Методология и бухгалтерский учет банковских розничных платежей: карты, переводы, чеки
Шрифт:
Кассовое подразделение обеспечивает:
– проведение осмотра места установки банкомата и организацию маршрута движения инкассаторов к банкомату;
– загрузку денежной наличности в банкоматы;
– замену расходных материалов в устройствах банкомата;
– взаимодействие с карточным подразделением по вопросам проведения профилактических и ремонтных работ.Служба безопасности обеспечивает:
– проверку территории, на которой устанавливается банкомат;
– выдачу заключения о степени риска взлома банкомата, хищения денежных средств, нападения на инкассаторов и о необходимых мероприятиях при установке банкомата.
Служба автоматизации обеспечивает:
– разработку и реализацию технологий подключения банкоматов к процессинговому центру;
– заказ необходимого оборудования связи;
– инсталляцию и мониторинг оборудования связи и банкомата в течение всего срока работы банкомата.Установка банкомата.
Для инициирования процедуры установки банкомата подразделение, ответственное за развитие бизнеса,
Особенно для банкоматов, отправляемых в регионы, рекомендуем производить инсталляцию программного обеспечения на складе поставщика банкоматов и устанавливать там же ключи шифрования. После чего транспортная служба поставщика доставляет банкомат в указанное банком место. В зависимости от места установки банкомата можно вызывать сотрудников сервисной организации для тестирования банкомата без подключения к каналу связи. После тестирования банкомата составляется акт о результатах тестирования банкомата. В случае абсолютной работоспособности банкомата можно провести окончательный расчет с поставщиком за оборудование и услуги. В случае наличия повреждений, неисправностей и некомплекта заказанного оборудования по вине поставщика расчет производится после полного устранения неполадок (ремонт и комплектация за счет поставщика).
При наличии рабочего канала связи с процессинговым центром банкомат вводится в эксплуатацию и рекомендуется произвести следующие работы:
– смену кода замка сейфа банкомата;
– фиксацию банкомата к полу;
– подключение банкомата к системе охраны;
– заключение договора на установку банкомата и его охрану банкомата.
– после заключения договоров и подключения сигнализации кассовое подразделение подготавливает и загружает кассеты в банкомат в соответствии с номиналами, представленными в заявке на установку банкомата.
– назначение ответственного лица за обслуживание и мониторинг банкомата.Кассовое обслуживание банкомата.
Кассовое обслуживание банкоматов осуществляется в соответствии с Положением Банка России от 09.10.02 № 199-П. Рекомендуется письменным распоряжением по банку назначить лиц, ответственных за операции по загрузке и изъятию денежной наличности из банкомата.
Денежные средства, необходимые для обеспечения наличностью банкомата, выдаются кассиру на основании заявки ответственного сотрудника за мониторинг состояния банкоматов. При поступлении заявки на подкрепление банкомата денежной наличностью кассир в пределах установленного для банкомата лимита денежных средств осуществляет их загрузку в свободные кассеты банкомата. При подготовке кассет для инкассации банкомата категорически запрещается докладывать денежные средства в кассеты без пересчета оставшихся в них купюр.
На основании заявки ответственного за мониторинг банкоматов сотрудника сотрудник кассового подразделения выписывает расходный кассовый ордер на сумму наличности, загруженной кассиром в кассеты банкомата. Инкассатор получает подготовленные кассеты с денежной наличностью от заведующего кассой, по надписям на ярлыках проверяет целостность пломб и расписывается в расходных ордерах. Заявка, расходный кассовый ордер и ведомость загрузки банкомата подшиваются в кассовые документы дня.
В момент инкассации кассир (инкассатор) производит распечатку ведомостей выгрузки из банкомата денежных средств, выгрузки и загрузки кассет в банкомат, распечатку ведомости загрузки кассет, контрольную ведомость по операциям, затем доставляет кассеты в кассовое подразделение.
После выгрузки и доставки кассет в кассовый отдел операционного подразделения на основании ведомости выгрузки сотрудник учетного отдела выписывает приходный кассовый ордер. После этого заведующий кассой принимает от кассира денежную наличность, изъятую из кассет банкомата, сверяет с суммой, указанной в приходном кассовом ордере, и подписывает его.
По окончании операционного дня заведующий кассой составляет отчет о движении наличных денежных средств через банкомат в двух экземплярах отдельно по рублям и иностранной валюте, прикладывает к отчетам ведомость выгрузки и передает их в учетное подразделение. Указанные документы служат основанием для выполнения бухгалтерских проводок. Сдача изъятых из кассет наличных денежных средств осуществляется в общем порядке сдачи кассового остатка в кассовое хранилище банка.
Рекомендуется вменить в обязанности кассиру или инкассатору при инкассации банкомата обязательно проверять лоток кардридера на наличие забытых карт. При изъятии кассиром или инкассатором карт из лотка кардридера обычно составляется акт в 2-х экземплярах.Техническое обслуживание банкомата.
На основании информации, поступающей из службы мониторинга банкоматов и клиентских заявлений, производится контроль работоспособности банкоматов. В случае поступления информации о сбое в работе банкомата принимаются возможные меры удаленного воздействия для устранения сбоя, в частности проверяются состояния каналов связи. Если для устранения неисправности требуется проведение работ в месте установки банкомата, то на место установки выезжают технические специалисты. Если для устранения причины сбоя необходимо проведение работ специалистом сервисной компании, то производится выгрузка наличности из банкомата и вызываются специалисты сервисной службы.
После проведения ремонтных или профилактических работ представители сервисной компании и сотрудник банка составляют акт, в котором указывается:
– адрес банкомата;
– описание возникших неисправностей;
– перечень проведенных работ;
– информация о дате и времени проведения работ
Акт подписывается представителями сервисной компании и сотрудником банка.
В случае проведения плановых профилактических работ с банкоматом специалистами сервисной компании ответственный за работу банкомата сотрудник банка согласует дату и время проведения работ с операционным подразделением и службой безопасности. К согласованной дате и времени организуется выгрузка из банкомата денежной наличности.Нештатные ситуации
Разбор фактов несоответствия остатков денежных средств данным контрольных документов.
Факт несоответствия суммы по чекам инкассации банкомата с фактическим остатком в кассетах и реджект-кассете обычно оформляется актом несоответствия.
Комиссия, составленная из числа сотрудников кассового и карточного подразделения, исследует причины возникновения несоответствия и составляет заключение, в котором указываются факты, причины и способы возмещения (или списания) денежных средств.
Если обнаружена недостача в выгруженных кассетах банкомата, то кассир, производивший загрузку денежной наличности в кассеты банкомата, несет полную материальную ответственность за недостачу.
Если обнаружена недостача в режект-кассете, а общая сумма выгруженной из сейфа банкомата наличности совпадает с данными контрольной ведомости банкомата, то данное несоответствие считается ошибкой программного обеспечения.
Если обнаружена недостача в режект-кассете, целостность пломб на кассете не была нарушена и общая сумма выгруженной наличности из сейфа банкомата не совпадает с данными ведомости выгрузки банкомата (имеется недостача), то полную материальную ответственность за недостачу несет кассир.
Если при перерасчете выгруженной из сейфа банкомата денежной наличности обнаруживается излишек, то проверяется контрольная ведомость от момента загрузки до выгрузки. Если после записи о какой-либо транзакции обнаружится запись о неполучении (получении частично) клиентом денег, то об этом делается запись в разделе «Примечания» акта несоответствия, копия фрагмента контрольной ведомости прилагается к данному акту. Копия акта несоответствия вместе с копией фрагмента контрольной ведомости, подтверждающей факт неполучения (получения частично) клиентом денег, передаются в карточное подразделение. Сумма излишка отражается сотрудником учетно-операционного отдела на основании акта несоответствия по счету доходов.Нарушение пломб на кассетах или повреждение кассет с денежной наличностью.
При обнаружении нарушения пломб или повреждения самих кассет с денежной наличностью кассиром составляется акт произвольной формы, регистрирующий обнаруженные повреждения. Акт подписывается кассиром (инкассатором) и охранником. Далее имеющаяся в кассетах наличность пересчитывается.
При сдаче инкассатором в кассу пересчета поврежденных кассет или пломб на кассетах составляется акт в трех экземплярах. Акт подписывается кассиром, заведующим кассой и руководителем операционного подразделения, присутствующими при приеме и пересчете кассет с денежной наличностью. В акте указывается: дата приема и вскрытия кассет, местонахождение банкомата, кем, в каком помещении и в чьем присутствии произведен пересчет, какие повреждения были обнаружены, сумма вложенных денег по данным контрольных ведомостей и какая сумма фактически оказалась в каждой кассете по достоинствам. Акт служит основанием для зачисления денежной наличности в кассу.
Первый экземпляр акта остается в кассовых документах дня, второй экземпляр акта передается в службу безопасности банка для расследования обстоятельств повреждения кассет. Третий экземпляр акта передается в карточное подразделение для контроля.
В случае обнаружения следов взлома банкомата или подозрения в несанкционированном изъятии денежных средств кассир (инкассатор) обязан немедленно известить о происшествии службу безопасности.Разбор типовых проблем с клиентами
Операция была банкоматом проведена, деньги выданы не были.
Если факт выдачи средств из кассет банкомата подтверждается данными по контрольной ведомости и (или) данными из процессингового центра и при этом в банкомате не обнаружено излишков, то держателю дается письменный обоснованный отказ.
Если подтверждается факт транзакции по карте и невыдачи средств из банкомата держателю карты, то карточное подразделение оформляет заключение о необходимости возврата средств держателю. Заключение передается в операционное подразделение и является основанием для возврата средств держателю путем проведения кредитовой операции по карте.
Если установлено, что списания средств с карточного счета держателя не произошло либо был проведен автоматический возврат средств, то претензия считается необоснованной и отклоняется.Держатель карты при запросе денег отказа не получил, деньги банкоматом выданы не были, а сумма со счета клиента была списана. Основанием для возврата средств, служат несоответствие выписки по карточному счету заявителя, перечня транзакций по банкомату и транзакций банкомата по журнальной ленте, а также отсутствие на ленте банкомата транзакции по карте, указанной в заявлении за указанную дату и время. Это подтверждает, что денежные средства клиенту не были выданы. Денежные средства возвращаются на карту держателя путем проведения кредитовой операции.
Держатель не успел получить предложенные банкоматом деньги либо взял часть предложенной суммы.
Основанием для возврата средств является совпадение данных, указанных в заявлении с данными акта несоответствия при выгрузке банкомата и данных контрольной ведомости.
Если данные, указанные в заявлении, не совпадают с данными акта несоответствия либо фрагментом контрольной ведомости, то возврат денег может быть производен в размерах, указанных в акте (при условии, что эта сумма меньше или равна сумме, указанной во фрагменте ленты системного журнала банкомата). Денежные средства возвращаются на карту держателя путем проведения кредитовой операции.Управление ключами и кодами доступа
Ключи от верхней и нижней частей банкомата хранятся в сейфе. Дубликаты ключей от банкомата подлежат хранению в денежном хранилище в соответствии с требованиями Положения Банка России № 199-П.
Код замка сейфа банкомата устанавливает кассир или инкассатор. Код устанавливается таким образом, чтобы он был известен только установившему его кассиру или инкассатору. Дубликат кода в письменном виде хранится в запечатанном конверте в сейфе кассового подразделения вместе с ключами и сервисной картой банкомата. Код, сервисная карта и ключи от банкомата передаются другому кассиру или инкассатору под расписку в журнале учета и передачи печатей, клише, штампов, ключей и пломбиров.
Дубликат кода передается заведующему кассой под расписку в журнале учета и передачи печатей, клише, штампов, ключей и пломбиров. Конверт с кодом сейфа банкомата может быть вскрыт только в случае непредвиденного отсутствия кассира или инкассатора комиссией, назначаемой руководителем операционного подразделения. После вскрытия сейфа банкомата другим кассиром или инкассатором, код замка заменяется на новый сотрудником, ответственным за кассовое обслуживание банкомата. Передача ключей и сервисной карты от каждого нового банкомата кассиру осуществляется сотрудником карточного подразделения по акту приема (передачи). Акт составляется в двух экземплярах, один из которых остается в кассе и помещается в отдельное дело по кассовому обслуживанию банкомата, второй остается в карточном подразделении.
В случае увольнения кассира, инкассатора или руководителя кассового подразделения, имеющего доступ к кодам сейфа банкомата, необходимо до увольнения произвести смену кодов для открытия сейфа банкомата.