Кадровое делопроизводство на основании Трудового кодекса Российской Федерации

Сазыкин Артем Васильевич

По общему правилу, личные дела, которые заведены на работников, не выдаются на руки этим работникам. Личное дело работника, который уволился с данного предприятия, извлекается из папки и передается на хранение в архив, причем на каждого уволенного сотрудника может быть оформлено самостоятельное дело. Однако удобнее индивидуальные личные дела помещать в одну обложку, но с учетом того, что одно такое дело не будет превышать 250 листов. Затем отдельные личные дела сшиваются по году увольнения. Внутри объединенного дела все личные дела по фамилиям должны быть расположены строго в алфавитном порядке и отделены друг от друга

чистым листом. На каждом листе бумаги указываются фамилия, имя, отчество лица, на которое заведено личное дело. Все личные дела с указанием персональных данных и соответствующих номеров листов в объединенном деле подлежат описи.

Личные дела имеют длительный срок хранения, который исчисляется с учетом возраста человека к моменту окончания дела. Продолжительность хранения такого дела после его окончания делопроизводством должна равняться 75 лет минус возраст данного лица к моменту окончания дела[3].

Также персональные данные работников могут храниться и на электронном носителе локальной компьютерной сети. На уровне персональных баз данных устанавливается двухступенчатая система паролей. Пароли могут сообщаться только избранным сотрудникам, которые имеют доступ к таким данным и несут ответственность за них. К таким работникам относят специалистов отдела кадров и бухгалтерии. Доступ же остальных специалистов к такой базе данных может осуществляться только с письменного разрешения руководителя.

Работник по прошествии своей трудовой деятельности может быть переведен в другой отдел, таким образом, его личное дело передается руководителю отдела, в который он переводится. Копии и выписки из персональных данных работника делаются исключительно с письменного разрешения руководителя отдела кадров.

§ 6. Трудовая книжка

Путь трудовой деятельности каждого работника находит свое отражение в его трудовой книжке, которая является главным документом, характеризующим трудовую деятельность всех рабочих и служащих.

Согласно ст. 66 ТК РФ трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Работодатель (за исключением работодателей – физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной.

Другими словами, трудовые книжки должны быть заведены на работников и служащих государственных, кооперативных и общественных предприятий, учреждений и организаций, которые проработали свыше пяти дней, а также на работников, работа которых носит сезонный или временный характер, и подлежащих государственному социальному страхованию нештатных работников. Зачастую работа по совместительству не вносится в трудовую книжку, хотя ТК РФ предоставляет работнику право по его желанию вносить в трудовую книжку сведения о работе по совместительству, предоставляя документ, подтверждающий работу по совместительству.

В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.

По желанию работника сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству (ст. 66 ТК РФ).

Администрация предприятия по истечении недельного срока со дня приема на работу сотрудника производит заполнение трудовой книжки в присутствии этого работника.

Изготовление бланков трудовых книжек, порядок их ведения и хранения устанавливаются Правительством РФ.

Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. утверждены Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, которые устанавливают порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей.

Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. установлены следующие правила ведения и хранения трудовых книжек.

Трудовые книжки ведутся на государственном языке РФ. Трудовые книжки на территории республик в составе РФ, где установлен свой государственный язык, могут оформляться на государственном языке этой республики наряду с государственным языком РФ.

По письменному заявлению работника работодатель обязан выдать ему копию трудовой книжки или заверенную в установленном порядке выписку из трудовой книжки. Выдача должна быть произведена не позднее трех дней со дня подачи заявления.

Если работник принят на работу впервые, работодатель оформляет трудовую книжку в его присутствии. Осуществление оформления трудовой книжки не должно быть позднее недельного срока со дня приема на работу.

В трудовую книжку при ее оформлении вносятся следующие сведения о работнике:

1) фамилия, имя, отчество, дата рождения (число, месяц, год) – в соответствии с данными паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;

2) при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки, – образование, профессия, специальность – в соответствии с документами об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний.

Все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также о награждении, произведенном работодателем, вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя. Все записи должны быть внесены в течение недельного срока. Если работник увольняется, все записи должны точно соответствовать тексту приказа или распоряжения и должны вноситься в день увольнения.

Все записи в трудовой книжке в пределах соответствующего раздела имеют свой порядковый номер и не могут в чем-либо быть сокращены.

Запись внесения в трудовую книжку о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении повторяется в личной карточке работника. С каждой вносимой такой записью работодатель обязан ознакомить работника. Ознакомление производится под расписку в личной карточке ее владельца.

Порядок заполнения трудовой книжки утверждается Министерством труда и социального развития Российской Федерации.

В трудовую книжку записи о причинах прекращения трудового договора должны вноситься в строгом соответствии с определениями ТК РФ или иного федерального закона.