1С:Предприятие. Зарплата и кадры. Секреты работы

Рязанцева Наталья Александровна

Начисление оплаты по окладу, тарифу

Документы начисления оплаты по окладу или тарифу формируются и хранятся в журнале начислений зарплаты. Ввод начальных остатков осуществляется в журнале расчета зарплаты. Журнал вызывается из пункта Начисление зарплаты меню Документы (рис. 4.28).

Для ввода нового документа в журнал необходимо выполнить одно из действий:

✓ в меню Действия выбрать пункт Новый ;

✓ на панели инструментов нажать кнопку Новый ;

✓ нажать клавишу <Ins>.

Для выбора вида документа пользователю предлагается диалоговое окно Выбор вида документа (рис. 4.29).

Рис. 4.29. Диалоговое окно Выбор вида документа

Документ "Начисление заработной платы" обеспечивает ввод в журнал расчетов "Зарплата" видов расчета по основным начислениям, а также все зарегистрированные долгосрочные начисления и удержания, которые оформляются документами "Ввод расчетов сотруднику", "Ввод

расчетов списку сотрудников", "Договор гражданско-правового характера", специализированные документы по удержаниям и др. В документе указывается список сотрудников, который можно автоматически заполнить с помощью одноименной кнопки. Для задания параметров отбора сотрудников в список пользователю предлагается заполнить реквизиты диалогового окна Заполнить список сотрудников (рис. 4.24). Реквизит Способ пользователь задает выбором из списка (рис. 4.30):

✓ "ввод всех начислений и удержаний по сотрудникам";

✓ "переначисление зарплаты по документу";

✓ "переначисление зарплаты за прошлый период".

Каждому сотруднику за месяц можно оформить только один документ "Начисление заработной платы" по каждому основанию. При нарушении этого условия очередной документ не будет проведен с соответствующим предупреждением.

Рис. 4.30. Диалоговое окно Начисление заработной платы

Учет отработанного времени

Отработанное сотрудником время складывается из нескольких составляющих расчета:

✓ отработанное время согласно назначенного сотруднику календаря (см. раздел "Сотрудники");

✓ сверхурочные часы;

✓ приказы об отпусках — учебный, очередной, без содержания;

✓ невыходы по различным причинам;

✓ больничный лист.

Для сотрудников, отработанное время которых не поддается регламентированию при помощи календарей отработанного времени, расчет производится вручную. Для таких сотрудников ежемесячно вводится документ "Табель отработанного времени". У данных сотрудников в обязательном порядке должна быть указана одна из форм оплаты труда "по табелю":

✓ повременно — премиальная по оплате согласно табеля (по дням);

✓ повременно — премиальная по оплате согласно табеля (по часам);

✓ повременно — премиальная по тарифу согласно табеля (по часам);

Табель отработанного времени

Документ вызывается из пункта Начисление зарплаты меню Документы .

Реквизит За период задает месяц, за который вводится табель. Изменение месяца производится кнопками < и >.

Рис. 4.31. Диалоговое окно Табель отработанного времени с разбивкой по дням

Переключатель в верхней части диалогового окна задает режим формирования табеля:

✓ Ввод данных с разбивкой по дням (рис. 4.31);

✓ Ввод данных за месяц в целом (рис. 4.32).

Реквизит Тип отработанных часов индивидуальный для каждого сотрудника и задается выбором из списка:

✓ "Всего отработано времени";

✓ "Вечерние часы";

✓ "Ночные часы";

✓ "Сверхурочные часы (полуторный размер оплаты)";

✓ "Сверхурочные часы (двойной размер оплаты)".

В документе необходимо за каждый календарный день ввести количество отработанных часов, причем вечерние и ночные часы вводятся в отдельных строках документа (рис. 4.31). Для включения введенных данных в расчет документ нужно провести (нажав одноименную кнопку).

Рис. 4.32. Диалоговое окно Табель отработанного времени за месяц в целом

Во избежание разночтений при расчетах данные об отработанном времени на каждого сотрудника за какой-либо месяц можно ввести только в одном документе. При проведении документа будет выдано предупреждение о дублировании данных, и документ не будет проведен (т. е. данные, включенные в документ, не будут учитываться при расчетах).

Кнопка Печать распечатывает введенные в документ данные в форме стандартного "Табеля учета использования рабочего времени". Для сотрудников, отработанное время которых учитывается при помощи календарей отработанного времени, в этом документе можно ввести сверхурочно отработанное время.

При нажатии кнопки Действия пользователю предлагается меню:

✓ Структура подчиненности ;

✓ Движение документа ;

✓ Открыть в журнале .

В структуре подчиненности пользователь может увидеть наличие сторнирующих документов для данного документа (рис. 4.33).

Выбором из меню пункта Движение документа формируется отчет о расчетах данного документа (рис. 4.34).

Рис. 4.33. Диалоговое окно Структура подчиненных документов

Рис. 4.34. Отчет о расчетах документа "Табель отработанного времени"

Накопленная задолженность

Документом "Накопленная задолженность" вводится накопленная задолженность предприятия.

Документ вызывается из пункта Начисление зарплаты меню Документы .

Реквизит На начало периода задает месяц, на начало которого вводятся данные. Изменение месяца производится кнопками < и >. Заполнение списка сотрудников может производиться непосредственно вводом сотрудников, подбора сотрудников или с использованием операции Заполнить (рис. 4.35).

После заполнения списка можно произвести автоматический расчет накопленной задолженности нажатием кнопки Рассчитать . Если заполнение списка сотрудников производилось автоматически нажатием кнопки Заполнить , расчет накопленной задолженности произойдет сразу и не придется использовать кнопку Рассчитать .

Рис. 4.35. Диалоговое окно Накопленная задолженность

При проведении документа проверяется значение графы Сумма и, если она равна нулю, документ не проводится. Поэтому в форме документа есть сервисная возможность очистить "пустые" строки документа с помощью кнопки Очистить , если в меню кнопки Очистить выбрать пункт Удалить строки с нулевыми суммами .

Типовое применение документа выглядит следующим образом:

1. Создается документ текущего периода.

2. Автоматически заполняется (по кнопке Заполнить ) список сотрудников определенного подразделения (для небольшого предприятия — все сотрудники).

3. Удаляются "лишнее" строки (кнопка Очистить ).

4. Документ проводится.

Бухгалтерский учет начислений

Документ "Бухгалтерский учет начислений" предназначен для описания правил бухгалтерского учета (шаблонов проводок) начислений и удержаний при экспорте данных в бухгалтерские программы. Данный документ не формирует записей в журнале расчета заработной платы.

Документ вызывается из пункта Начисление зарплаты меню Документы .

Реквизит За период задает месяц, на начало которого вводятся данные. Изменение месяца производится кнопками < и > (рис. 4.36).

Рис. 4.36. Диалоговое окно Бухгалтерский учет начислений и удержаний по документу

Переключатель в верхней части диалогового окна задает режим формирования табеля:

✓ По документу (рис. 4.36);

✓ По сотруднику (рис. 4.37).

Документ "Бухгалтерский учет начислений" может быть введен на основании документов "Начисления и удержания сотрудника", "Начисления и удержания списком" и "Договор гражданско-правового характера". В этом случае описанные в документе "Бухгалтерский учет начислений" шаблоны проводок будут использоваться только для распределения начислений, введенных документами-основаниями. Если же документ "Бухгалтерский учет начислений" вводится самостоятельно, то описанные в нем шаблоны проводок будут использоваться для распределения основных начислений сотрудника.

Рис. 4.37. Диалоговое окно Бухгалтерский учет начислений и удержаний по сотруднику

Во избежание разночтений на каждого сотрудника или документ в одном расчетном периоде может быть введен только один документ "Бухгалтерский учет начислений".

Журнал начислений

В журнале начислений вводятся, хранятся и редактируются документы, формирующиеся приказами по начислениям, не относящимся к основным формам оплаты труда. Основная форма оплаты труда назначается сотрудникам в справочнике "Сотрудники". Записи по документам данного журнала после проведения сразу отображаются в журнале расчета заработной платы и не зависят от проведения документа "Начисление заработной платы".

Договор гражданско-правового характера

Документ "Договор гражданско-правового характера" предназначен для регистрации договоров гражданско-правового характера нескольких типов:

✓ договора подряда, предметом которых является выполнение работ либо оказание услуг;

✓ авторские договора;

✓ лицензионные договора.

Документ вызывается из пункта Ввод начислений меню Документы .

Диалоговое окно документа содержит две вкладки (рис. 4.38):

✓ Основное;

✓ Налоги.

Рис. 4.38. Диалоговое окно Договор гражданско-п равового характера , вкладка Основное

В реквизите Исполнитель следует выбрать из справочника "Сотрудники" сотрудника или физическое лицо, с которым заключается договор. Рекомендуется всех физических лиц, с которыми заключены подобные договора, выделить в отдельной группе. Такая группировка удобна для получения дополнительной аналитики.

Реквизитами С и По задается срок действия договора.

Реквизит Тип договора пользователь задает выбором из списка:

✓ "Договор подряда (возмездного оказания услуг)";

✓ "Авторский договор";

✓ "Лицензионный договор".

Реквизит Порядок оплаты задается выбором из списка:

✓ "Разовая оплата";

✓ "Помесячная оплата".

Признак Рассчитывается " от обратного " устанавливается в том случае, когда необходимо, чтобы расчет начисляемой по договору суммы производился таким образом, чтобы сумма, причитающаяся к выплате разово или ежемесячно, равнялась сумме договора. При этом, разумеется, возможны несущественные отклонения в начислениях, связанные с ошибками округления при исчислении налогов.

На вкладке Налоги следует указать различные особенности объекта налогообложения (рис. 4.39).

Рис. 4.39. Диалоговое окно Договор гражданско-правового характера , вкладка Налоги