записей, введенных при проведении документов расчета. В журнале расчетов "Зарплата" хранятся архивные и текущие данные результатов расчета. На каждого сотрудника за конкретный период расчета содержатся несколько записей. Записи в журнале расчетов являются видами расчетов, которые вводятся только документами. Из журнала расчетов можно ввести любой документ, используя кнопку на панели журнала расчетов. Журнал расчетов "Зарплата" имеет месячную периодичность.
Для открытия журнала расчета необходимо в главном меню программы выбрать пункт Документы и из предложенного списка выбрать нужный журнал (рис. 4.1).
Каждая строка журнала отражает единичное событие расчета для того или иного объекта. Объектами расчета служат элементы справочника "Сотрудники". Форма журнала расчета зарплаты в общем случае содержит 7 реквизитов, соответствующих обязательным реквизитам журнала расчета (рис. 4.2):
✓ ФИО ;
✓ Вид расчета;
✓ Дни ;
✓ Часы ;
✓ Результат ;
✓ Начало ;
✓ Окончание .
Значки О состоянии расчета записи можно судить по значку (табл. 4.1).
Таблица 4.1. Кнопки состояния записи
"Плохие" записи могут появиться, например, в случае удаления записей из справочника объектов расчета, т. е. справочника "Сотрудники". При этом записи журнала расчетов, содержащие ссылку на удаленные записи справочника, становятся "плохими" и не участвуют в расчете, не рассматриваются в запросах и при первой же возможности удаляются системой.
Дополнительным цветом обозначаются следующие особенности записей журнала расчетов:
✓ белый цвет — обычные, редактируемые записи текущего периода;
✓ желтый цвет — т. н. "фиксированные" записи, результат расчета которых зафиксирован и не доступен для редактирования;
✓ голубой цвет — архивные записи, т. е. записи предыдущих периодов расчета.
Панель инструментов
Окно журнала расчетов содержит панель инструментов для быстрого доступа к наиболее часто используемым командам работы с журналом расчетов (рис. 4.3, табл. 4.2). Положение панели инструментов в окне (сверху, снизу, справа или слева) можно задать в настройке параметров интерфейса (пункт Параметры меню Сервис главного меню программы). Там же можно вообще запретить ее вывод на экран. По умолчанию панель инструментов располагается в верхней части окна журнала расчетов под строкой заголовка окна.
Таблица 4.2. Кнопки журналов расчетов
Начинающему пользователю рекомендуется контекстное меню Действия , в котором располагаются все кнопки панели инструментов с расшифровкой назначения (рис. 4.4).
Новый документ
Любой вид расчета может быть задан непосредственно в журнале расчетов или в специализированных журналах. Преимущество работы в журнале расчетов заключается в том, что пользователь видит результат ввода сразу и может сделать анализ ошибок.
Новый документ (или расчет) задается нажатием кнопки Новый документ на панели инструментов или выбором пункта Новый документ в меню Действия . Пользователю будет предложено диалоговое окно для выбора вида документа из списка (рис. 4.5).
Большая часть предопределенных видов расчетов предложена в списке отдельным документом. Ряд предопределенных видов расчетов, которые имеют разовый характер начисления или удержания, входят в список документов "Ввод расчета сотруднику" и "Ввод расчета списку сотрудников".
Если в списке видов документов нет нужного вида расчета, введите документ "Ввод расчета сотруднику" или "Ввод расчета списку сотрудников" и выберите необходимый вид расчета в списке данного документа.
Следует обратить особое внимание на то обстоятельство, что в журнале отображаются сразу после проведения только предопределенные виды расчетов. Пользовательские виды расчетов попадают в журнал расчетов только после проведения соответствующего документа "Начисление зарплаты". Для всех сотрудников, которым должен быть произведен расчет в текущем периоде, необходимо создать и провести документ "Начисление зарплаты". Проведенный пользовательский расчет может отсутствовать в журнале по двум причинам:
✓ для объекта расчета отсутствует документ "Начисление зарплаты";
✓ соответствующий документ "Начисление зарплаты" не был перепроведен после ввода расчета.
При попытке проведения документа расчета на предложение программы создать или перепровести документ следует нажать кнопку Да . Данная процедура может занять продолжительное время, в дальнейшем повторный расчет всех объектов также будет занимать время, но для начинающих пользователей это делать необходимо.
Редактирование документа
Следует обратить внимание на назначение двух на первый взгляд одинаковых кнопок: Введено документом и Открыть документ (рис. 4.2). Нажатие кнопки Открыть документ вызывает диалоговое окно первичного документа, которым был задан расчет. Документы, использующие виды расчетов, заданные пользователем, а также долговременные расчеты, вводятся в журнал с помощью базового документа "Начисление зарплаты". С помощью кнопки Введено документом пользователю предоставляется возможность открыть базовый документ.
Отбор в журнале расчетов
В журнале расчетов можно отбирать записи по какому-либо признаку, предварительно заданному при настройке системы. Стандартно в системе определен вид отбора — Основной Элемент . Элемент для отбора выбирается в реквизите Значение отбора из справочника "Сотрудники" (рис. 4.6).
После нажатия кнопки Установить отбор по значению диалоговое окно отбора закрывается, в журнале расчета зарплаты отображаются записи только выбранного сотрудника.
Если пользователь не уверен в том, что для нужного сотрудника есть записи в журнале, он может воспользоваться вариантом отбора из существующих в журнале записей. Для этого пользователю необходимо нажать кнопку Получить список . В списке Существующие значения отобразятся те сотрудники, для которых в журнале расчетов есть записи (рис. 4.7).
Для отбора в журнале необходимо дважды щелкнуть мышью на нужном сотруднике или установить на нем курсор и нажать кнопку Установить отбор . При большом количестве сотрудников целесообразно получать список порциями. Количество сотрудников в порции задается в реквизите Получать по .
Нажатием кнопки Отключить отбор в журнал возвращаются все записи. После нажатия кнопки История отбора (см. рис. 4.2) пользователю предлагается список ранее задаваемых отборов для выбора двойным щелчком нужного варианта (рис. 4.8).
После нажатия кнопки Быстрый отбор по значению (рис. 4.2) в журнале останутся записи только того сотрудника, на котором стоял указатель в момент нажатия.
Если кнопка Все объекты (рис. 4.2) нажата, в журнале отображаются все записи всех объектов, для которых были введены расчеты.
Поиск
При большом штате сотрудников и обилии документов в журнале поиск нужного документа бывает затруднительным. Самый простой способ — быстрый поиск. Для быстрого поиска необходимо установить указатель в графе журнала ФИО и набрать на клавиатуре первые символы фамилии искомого сотрудника. Поиск ведется вниз от текущего положения курсора в журнале.
В случае обнаружения первого введенного символа он отображается в рамке в нижней части графы, а курсор устанавливается в ту ячейку журнала, первые символы значения которой совпадают с введенными. Последний введенный символ можно удалить из строки поиска, нажав клавишу <Backspace>.
При невысокой производительности компьютера и большом количестве сотрудников задержки при поиске бывают больше, чем реакция программы на следующий введенный символ поисковой строки. О процессе поиска информирует строка состояния в нижней части окна программы. Характерным звуковым сигналом пользователь уведомляется о неудачной попытке поиска.
Формирование журнала расчетов
Журнал расчетов формируется автоматически при проведении документов, задающих соответствующие виды расчетов. Документы, использующие виды расчетов, заданные пользователем, а также долговременные расчеты, вводятся в журнал с помощью базового документа "Начисление зарплаты". После проведения или перепроведения документа соответствующие записи журнала становятся "нерассчитанными", и для них необходимо провести расчет.
Расчет записей журнала
Пользователю для расчета записей в журнале расчетов предоставляется три варианта:
✓ "Рассчитать документ";
✓ "Рассчитать объект";
✓ "Рассчитать запись". При выборе варианта "Рассчитать запись" будет рассчитана только одна текущая строка журнала расчетов. При выборе варианта "Рассчитать объект" будут рассчитаны все записи, относящиеся к текущему сотруднику. При выборе варианта "Рассчитать документ" будут рассчитаны все записи, введенные текущим документом. Нет необходимости рассчитывать весь документ, если рассчитать необходимо только одного сотрудника, т. к. расчет документа может занять продолжительное время. С другой стороны, нет смысла рассчитывать документ, например "Ежемесячная премия", пока не рассчитан документ "Начисление зарплаты". Самый удобный режим работы с расчетами включает следующую последовательность действий:
1. Ввести все приказы и начисления.
2. Ввести все удержания.
3. Ввести документ "Табель отработанного времени", если это необходимо для заданной формы оплаты труда.
4. Ввести документы "Больничный лист".
5. Ввести документ "Начисление зарплаты".
6. Рассчитать все документы в журнале расчетов.
7. Отредактировать отклонения в журнале расчетов.