Электронная почта (e-mail). Легкий старт

Гладкий Алексей Анатольевич

Для перехода в режим работы с адресной книгой необходимо выполнить команду главного меню Сервис Адресная книга (или нажать сочетание клавиш Ctrl+Shift+B). Откроется окно адресной книги (рис. 3.12).

Рис. 3.12. Окно адресной книги

В левой части данного окна содержится список имеющихся групп контактов (адресатов), в правой – контакты, включенные в группу, которая выделена в левой части окна.

Для создания нового контакта (иначе говоря, для занесения в адресную книгу нового адресата) следует воспользоваться командой Файл Создать контакт главного меню адресной книги (сочетание клавиш Ctrl+N), либо командой Создать Создать контакт контекстного меню, либо соответствующей кнопкой панели инструментов. При выполнении любого из перечисленных действий откроется окно (рис. 3.13).

Окно

состоит из нескольких вкладок: Имя, Домашние, Служебные, Личные, Другие, NetMeeting и Сертификаты. Рассмотрим подробнее содержимое каждой вкладки.

ПРИМЕЧАНИЕ____________________

В данном окне не только можно создавать новый контакт, но и редактировать свойства имеющегося (для перехода в режим редактирования необходимо выделить контакт в списке и выполнить команду Свойства контекстного меню). В режиме редактирования в данном окне добавляется еще одна вкладка, которая называется Сводка. Она носит лишь информационный характер, ее содержимое не редактируется и представляет собой сводные сведения о контакте, собранные из других вкладок данного окна.

На вкладке Имя (см. рис. 3.13) в соответствующие поля с клавиатуры вводятся имя, отчество, фамилия, псевдоним, должность адресата, а также имя, которое для данного контакта будет отображаться в списке контактов (оно указывается в поле Отображать). Из всех перечисленных полей обязательным для заполнения является только поле Отображать. При заполнении полей Имя, Отчество и Фамилия вводимые в них значения автоматически переносятся в поле Отображать. Данный раскрывающийся список включает в себя несколько вариантов отображения, например: фамилия – имя – отчество, либо отчество – фамилия – имя, либо псевдоним и др.

В поле Адреса электронной почты последовательно вводятся адреса электронной почты создаваемого контакта (можно ввести как один, так и несколько адресов). Набранный с клавиатуры адрес добавляется в список с помощью кнопки Добавить, которая расположена справа от поля Адреса электронной почты. После нажатия кнопки Добавить данное поле освободится для ввода следующего электронного адреса. Количество вводимых адресов электронной почты для каждого контакта не ограничено.

По умолчанию для контакта используется электронный адрес, который был введен первым. Однако впоследствии его можно изменить. Для этого необходимо выделить в списке адресов тот адрес, который должен использоваться по умолчанию, и нажать кнопку Использовать по умолчанию, которая расположена справа от списка адресов. На рис. 3.13 в качестве используемого по умолчанию адреса выбран [e-mail].

Для изменения адреса либо удаления его из списка предназначены соответственно кнопки Изменить и Удалить.

На вкладке Домашние указывается информация о месте проживания адресата (страна, город, улица, индекс и др.). Здесь же вводятся номера телефонов и факса, а также адрес домашней веб-страницы. С помощью кнопки Перейти осуществляется быстрый переход на эту веб-страницу (для этого необходимо соединение с Интернетом). Все поля данной вкладки являются необязательными для заполнения.

Вкладка Служебные содержит служебные сведения о создаваемом контакте. В поле Организация можно ввести наименование организации, в которой работает адресат, а в расположенных ниже полях – месторасположение этой организации (адрес, город, индекс, страна и др.). В полях, находящихся правее, указывается занимаемая адресатом должность, отдел, в котором он работает, номер комнаты, телефона, факса, пейджера, а также IP-адрес компьютера (в поле IP-телефон). Последний параметр может использоваться при прямом подключении к компьютеру адресата.

В нижней части вкладки Служебные содержится поле Служебная веб-страница, предназначенное для ввода адреса служебной веб-страницы. Для быстрого перехода на эту страницу можно нажать расположенную правее кнопку Перейти (для этого необходимо подключение к Интернету).

Все параметры вкладки Служебные являются необязательными для заполнения.

Вкладка Личные предназначена для ввода и хранения личных сведений об адресате. В частности, здесь указывается его пол, данные о супруге и детях. Чтобы добавить в список детей новую позицию, следует воспользоваться кнопкой Добавить, а чтобы отредактировать или удалить текущую позицию – соответственно, кнопками Изменить или Удалить. На данной вкладке можно также указать день рождения адресата (в поле День рождения) и дату его ближайшего юбилея (Годовщина). Все параметры данной вкладки являются необязательными для заполнения.

На вкладке Другие в поле Примечания можно ввести дополнительную информацию произвольного характера.

На вкладке NetMeeting содержится информация, используемая для проведения конференций. В поле Сервер конференции с клавиатуры вводится имя сервера, через который будет осуществляться конфе-ренц-связь с данным контактом, а в поле Адрес конференции – адрес конференц-связи (значение данного поля можно ввести как с клавиатуры, так и выбрать из раскрывающегося списка). Значения этих полей взаимосвязаны: если заполнено поле Сервер конференции, то необходимо указать значение Адрес конференции, и наоборот. После того как эти поля заполнены, следует нажать кнопку Добавить. В результате введенная информация будет добавлена в расположенный ниже список, а поля Сервер конференции и Адрес конференции будут очищены для ввода следующих значений. Таким образом в список серверов и адресов, используемых для конференц-связи, можно ввести любое количество позиций. Сервер, который был введен первым, будет использоваться по умолчанию, а который вводился вторым – будет резервным (резервный сервер применяется, когда сервер, используемый по умолчанию, по каким-то причинам неработоспособен). При необходимости можно любой сервер использовать по умолчанию либо в качестве резервного. Для этого необходимо выделить его в списке и нажать соответственно кнопку Использовать по умолчанию либо Резервная. Чтобы немедленно запустить конференц-связь через какой-либо сервер, необходимо выделить его в списке и нажать кнопку Вызвать.

Для редактирования имени либо адреса сервера следует выделить его в списке и нажать кнопку Изменить. При этом имя и адрес сервера отобразятся соответственно в полях Сервер конференции и Адрес конференции, в которых их можно отредактировать. Чтобы выполненные изменения вступили в силу, нужно нажать кнопку

Обновить (эта кнопка отобразится вместо кнопки Добавить сразу после нажатия кнопки Изменить). Для отмены изменений предназначена кнопка Отменить правку (эта кнопка находится над кнопкой Обновить).

Чтобы удалить из списка какой-либо сервер, необходимо его выделить и нажать кнопку Удалить.

На вкладке Сертификаты можно указать список сертификатов для данного контакта. Сертификаты используются для дополнительной защиты электронной корреспонденции.

Как отмечалось выше, адресатов целесообразно объединять в группы. Для создания новой группы необходимо в главном окне адресной книги (см. рис. 3.12) выполнить команду Файл Создать группу главного меню либо команду Создать Создать группу контекстного меню либо нажать сочетание клавиш Ctrl+G. В результате на экране откроется окно (рис. 3.14).

Данное окно содержит две вкладки: Группа и Подробности о группе. Рассмотрим каждую из них.

На вкладке Группа формируется список участников создаваемой группы. В поле Название группы вводится произвольное название группы, которое впоследствии будет отображаться в окне программы. Для добавления адресата в группу следует нажать кнопку Выбрать. При этом откроется окно Выберите участников группы, в левой части которого содержится список имеющихся в адресной книге контактов.

Для добавления контакта в группу нужно выделить его в этом списке и нажать кнопку Выбрать. В результате контакт будет перенесен в правую часть окна в список Члены группы. При необходимости в данном окне можно создать новый контакт. Для этого следует нажать кнопку Создать контакт. Сформировав состав группы, нужно щелкнуть на кнопке ОК – в результате на вкладке Группа будет заполнено поле Участники группы (см. рис. 3.14). На вкладке Группа с помощью кнопки Создать контакт можно также перейти в режим формирования нового контакта, который впоследствии будет включен в состав группы. Для удаления контакта из числа участников группы следует выделить его в списке и нажать кнопку Удалить. При щелчке на кнопке Свойства открывается окно редактирования текущего контакта.