Налоговый и бухгалтерский учет расходов на рекламу. Без ошибок с учетом интересов компании и требований налоговых органов

Орлова Елена Анатольевна

В практике делового оборота во время проведения выставок используются многочисленные плакаты, буклеты, листовки, брошюры, рекламные календари, сувенирная продукция, образцы товаров, представительские визитные карточки и т. д. с целью информирования посетителей выставки о деятельности организации. Эти материалы находятся в свободном доступе, и посетитель выставки может их получить. Такие рекламные материалы могут быть отнесены организацией к расходам в пределах норматива на основании отчета материально ответственного работника об их распространении (абз. 5 п. 4 ст. 264 НК РФ). Однако в таких случаях налоговые органы выдвигают еще ряд дополнительных требований для признания этих расходов в качестве рекламных.

Например,

в письме УМНС России по г. Москве от 17.05.2004 № 26–12/33213 уточняется, что «размещенные в составе экспозиции товары (образцы товаров) должны быть приобретены для реализации организацией оптовой торговли – рекламодателем, нести информацию о деятельности организации-рекламодателя, ее товарном знаке и знаке обслуживания». В то же время внимание уделено и ситуации, когда в выставке участвуют дилеры организации оптовой торговли, а последняя передает им свой товар для его экспонирования, а также компенсирует часть расходов на участие в выставке. Столичные инспекторы подчеркнули, что подобные расходы организации оптовой торговли не относятся к ее расходам на рекламу, поскольку способствуют привлечению внимания покупателей к конкретной коммерческой точке, принадлежащей дилеру, и привлекают посетителя к возможности купить товар именно у того дилера, который представляет этот товар.

Еще более сложная ситуация рассмотрена в письме У МНС России по г. Москве от 22.03.2004 № 26–12/18582: организация передает образцы готовой продукции своим командированным работникам маркетинговой службы, которые прибывают на предприятия, являющиеся потенциальными покупателями, и раздают им такие образцы. Поскольку в командировочном удостоверении заранее определен тот перечень контрагентов, которым будут вручены бесплатные образцы продукции, то, как и следовало ожидать, налоговики не считают данные расходы рекламными, а стоимость образцов не рекомендуют учитывать при налогообложении, поскольку «в соответствии с подп. 16 ст. 270 НК РФ при определении налоговой базы по налогу на прибыль не учитываются расходы в виде стоимости безвозмездно переданного имущества и расходов, связанных с такой передачей». В то же время, как замечено в рассматриваемом письме УМНС России по г. Москве, «указанные расходы могут быть признаны экономически оправданными, если передача образцов способствовала заключению договоров на поставку с конкретной организацией, которой были переданы образцы, и, следовательно, могут быть учтены для целей налогообложения прибыли как прочие расходы на основании п. 1 ст. 252 НК РФ». Правда, к сожалению, не разъяснено, как налогоплательщику найти выход из этого противоречия двух взаимоисключающих норм гл. 25 НК РФ.

Надо сказать, что в свете всего вышеизложенного совершенно неожиданным является следующий раздел анализируемого письма, где говорится буквально следующее: «В случае проводимой в рамках рекламной акции раздачи принадлежащих рекламодателю (в том числе через дилеров на основании посреднических договоров) «пробников» специально маркированных или особым образом обозначенных образцов готовой продукции неопределенному кругу юридических лиц на специализированной выставке (в том числе международной) в целях налогообложения прибыли стоимость данных образцов и затраты на их распространение подпадают под категорию нормируемых расходов на рекламу, ограниченных 1 % от выручки от реализации, определяемой в соответствии со ст. 249 НК РФ». В обоснование этого положения даны ссылки на письма МНС России от 24.03.2003 № 02-5-1 I/73-К342 и от 27.03.2003 № 02-5-11 /90-Л035.

Таким образом, получается, что если образцы товаров раздаются во время выставки, в том числе специализированной, при условии, что данные образцы специально изготовлены в виде раздаточного материала (особым образом маркированные «пробники» или обозначенные как «рекламные» («не для продажи») образцы товаров), они могут быть квалифицированы

как рекламные. Но при этом, несмотря на то, что раздача рекламных образцов осуществляется во время выставки, их стоимость и расходы на распространение не считаются «расходами на участие в выставке» и потому подлежат нормированию.

Организация вправе также учесть в налоговом учете затраты, связанные с оформлением демонстрационного зала (см. письмо Минфина России от 08.09.2004 № 03-03-01 -04/1 /31 и письмо УФНС России по г. Москве от 16.06.2006 № 20–12/53499@).

В программе выставки может быть запланировано проведение презентаций. Для признания расходов на рекламу это должны быть публичные акции, принять участие в которых могут все желающие посетители выставки (т. е. неопределенный круг лиц, как этого требует Закон о рекламе). Для презентации организация должна арендовать специальное оборудование или доставить собственное оборудование, использовать расходные материалы, возможно, пригласить экспертов или иных специалистов. Все эти расходы, подтвержденные документально, должны уменьшать налоговую базу по налогу на прибыль в пределах 1 % от выручки от реализации, определяемой в соответствии со ст. 249 НК РФ (абз. 5 п. 4 ст. 264 НК РФ).

Для обоснования рекламных расходов организации-экспоненту целесообразно оформить распоряжение руководителя об участии в выставке, в котором должны быть перечислены все запланированные во время выставки мероприятия, приложена смета на участие, определен перечень отпускаемых на цели участия в выставке материальных ценностей и (или) указана сумма денежных средств, приложены каталог выставки, в котором указана организация-экспонент и фотоотчет с выставки. Кроме того, должны быть также назначены сотрудники, ответственные за организацию участия в выставке, и из их числа материально ответственное лицо.

Затем должны быть подобраны оправдательные документы на участие в выставке. Документы, подтверждающие участие в выставках за рубежом, должны быть переведены на русский язык. Такой перевод может быть сделан как профессиональным переводчиком, так и специалистами самой организации. Организация вправе самостоятельно определить лицо, осуществляющее перевод первичных учетных документов на русский язык (письмо Минфина России от 20.03.2006 № 03-02-07/1 -66).

Если в рамках выставки запланировано проведение переговоров с представителями других организаций в целях установления и поддержания сотрудничества, то затраты, связанные с их проведением, относятся не к расходам на рекламу, а к представительским расходам в соответствии с подп. 22 п. 1 ст. 264 НК РФ. Представительские расходы списываются с учетом положений п. 2 ст. 264 НК РФ в пределах 4 % от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период.

В соответствии с подп. 12 п. I ст. 264 НК РФ также отдельно списываются расходы на командировки сотрудников, делегированных на выставку (письмо УМНС России по г. Москве от 17.04.2003 № 23–10/4/21317).

Обратите внимание: для компаний, специализирующихся на организации проведения выставок и ярмарок, произведенные в связи с этим расходы рассматриваются как обычные расходы, связанные с деятельностью организации, и учитываются при определении налоговой базы по налогу на прибыль в соответствии с положениями гл. 25 НК РФ (письмо Минфина России от 13.04.2009 № 03-03-06/1/235).

5.5.2. Пакет документов, подтверждающих статус экспонента выставки/ярмарки

Как только организация определится с форматом выставочного мероприятия и формы участия в нем она должна подать заявку на участие в организационный комитет выставки. После регистрации этой заявки организация приобретает статус экспонента и получает от организаторов выставки пакет документов, включающий в себя:

договор на участие в выставке:

прайс-лист на услуги и работы;

план выставки;