Исследование систем управления: учебное пособие

Баранов Вячеслав Викторович

Подсистема управления знаниями

Эта подсистема высокотехнологичного предприятия охватывает совокупность бизнес-процессов по выявлению, приобретению, распространению, использованию, контролю и обмену знаниями, необходимыми для обеспечения конкурентоспособности бизнеса высокотехнологичного предприятия. Разработка этой подсистемы начинается с формирования знаний, включая идентификацию, приобретение, развитие и воспроизведение знаний.

Распространение знаний предполагает управление квалификацией персонала высокотехнологичного предприятия, а также коммуникационными потоками, возникающими в процессе обучения персонала. Функционирование подсистемы управления знаниями невозможно без разработки и реализации мероприятий, направленных на устранение деградации знаний. В процессе использования знаний решается задача формирования культуры знаний. Решение этой задачи тесно связано с решением задач управления персоналом и управления качеством.

Кроме того, высокотехнологичное предприятие, разрабатывая и внедряя в свою деятельность подсистему управления знаниями, должно предусмотреть наличие в этой подсистеме таких бизнес-процессов, как;

• защита знаний с целью предотвращения незаконной «утечки» интеллектуальных активов за пределы предприятия;

• обновление и развитие знаний, предусматривающие превращение знаний из индивидуальных (скрытых) в корпоративные (явные), которые доступны тем сотрудникам предприятия, кому эти знания необходимы;

• интеграция накопленных знаний с приобретаемыми знаниями для более

эффективного обновления и использования всей совокупности знаний.

Основу подсистемы управления знаниями высокотехнологичного предприятия составляет совокупность бизнес-процессов формирования знаний. Эти бизнес-процессы охватывают выявление информационных источников, получение информации из этих источников, изучение, структурирование и трансформацию собранной информации в знания, а также воспроизведение знаний. Эффективность подсистемы управления знаниями во многом зависит от качества источников получения информации. Источники получения информации весьма разнообразны. Существуют три основных источника получения информации. Это сотрудники предприятия, само предприятие и различные компьютерные системы.

Характеризуя первый источник получения информации, Питер Друкер отмечал, что «…в книгах, базах данных, программах нет знаний, в них можно найти лишь информацию. Носитель знаний – человек, они человеком поддерживаются, переходят от одного к другому и наконец-то используются человеком правильно или неправильно». При этом большое значение имеет стремление сотрудников к развитию и самосовершенствованию, а также поддержка этих стремлений менеджментом предприятия. Развитие и совершенствование персонала может осуществляться разными способами: путем организации внутренних семинаров, изучения новых подходов и методологий, практической работы над поставленными задачами, использования сетей Интернет, Интранет и т. д.

При использовании второго источника знаний, т. е. непосредственно предприятия, формируются так называемые организационные знания. Эти знания представляют собой базу, которая охватывает как индивидуальную, так и коллективную часть знаний. К организационным знаниям относятся ценностные представления, бизнес-культура, память о прошлом, способность воспроизведения и сопоставления информации. Организационные знания превышают сумму индивидуальных баз знаний и создают определенную внутрифирменную философию, политику и концепцию развития высокотехнологичного предприятия, на которые и ориентируется персонал в своей деятельности.

Компьютерные системы, источник знаний, могут получать, хранить, использовать знания, а также обеспечивать эффективную систему коммуникаций. В настоящее время компьютерные системы стали необходимым условием функционирования практически любого предприятия. Для высокотехнологичного предприятия это особенно важно, поскольку каждый его сотрудник, как правило, работает по нескольким направлениям одновременно и выполняет несколько заданий, а информации, необходимой для работы, очень много, и она постоянно изменяется.

Наиболее эффективным способом распространения информации и приобретенных знаний является систематический обмен ими на уровне высокотехнологичного предприятия в целом и отдельных его структурных подразделений. Однако реализовать такой обмен достаточно сложно. Как правило, люди не хотят делиться имеющимися знаниями, боясь утратить свое конкурентное преимущество, определенное уважение, влияние, а в некоторых случаях и работу. Для того чтобы убедить сотрудников высокотехнологичного предприятия поделиться этим ценным капиталом, следует, наряду с материальными и моральными стимулами, сформировать культуру обмена знаний, соответствующую специфике деятельности предприятия.

Внедрение культуры знаний, как правило, приводит к существенным изменениям структуры и философии бизнеса. Часто меняется и роль работника на предприятии. Поэтому внедрение культуры знаний должно органично вписываться в стратегию организационных изменений конкурентной стратегии высокотехнологичного предприятия. Существуют разные способы внедрения подсистемы управления знаниями в деятельность предприятия.

Первый способ внедрения подсистемы управления знаниями заключается в применении подхода «сверху вниз». Данный способ означает, что знания насаждаются руководством во все сферы деятельности компании. Недостатком этого способа является психологический момент, заключающийся в том, что сотрудники, получая новые знания, испытывают внутреннее сопротивление принуждению. Это не позволяет получать знания в таком объеме и такого качества, как это могло бы быть при наличии у них искреннего желания учиться.

Способ внедрения подсистемы управления знаниями «снизу вверх» предполагает разработку ряда мероприятий, которые должны стимулировать персонал к самостоятельному поиску форм обмена знаниями, формированию эффективного механизма добровольного обмена знаниями. Такие мероприятия могут быть связаны с вознаграждением персонала за своевременное и качественное достижение целей предприятия. Привязка к целям, которых каждый из сотрудников не может достичь поодиночке, заставляет персонал объединяться, совместно искать новые знания и обмениваться ими. Кроме того, также должны вознаграждаться те сотрудники, которые сделали собственные знания доступными для всех сотрудников предприятия, либо получили полезную информацию из внешних или внутренних источников, интегрировав ее в корпоративные знания.

Эффективным мероприятием может быть проведение различных конкурсов между группами сотрудников по изучению интересующих предприятие проблем. Такие мероприятия развивают творческий потенциал людей, формируют на предприятии такую внутреннюю среду, в которой персонал может свободно выражать свое мнение и делиться знаниями. Необходимо поощрять сотрудников к повторному исследованию уже изученных тем. Это помогает наладить систему обмена идеями, обеспечивает более глубокое понимание проблем, возникающих перед высокотехнологичным предприятием, и стимулирует поиск наилучших путей их решения.

Постоянное внедрение новшеств и проведение внутренних изменений во внутренней среде высокотехнологичного предприятия поможет выработать у персонала адекватную реакцию на быстрые и непредвиденные внешние изменения бизнес-среды. Это даст возможность сформировать нужную культуру знаний в структурных подразделениях высокотехнологичного предприятия.

Базовые принципы культуры знаний формируются через стратегические цели, приоритеты высокотехнологичного предприятия и, безусловно, через стратегию управления знаниями. В настоящее время на практике применяются различные стратегии управления знаниями.

Первая стратегия – «стратегия знаний как бизнес-стратегия» . Она предусматривает формирование и использование «наилучших» знаний в любой работе. В этой стратегии знания становятся основой всей деятельности предприятия, поскольку именно они создают потребительскую ценность, а в некоторых случаях являются конечным продуктом. Обычно эта стратегия используется консалтинговыми компаниями.

Вторая стратегия – «Стратегия управления интеллектуальным капиталом» предполагает, что все корпоративные знания и система управления ими направлены исключительно на создание, поддержание и развитие интеллектуальных активов – патентов, ноу-хау, торговых знаков, знаков обслуживания и т. д.

Третья стратегия формирования знаний предусматривает углубление накопленных и генерирование принципиально новых знаний (проведение научно-исследовательских работ, внедрение инновационных решений и непрерывное их усовершенствование), способствующих повышению конкурентоспособности компании. Эта стратегия обычно принимается высшими учебными заведениями и исследовательскими лабораториями компаний-производителей.

При

использовании стратегии обмена знаниями особое внимание уделяется систематическому обмену знаниями, включая их получение, структурирование, хранение и использование. Все эти элементы необходимы для четкого и своевременного распределения знаний между определенными сотрудниками или их группами.

Существует большое количество тактических подходов к реализации перечисленных стратегий, например внедрение информационных систем, развитие персонала, создание интеллектуального капитала. На практике эти подходы могут быть использованы как по отдельности, так и одновременно.

Важным элементом разработки и внедрения на высокотехнологичном предприятии подсистемы управления знаниями является оценка ее эффективности. В настоящее время не существует единых методов оценки эффективности управления знаниями. Например, в качестве показателя оценки эффективности подсистемы управления знаниями рассматривают количество патентов, зарегистрированных прав интеллектуальной собственности и торговых марок. Другие специалисты оценивают эффективность подсистемы управления знаниями через уровень удовлетворения потребностей клиента, финансовые показатели, эффективность бизнес-процессов. Согласно еще одному подходу управление знаниями считается эффективным, если:

• между персоналом компании организован обмен знаниями, которые используются для оптимизации внутренних бизнес-процессов;

• осуществляется постоянный поиск информации о ранее неизвестных направлениях, при этом приобретенные знания адаптируются и интегрируются с уже известной информацией;

• постоянно выявляются неизученные, нуждающиеся в усовершенствовании темы и направления;

• внедряются информационные технологии.

Зарубежные компании высокотехнологичного сектора экономики отдают предпочтение подходу, согласно которому управление знаниями считается эффективным, если в компании:

• сформирована благоприятная культура знаний;

• внедрены процессы управления знаниями, т. е. процессы формирования, распространения, использования и передачи знаний;

• внедрены информационные технологии;

• взаимодействие всех вышеперечисленных элементов обеспечивает высокий конечный результат, заключающийся в качественно новом уровне организации бизнеса.

Подсистема управления рисками

Риск представляет собой неопределенное событие или условие, которое в случае возникновения имеет позитивное или негативное воздействие на репутацию предприятия, приводит к приобретениям или потерям, которые могут быть оценены в денежном выражении. Наиболее часто риск рассматривается как вероятность понести убытки или упустить выгоду.

Деятельность высокотехнологичного предприятия связана с наличием широкого спектра рисков, носящих производственный, финансовый, юридический, социальный и политический характер. Наличие и возможность реализации этих рисков не должны влиять на достижение стратегических целей предприятия. Для этого на уровне высокотехнологичного предприятия разрабатывается подсистема управления рисками, которая интегрируется в общую систему управления предприятием.

Поэтому подсистему управления рисками следует рассматривать как одну из подсистем высокотехнологичного предприятия, которая направлена на обеспечение устойчивого непрерывного функционирования и развития предприятия. На практике это достигается путем своевременной идентификации, предотвращения или минимизации рисков, представляющих угрозу бизнесу и репутации предприятия, здоровью персонала, а также имущественным интересам акционеров и инвесторов. Внедрение системы управления рисками предполагает комплексный подход к решению проблемы контроля рисков, возникающих в ходе деятельности предприятия.

В основе построения подсистемы управления рисками высокотехнологичного предприятия должны лежать следующие принципы:

• интегрированный подход к управлению рисками;

• использование процессного подхода для организации управления рисками;

• назначение источников каждого риска;

• идентификация всех возникающих рисков;

• использование единых методов управления различными видами рисков;

• учет наиболее значимых рисков в процессе разработки совокупности бюджетов высокотехнологичного предприятия, а также оценки эффективности и результативности деятельности предприятия;

• ранжирование рисков, формирование реестра рисков и его актуализация в течение всего периода деятельности предприятия;

• определение допустимых уровней рисков и постоянный контроль текущих уровней;

• использование методов оперативно-календарного планирования для контроля выполнения мероприятий по управлению рисками.

Использование высокотехнологичным предприятием системы управления рисками позволит:

• выявить и адекватно описать риски предприятия;

• провести количественную и качественную оценку рисков;

• сформировать реестр рисков предприятия;

• выбрать способы реагирования на риски, наиболее полно отвечающие особенностям деятельности предприятия;

• детализировать стандартные мероприятия по управлению рисками и адаптировать их к специфике деятельности высокотехнологичного предприятия;

• организовать регулярный мониторинг выявленных рисков и контроль выполнения мероприятий по управлению рисками на основе оперативно-календарного плана;

• формировать регулярную отчетность по рискам.

Систематизация полученной информации даст возможность составить карту рисков. Такая карта, построенная с учетом специфики деятельности высокотехнологичного предприятия, позволит адекватно оценивать уровень опасности каждого риска и принимать соответствующие уровню риска управленческие решения.

Разработка и внедрение подсистемы управления рисками должны обеспечить успешное функционирование высокотехнологичного предприятия в условиях воздействия рисков, включая:

• защиту реализации конкурентной стратегии предприятия от негативного влияния рисков;

• обоснованное принятие финансовых и инвестиционных решений с учетом информации о рисках;

• сохранение и приумножение инвестированных финансовых средств;

• снижение чувствительности предприятия к кризисам и создание резервов.

Подсистема управления рисками высокотехнологичного предприятия охватывает совокупность мероприятий по управлению рисками. Это идентификация рисков, планирование мероприятий по уменьшению рисков, мониторинг рисков и контроль выполнения мероприятий по уменьшению рисков, анализ эффективности реализованных мероприятий. Фактически подсистема управления рисками представляет собой систему управления, посредством которой высокотехнологичное предприятие может контролировать риски на всех уровнях организационной структуры и всех стадиях жизненного цикла создаваемых технологических инноваций.

Для обеспечения эффективного функционирования подсистемы управления рисками с учетом особенностей деятельности высокотехнологичного предприятия разрабатывается соответствующая нормативно-методическая документация. Эта документация должна включать в себя:

• политику управления рисками;

• положение об управлении рисками;

• процедуры управления рисками;

• методические указания по описанию и оценке рисков;

• методические указания по оценке влияния рисков на работы оперативно-календарного плана;

• методические указания по формированию индикаторов рисков;

• справочник по процедуре управления рисками;

• справочник по типовым рискам.

VI. Словарь терминов (глоссарий) к учебной дисциплине «Исследование систем управления»

К теме 1 «Система управления как объект исследования»

АДАПТАЦИЯ – приспособление системы управления к реальным, постоянно изменяющимся условиям ее функционирования.

ДИССИПАТИВНОСТЬ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ – свойство системы управления, связанное с потерей энергии. Диссипативность характерна для открытых систем, в том числе и интеллектуальных систем.